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在电子商务大潮冲击下，企业信息化具有了更多的机会，也面临着更多的选择。当今时代，由于竞争战略基本一致，多数的物业服务企业都拥有一套在物业服务行业内应如何竞争的隐藏信念，都有同样的关于业主最需要什么、业主最重视什么、物业行业应该提供什么样的产品或增值服务的共识。
有这样共识的物业服务企业越多，竞争就越激烈。因此，培育和创建新的市场空间，即用另一种思维模式进行思考就显得尤为重要。作为当今最尖端的技术，计算机应用及网络技术的创新和发展的速度为人所瞩目。人们越来越认识到每一个创新发展都会为整个计算机应用的发展增加新的动力，开拓出新的领域，使其获得新的能力或功能，拓展其应用的空间，增加新的应用内涵。
应用物业管理信息系统，能使物业服务走向正规化、程序化、决策科学化。针对物业服务覆盖范围广、客户量大、系统设施复杂的特征，构建先进的计算机物业管理系统平台，实现对物业的动态控制和各种资源的集约与优化，提升基础管理水平，高效、规范、优质地实施物业服务。
当代社会是一个信息化的社会，信息的收集、分析和利用是企业成败的关键。尤其是实行了规模化经营的企业，为了适应物业服务的需求，计算机管理信息系统技术在物业服务中将会得到越来越广泛的运用。
在传统物业管理中，或多或少会出现如下管理问题。
①各物业项目诸多业务处理和操作工序繁杂，手工统计汇总工作量大、信息可靠程度差。
②缺乏标准化、规范化的科学管理手段，导致各物业项目部、公司部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面存在差异。
③各种经营决策所需的数据采集难、准确率低，所得的数据具有滞后性。
④数据资源的编码和分类管理不科学，难以进行数据的统计、决策。
⑤库存材料、物品的采购、入库、出库管理体系杂乱，易出问题。
⑥各物管部门之间、项目部与总公司之间数据信息不能共享或信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低，重复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等。
⑦领导不易对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管。
⑧历史数据丢失。
⑨对用户的计费和收费不能直观监控及催交。
⑩不易严格依照物业设备的要求进行定期保养。
对于外部信息，如互联网提供的信息开发和利用得还不够。
难于充分利用小区设施和住户资源，开展可盈利的增值服务内容等。
信息化管理是现代企业管理中的重要管理手段，是实现低成本、高效率的新途径。物业管理是传统加新概念的结合体，现阶段大多数物业服务企业仍停留在传统服务内容和管理手段上，在不断创新和不断革新的大环境下，信息化建设和信息化管理，现已成为我国物业服务企业不可阻挡趋势。
现代化的物业企业管理需要现代化的管理手段，物业服务信息化管理是现代物业服务的重要组成部分和必然的发展方向。随着物业服务企业的不断发展，需要利用先进的科学手段和管理方法对其下属各部门进行统一管理和监控，使物业服务者能迅速地了解物业服务企业的经营管理状况，做出正确的决策，达到简化物业服务工作量、提高工作效率，最大程度地节约资源的目的。因此，引入现代化计算机管理手段，建立个性化的物业管理信息系统，并通过物业管理信息系统实现各个部门及总部系统联网，不但能够极大地降低管理、服务人员的工作强度、提高管理服务人员的工作效率，而且是全面提高物业服务企业的现代化管理水平，促使物业服务企业向现代化、规范化、数字化方向发展。
物业服务信息化管理通畅包括如下内容。
①利用Internet，搭建企业自己的网站，用于对内和对外的信息交流、宣传。
②创建数据库。管理各类信息、数据。
③各类管理软件的使用以及工作流的管理。
物业管理信息系统就是运用现代计算机技术，把有关物业服务信息物化在各种设备中，并由这些设备和物业服务人员，构成一个为物业服务目标服务的人机信息处理系统。通过信息系统的应用，可以使物业服务的许多日常工作实现自动化。例如，利用计算机控制建筑物的空调系统、防火安全自动报警系统、建筑物内的垂直交通系统、照明系统、建筑物部件及附属设备安全报警系统、物业安保系统、辅助物业服务人员工作的资产管理信息系统、建筑物出租（租客、租金、租约）管理系统、财务分析与管理系统、管理决策辅助支持系统、人员管理系统等。自动化对物业服务产生两个明显的目的，首先能提高效率，达到降低成本的目的，因为自动化可以使在员人数相同或减少的情况下，在一段指定的时间内做更多的工作；其次能提高成效，达到增值的目的，因为借助自动化可以引进崭新的服务或加强现有的服务，向业主提供更高水准或更优良的服务，这既能提高物业服务的收入水平，又能达到物业增值的效果。
信息化建设的主要目的不外乎有两个，第一是计算机能够处理的信息；第二是能够借助数字载体共享的信息。这种目的性产生的直接效果就是能够减轻人们繁重的劳动，解决一些靠人力无法解决或不易解决的问题；能够避免或减少重复的劳动，使信息化建设得以化整为零，实现分步建设，完成分步存储，达到信息共享，其意义主要体现在以下几个方面。
（一）实现信息共享
信息是一种资源，能够被消费。信息共享其实就是使信息资源在更广泛的范围被消费，这样才能更大地体现它的价值。现在，经由网络能够很方便地查询各地的物业管理情况以及物业服务企业情况等，这种对信息的消费方式正在成为人们生活不可或缺的部分。国外有权威机构已将信息的消费作为评价生活质量的一个重要指标。未来的社会对信息的消费会越来越大，实现信息共享就是满足这种需求的重要途径。
（二）实现方法共享
方法共享就是公开能够获取某种信息服务的方法，人们可以借助它去获取某种信息服务。目前，方法共享可以归结为两种表现形式，第一是只能访问某一特定的数据集（信息化的信息）获取信息；第二是能够访问同一类数据集获取信息。显然，后一种表现形式是值得推崇的。之所以有这两种不同的表现形式，主要在于前者没有推行完整的技术标准，而后者实施了完整的技术标准。现阶段，据笔者所知气象部门在信息化的推进中还缺乏统一的技术标准，致使同一类信息化的产品种类繁多，却各有不同，这必定会造成信息化推进的能耗增大，是一个有待解决的问题。
信息通过Internet，实现不同区域、不同时间的共享，加强各物业服务行业中各企业间的信息交流，也使得顾客更方便、快捷地了解行业动态、企业信息以及服务特性，从而也加大了物业服务企业对外宣传力度，以及各行业的监督力度。
（一）方便了物业市场信息的流通
具有低成本和快通道的优势，打破了物业市场的区域性限制，缩短了各种信息流通的时间，免去了烦琐的收集信息过程，使服务和消费更为贴近。
（二）形成了物业服务企业公平竞争的平台
由于Internet将千家万户联系了起来，同一区域或不同区域物业服务企业都能呈现于顾客眼前，使得物业服务企业之间的服务差异更为直观、全面和便捷可查。而且将来现实世界的每宗交易都会在Internet中被全面记录下来，使得整个社会的信息流动变得更透明化，竞争也更公平化，从而为不同能力的开发商提供了一个公平竞争的平台。
（三）为业主提供了更多物业管理信息
Internet所提供的信息量极为丰富，过去由经纪人和房地产公司垄断的信息资源在Internet上都可以查到，一些专业类的物业管理网站还建立了庞大的数据库并提供了条件搜索功能，使顾客能够方便快速地在大量信息中“各取所需”。
（一）在广告过程中有助于宣传项目
随着信息产业的高速发展，以Internet为传播媒介的网络广告的优势越来越明显。与传统媒体广告相比，网络广告传播范围广、交互性强、针对性强，受众数量可准确统计，实时、灵活、成本低，感官性强烈。我国Internet用户数目大、增速快，主要的Internet用户群体受教育水平较高，有较高的收入以及更高的预期收入，而且大多是房屋使用群体。所以，物业服务企业也很有必要通过Internet这种新的媒体宣传自己所开发的项目。目前，网络广告市场正在以惊人的速度增长，网络广告已经成为传统四大媒体（电视、广播、报纸、杂志）之后的第五大媒体。
（二）在服务过程中有助于双向沟通
网站与传统宣传媒体相比最大的优势是可以做到与业主的双向流通，Internet的应用可使物业服务企业拥有一个更容易进行内外信息交流的平台，而且这样的平台会有更大的开放性和灵活性。物业服务企业在服务项目的前、中、后期有计划地制作和发布物业服务相关信息，就可以使业主随时地了解物业管理的整体概况及基本框架，从而可使业主感受到物业服务企业提供服务的可靠性。物业服务企业还可以通过Internet积极参与到同（准）业主们的交流中，帮助业主了解物业管理更详细的情况、动态，澄清某些谣言和误会，从而获得业主的信赖、增强业主对该物业管理的购买信心，同时也可能为物业服务企业赢得更多潜在客户。从业主的角度考虑，网站中的对话、BBS等手段有助于使业主进一步了解所需资料的详细情况。
（三）提高物业服务企业的管理效率
通过数据库的建立和管理软件的使用，人力资源管理信息、财务信息以及其他信息按照权限的设定，各级管理人员能在第一时间获取所需信息，并及时进行决策和采取管理信息。通过对工作流的管理，能使原来烦琐的审批程序和复杂的各类报表，进行自动分配，各负其责，逐步实现责权统一。企业员工借助BBS和对话平台，提供对企业的各项合理化意见，也能从不同的页面、平台获取自己所需的知识。因此，随着IT时代的到来，物业服务企业在夯实传统管理手段的同时，应加快自身信息化建设，进一步降低管理成本，提高管理效率，树立简捷、高效的新形象。
新一代互联网技术和其他高新技术的发展，对传统的物业管理提出了巨大的挑战，也带来无限商机。物业管理从业人员应与时俱进，跟踪学习新技术、新方法，把握新时期业主使用人的服务需求变化，积极探索创新物业服务方法和商业模式，努力提升物业服务的技术含量和增值空间，推动物业管理从粗放型传统服务业向集约型、创新型现代服务业转变。
管理信息系统（Management Information System，缩写为MIS）的主要任务是最大限度地利用现代计算机及网络通信技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查、收集、梳理，获得丰富的数据，加工处理并编制成各种信息资料，及时提供给管理人员，辅助科学决策，以提高企业的管理水平和经济效益。目前，管理信息系统已成为企业强化技术应用和科学管理的重要手段。
（一）物业管理信息系统的概念
物业管理信息系统（Property Management Information System，缩写为PMIS）是物业服务现代化的新技术和手段，是一个由人、计算机等组成的能进行物业管理信息的搜集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。物业管理信息系统能及时反映物业及物业管理的运行状况，并具有预测、控制和辅助决策的功能，帮助物业管理公司实现其规划目标。物业管理信息系统是物业服务企业提供物业服务的“神经系统”，在一定程度上改变了传统的管理思想、管理方式和管理行为，是物业管理转型升级走向前端的重要支撑与体现，是物业管理现代化的基础。物业服务企业的领导和员工，必须从科学发展的高度充分认识到，建立信息系统不仅是处理技术从手工处理到计算机处理的转变，更是市场竞争和知识经济时代实现管理现代化的必由之路。
（二）物业管理信息系统的功能和特征
1.物业管理信息系统的功能
对物业的各种基本数据进行处理，包括数据的采集、加工、传输、存储、检索和分析，并及时、全面地向物业服务者提供格式统一的信息，这是最基本、最基础的工作。同时，能够进行管理和控制物业服务业务中的具体事务，提高物业服务的工作质量和工作效率。在数据处理、事务处理的基础上物业管理信息系统能够及时地向各级物业服务者提供各种层次或各种类别的物业服务信息，辅助决策为管理者进行科学决策提供信息依据，起到辅助管理者进行决策的作用；可以根据积累的数据和信息，利用数学方法，建立各种目标模型，进行统计分析和静态或动态模拟，对未来进行趋势预测，为物业服务者制订或调整物业管理计划提供有价值的决定和参考。
2.物业管理信息系统的特征
物业管理信息系统是应用现代计算机技术、信息技术、网络技术和自动化技术等，将物业管理业务融入计算机网络一体化的自动化监控和综合信息化服务平台，能促进形成集成性、交互性、动态性和智能化的物业管理服务模式，具有集成性、交互性和动态性等典型特征。
（1）集成性 物业管理信息系统最主要的特征是信息系统集成，其信息化是建立在网络集成、系统集成和数据库集成一体化的信息系统集成平台之上的。
（2）交互性 传统的物业管理无法利用现代化的信息与网络科技，实现人（管理者）与物（设备等）和人（管理者）与人（用户）之间的信息交互和意见与建议的沟通。而物业管理信息系统则可以有效实现双向的、交互式的信息沟通。
（3）动态性 物业管理信息系统的动态性特征，是区别传统物业管理模式的主要特征。完善的物业管理信息系统，主要是通过系统自动实现信息的采集与综合、分析与处理、交换与共享的。物业管理信息系统的动态性特征，代表了信息采集的自动化、实时性和可靠性。
人和物的信息化、智能化、网络化是物业管理信息系统的重要组成部分，物业管理信息系统不仅可以实现对人的服务和对物的管理方式的转变，而且也能实现物业运营管理方式的转变。
（三）物业管理信息系统的分类
从不同的角度，可对物业管理信息系统进行不同的分类。
1.以系统适用的物业类型划分
不同的物业类型，物业管理服务的需求不同，因此，对物业管理信息系统的适用性要求也不同。常见的物业类型包括住宅、写字楼、商场、综合性/专业性市场、公寓/别墅、酒店、娱乐场所、大学城、科技园、生产/研发基地、展览馆、体育馆、度假村、医院、寺院、政府/后勤机关、大型集团/企业办公区与住宿区、工业厂区、矿山、油田、车站、机场、码头、水库、电站、旅游景点、廉租房、公租房及城中村等。可以为每一种物业类型定制开发一种物业管理信息系统。
目前，应用较多的物业管理信息系统有住宅物业管理信息系统、政府后勤物业管理信息系统、商业物业管理信息系统、公租房物业管理信息系统、数字化社区门户等。
2.以系统运行模式划分
以系统运行模式划分，物业管理信息系统大体可以分为三种运行模式，即C/S （Client/Server，客户机/服务器）模式、B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）模式和混合模式。从信息系统发展进程来看，B/S模式已逐渐取代C/S模式。物业服务企业可以根据需要选择单机版和网络版两种系统，也可以出于安全性方面的考虑采用C/S模式。但随着企业规模的不断扩大、网络化应用程度的不断深化，越来越多的企业选择具有智能客户端混合模式的物业管理信息系统。国内大多数软件企业开发的物业管理信息系统都基于以上模式。
3.以系统应用覆盖区域划分
随着物业管理信息系统产品逐步迈向智能化、网络化，产品覆盖的管理区域逐步扩大。以系统应用覆盖的区域划分，物业管理信息系统可分为小型、中型（区域型）、大型（全国级）、超大型（世界级）四种。企业选择哪一类覆盖范围的管理信息系统与其业务范围、业务类型、经营管理策略、员工素质、计算机与移动端手机/PAD配备水平、网络条件、信息化运作经验等有关。
（四）物业管理信息系统开发工作及其阶段
物业管理信息系统的开发工作，由规划、设计和实现与应用三个阶段组成。
1.物业管理信息系统规划
规划是信息系统开发的前期准备工作。一般程序是先通过调查提出系统的总体方案，然后进行可行性研究。系统规划内容一般包括以下几点，确定物业管理信息系统的总体目标；确定系统的基本构成、作用范围和主要功能；确定系统开发策略；制定系统开发计划和项目实现进度。物业管理信息系统的开发，应充分运用系统集成技术，选用先进的物业管理应用程序软件，将其连接成一个完整统一的开放的新系统。系统集成要确保系统的互操作一致性，保证不同的软硬件产品、应用软件之间的接口和内部互操作的一致性。
2.物业管理信息系统设计
第二阶段的主要工作是，根据物业管理信息系统的工作目标，运用经验法、职能结构法和数据类聚合法相结合的方法，做好子系统划分功能模块的设计工作，并处理好各功能模块内部及其相互之间的联系，提高系统效率。
子系统包括系统管理子系统、事务管理子系统、输入/输出子系统、查询/帮助子系统。系统管理子系统又主要包括以下几点。
创建新项目、登录选择项目、系统内部信息管理、用户安全管理等功能模块。事务管理子系统主要包括财务管理、空间管理、通信管理、经营与维护管理、客户服务管理等功能模块。其中财务管理模块，主要包括租金收支管理、物业经营服务收费与管理、物业经营维修成本管理等；空间管理模块主要包括空间规划、空间装饰管理、家具设备管理等；通信管理模块，主要包括通信线路及设备管理、网络通信服务、建筑及办公等自动化系统服务、综合信息处理等；经营与维护管理模块，主要包括设备保养及维修、建筑结构维护与维修、环境清洁美化、秩序维护服务等；客户服务管理模块，主要包括客户咨询管理、客户建议管理、客户需求服务管理等。
3.物业管理信息系统实现与应用
这个阶段是系统开发过程的最终环节。其关键是要实现物业管理软件与管理组织模式一体化和提高系统应用人员的综合素质，主要工作是制定系统实施规划，进行人员培训，运用直接、并行、试运行及分段进行等方式做好系统转换，然后进行系统的操作、应用及维护，保持系统正常、高效、持续运行，满足物业管理工作的全部需要。
（五）物业管理信息系统应用价值
物业管理信息系统的实质是利用人和计算机系统在物业管理中进行信息收集、传输、加工、保存和使用。物业服务企业运用这一系统，可在经营服务中实施预测、控制和决策，能有效地控制成本、提高效率，实现对生命周期内的物业从整体环境和空间上进行多功能、多层次、全方位的管理。其应用价值主要体现如下。
①有效存储物业管理档案资料。
②实现设备设施远程数据获取（如远程自动抄表等）、远程监控。
③高效、低成本处理日常事务（如智能化快速查询、自动计费、智能化费用管理与收缴等）。
④实现数据智能化、电算化管理。
⑤实现信息共享与高速自由交换。
⑥加强企业内部和企业与外界及客户的联系。
⑦扩大企业经营服务的范围和能力。
⑧提高企业的管理及科学决策能力。
物业管理信息系统将使企业的管理得到固化，在这个环境下最大限度地把企业资源（如客户资源、公司资源等）积累在企业的内部，提供超越于传统手工运营的管理手段，并从效率上提升空间和企业管理优化持续改进的可能性。物业管理信息系统是一种手段、一种工具、一个环境，使企业管理运作顺畅，使优秀的管理方法在每一个相关工作角色的工作任务中确保企业的经验和资源保留下来，不会因员工的离职影响公司的管理和运营的连续性。通过物业管理信息系统，实现总公司对各分公司及管理处业务数据、财务数据实时掌控；实现对整个公司资源的调配控制；实现业务数据与财务数据一体化；节省公司人工成本；规范和统一管理控制；增加数据的高度可追溯性；更加精确的库存成本核算；即时的财务分析。
通过实施物业服务管理信息化建设，对各种管理流程、活动、岗位与制度等进行系统的梳理、明确和提炼，促使物业服务企业从感性操作走向理性操作，从人治管理走向制度管理。在物业服务管理信息化中将材料采购、工程维修、设备的保养与维修等各项主要业务的操作过程设计为计划、审批、派工、回单、结算、统计等规范化的操作处理流程，实现在信息流动过程中对各个环节业务处理的过程控制和责任跟踪。建立信息管理体系，将分散的各类物业管理信息纳入统一的网络化的物业管理信息平台，实现企业动态资源的过程控制；提供更为完整的、集约化的物业服务；实现系统内部信息资源的共享，提高整个企业协同工作能力和工作效率。物业服务管理信息化以多级权限管理模式，适应企业层次化的管理构架，实现与各物业项目部链接，实时采集相关系统中的数据，实施集约化管理。能够快速、自动、准确地查询、统计、汇总和打印各种所需的报表，实现管理的可视性和可控性，为公司领导提供可靠的决策依据。
（一）物业管理信息系统功能体现
使用物业管理信息系统不仅可以避免这些麻烦，还可以节省大量的人力、物力和财力，提高工作效率和服务质量。一般来讲，其功能主要体现在以下几个方面。
1.完整的工程及服务档案，提高管理水平
物业服务除了涉及房产、业主和客户管理之外，更需要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。存储在物业管理信息系统中完整的工程档案与服务档案可以使管理人员随时了解最新的情况，更可以规范维护、服务标准，帮助管理人员合理安排工作时间。
2.各项费用自动计算，减少人工差错与负担
物业服务中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总，然而由于费用项目较多、计算方法烦琐，手工操作除了差错率较高外，而且工作负担繁重。计算机管理利用了计算机运算速度快、准确率高的特点，使得各项费用的计算、统计、汇总工作既简单、方便，又能轻松自如。
3.自动控制各项费用收缴，保证公司收益
管理费用的收缴是管理公司能够正常运营的保证。通过客户自觉交费和人工催收，往往效率较低，难以应付自如。计算机管理可以随时监控客户交费和欠费情况，自动打印缴费通知书和催款通知书，提高收费效率，使收费工作应付自如，提高资金的回收速度。
4.全方位的快速查询，减少重复劳动
物业服务中房产资料、业主资料、住户资料以及文件档案的数量庞大，手工整理、统计汇总工作量非常大，而且烦琐，查询某房产或业主资料往往需要较长的时间。通过计算机辅助管理，可以随时按业主名称、房号、房类、面积等多种条件任意查询，减少大量重复工作，大大提高工作效率。
5.灵活、准确的收费，提高财务工作效率
管理面积越大、户数越多，财务收费工作越繁重，大量水电费、管理费等其他费用收费不但繁杂，而且容易产生差错。用计算机管理收费，灵活性、准确性大大提高。客户不但可以分项付款，还可以预付各项费用，大大降低财务收费人员的劳动强度和工作量。
6.全面的统计分析，提高决策依据
在物业服务的市场竞争中，计算机快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印系统，使各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全，可以随时查阅最新的详细情况，并依次快速、准确地做出决策，提高物业公司的管理水平与竞争力。
7.安全的权限管理
操作系统、数据库和用户密码三级权限设置，最大限度保障系统安全。按用户角色划分用户权限级别，角色业务范围内业务通行无阻，共享范围内资源共享；角色业务范围外从根本上不配置应用功能程序，彻底保证系统各用户角色模式下业务数据权限安全。
（二）物业管理信息系统子系统组成
目前，我国内地主流物业管理信息系统的功能主要包括以下物业管理子系统。
1.OA协同办公子系统
该系统能解决大企业信息化应用需求，实现企业OA标准应用、流程审批、知识管理、公文管理、电子签名、综合办公等。
2.基础数据子系统
该系统能统一管理和维护各业务模块共用的基础数据，提供基础信息支撑，支持多语言版本，辅助实现物业资源管理、客户管理、员工档案管理、区域及地址管理、银行及币种设置及各类基础资料的管理。
3.财务管理子系统
该系统可以满足物业服务企业多种管理模式需求，实现企业财务数据的集中管理，财务状况实时查询与监控，协同化的业务处理，人性化系统设计，集成化的系统应用，支持复杂组织架构管理。如财务初始设置、分摊管理、应收管理、实收管理、预交管理、付款管理、票据管理、凭证管理、财务结算管理、收费组件、财务预测等。
4.客户服务子系统
该系统可以满足物业服务企业客户服务管理与监控要求，工作流配置灵活可调，提供强大的数据统计分析，提供完善的呼叫中心解决方案。如客服初始设置、客户服务调度（采用工单记录及工单流转双模式）、物业有偿服务（增值服务）、装修管理、问卷调查管理等。
5.租赁经营子系统
该系统能结合工作流引擎对潜在客户、租赁意向、租赁控制、合同管理、经营分成等租赁业务进行全流程管理和监控，提供详细查询与统计分析以及收入预测。
6.设备资产管理子系统
该系统能帮助物业服务企业实现业务、事务、财务、流程一体化，对巡检维保工单与工作流整合实现审批、推送、反馈、督办，并通过备品备件与仓库采购联动，设备运行参数与能耗关联。主要包括不动产资产管理、办公资产管理、设备管理、能耗管理等功能。
7.采购管理子系统
该系统基于工作流，能分别对服务与物料的采购流程全面管理。服务采购实现合同管理、考核评分、费用结算与支付等功能，物料采购完全实现从物料需求、全局库存、采购申请、采购订单、收货验货到采购结算全流程管理，且与财务管理子系统无缝对接，由财务支付相关费用。满足供应商管理、批号管理、采购管理、采购招投标管理等要求。
8.库存管理子系统
该系统整合工作流与采购和财务子系统，能实现从采购到出入库再到财务支付全流程管理，支持条码及二维码扫描，批次、序列号管理等完善的仓库解决方案。如物料档案维护、仓库档案维护、库存管理、全局库存、审核及反审核等。
9.品质管理子系统
该系统根据ISO管理标准体系搭建，能将各业务线的工作内容、方法、流程、规范和检查标准固化在物业管理信息系统中。以日常工作考评（由六类工单完工时检查评分或回访评分支持）和综合检查考评（由问卷答卷评分体系和全年考评计划支持）两套方法，配合知识管理（推广和推送工作方法流程规范）和考评结果的统计分析，为PDCA管理循环提供方法及数据支持。主要包括品质管理标准体系、品质管理考评、品质管理分析等。
10.人力资源管理子系统
该系统能帮助物业服务企业实现组织架构体系、人事档案信息、考勤排班、绩效管理、社保福利、工资管理、招聘选拔、培训发展等人力资源规划管理。
如图2-1所示为某公司根据一体化的设计思想和现代企业管理要求开发的基于ERP（企业资源计划）和CRM（客户关系管理）管理理念，符合《建筑及居住区数字化技术应用》国家标准和ISO 9000的流程规范，全面覆盖各类物业服务企业多种业务需求的新一代物业管理信息系统功能组成架构图。
图2-1 某公司高端物业管理信息系统整体功能组成架构图
就目前管理服务系统在物业服务中的发展现状来看，物业管理信息系统应用到目前为止还没有形成规模；归纳起来，妨碍管理系统在物业服务行业应用的主要难点表现在以下几个方面。
（一）认识问题
有人认为，信息系统再好，也不能产生经济效益，或直接产生效益。因此，网络对企业来说是锦上添花，可有可无。其实，这是粗放型经济模式下产生的误区，他们不了解管理出效益的真谛，不了解管理与技术的内在联系。网络虽然不直接产生效益，但它可以产生间接的、无形的、长久的经济效益。
（二）数据概念
目前，物业服务方面的数据库基本没有什么标准和规定，完全是各单位根据自己的需要开发一些小型应用。但这些数据库各自为政，互不兼容，如租金管理、基金管理、售房管理等。各部门的数据，尤其是基础数据不共享或不能共享，这样就造成了许多重复工作，浪费时间和精力。近年来，数据库软件平台发展很快，特别是以Internet技术为平台的应用是资料信息共享的新方式，随着网络系统的建立，在网络上运行通用和专用物业服务数据库将是必要的。
（三）数值计算
物业服务有关费用的计算的难点不在于计算机软件，而在于物业服务收费数学力学模型的概念化和准确界定。一般来说，数值计算的数学力学模型确定之后，根据确定性模型，再去编制计算机程序都不是困难的事情，甚至许多数值计算问题根本用不着自己去编程序。随着物业服务向集约化、专业化方向的发展，这种服务的计费模型将是必须解决的一个问题。普通物业服务人员只要熟悉类似于Excel这种软件的分析、计算、制表和绘图功能，掌握其使用方法，基本可以完成一般性的管理服务工作，并满足物业服务人员对于基本数值计算和资料汇总统计的要求。
（四）文档管理
文档资料管理是物业服务的重要内容，历来是各单位技术档案管理的重点之一。一些重要物业的技术档案还有保密性，有严格的管理规定。计算机技术的应用使得传统的档案管理受到冲击。例如，要求一线作业人员的原始作业记录都要归档，不得轻易改动，新技术和旧管理必将产生冲突，因为计算机中的数据可以改动。物业服务的计算机资料应该包括文字资料、结构图件、图像和语音资料等，实际上早已不再是传统意义上单纯的文件档案和图件资料了，取而代之的是多媒体形式的文档。
（五）网络系统
物业服务界的网络系统的应用目前尚处在初级阶段，少数单位的局域网可以进行一些文件传输或数据交换，已经走出了网络应用的第一步，但离真正意义上的网络应用还有相当大的差距。少数单位正在进行深层次的探讨，如按物业类型分类，进行商品房、写字楼、公房等专门类型的系统开发。网络的意义无人质疑，难点是投入与具体应用，期间有许多现实条件和发展问题需要认真研究，并加以解决。
物业管理不仅是对人的服务、物业的管理，更是对物业整体的运营管理。因此，当今物业管理信息系统已从单纯的技术层面上升到物业的运营管理层面。未来，随着物业经营业务比例的加大及智慧社区（包括社区电子商务）发展引发的物业服务创新商务模式的兴起，物业管理信息系统将呈以下发展趋势。
（一）向决策支持系统转化
在房地产物业管理领域，决策支持系统在房地产管理信息系统中较为常见，在纯粹的物业管理信息系统中，能较完整地实现决策支持功能的比例很少，一般只是开发了局部的决策支持功能，如统计分析功能、综合查询功能、报表功能等。但是随着大数据时代的来临、数据挖掘技术的进步和企业主动利用数据意识的增强，根据已有数据进行应用统计、应用分析、数据挖掘、知识发现、辅助决策功能的物业管理信息系统会越来越多，相应的功能也会越来越完善。
（二）向多技术融合转化
今后的物业管理信息系统将会融合更多领域的高科技技术，进一步提升物业的智能化和物业管理服务的智能化。如融合监控技术、物联网技术、智能网络技术等建立智慧社区基础平台，并与物业ERP系统、财务系统、政府公务服务应用平台等兼容，促成物业服务数据的规范化与统一，进而实现智能化操控与分析，大大提升物业服务的技术应用水平。
（三）向物业ERP系统转化
ERP系统不只是一套计算机系统，它更代表了一整套现代化的企业管理思想、程序和方法，它的最终目的是实现企业管理的信息化，这就要求ERP系统必须与每个专业的管理工作高度融合，使得大家都可以借助ERP系统开展日常工作，最终达到“用数据说话”的目的。
在ERP思想的指导下，以物业管理为基础，以客户服务为核心，实现对物业服务企业的人、财、物、行政、质量工作的集中管理，以及各种类型物业项目的房产、客户、客服、品质、工程、保洁、保安、设备运维、租赁经营、仓库采购等工作的专业化管理。
（四）向互联网云计算平台、社区电子商务转化
云计算被视为科技业的下一次革命，它将带来工作方式和商业模式的根本性改变，当前，企业云计算服务市场逐渐成形。同时，电子商务的快速发展改变和促进了物业管理的环境与模式，一定程度上影响着物业管理的各个方面。物业信息化系统正在从传统的技术转向服务，这是技术发展、社会分工与产业升级的必然趋势。未来，物业软件平台将根据企业需求去构建个性化的解决方案，按需使用，按需付费，呈现一种全新的信息化应用模式（Software as a Service，缩写为SaaS，即软件即服务）。这种模式同时有效地在物业服务与邻里生活之间构建了一个交流、沟通及商务桥梁。让物业服务机构与社区居民之间，居民与居民之间以及物业服务企业、居民及社区商家之间的关系变得更加密切，生活更充实、更加丰富多彩。同时，通过全新的社区电子商务服务，创新物业服务赢利模式，让物业管理服务更有“钱”景。
（五）专用管理信息系统更加完善，得到更多应用
例如，专门用于设施设备管理的设施设备管理信息系统（FMMIS）会在业界得到更广泛的应用。FMMIS是以预防性维修设备管理理念为导向，构建设备管理标准化制度规程，通过标准化作业规范设备管理工作，优化设备管理工作流程，达到降低运营管理成本，实现提升设备管理水平和效率的目的。其主要功用如下。
1.便于建立设施设备管理电子台账
设施设备电子台账包括设备安装位置、状态、品牌、型号、制造商等设备信息。根据物业设施设备重要程度的不同，管理维护人员可将设施设备进行分类，重要性高的设施设备，如发电机、变压器、水泵、中央空调、电梯等赋予高等级，在台账中的覆盖率要力争达到100％。一般性设备如阀门、控制开关等赋予较低等级，可以根据实际情况分步骤、分区域录入电子设备台账，并不断充实完善。
2.实现设备巡检、维保作业标准化管理
FMMIS系统自带了几乎所有设施设备巡检、维保标准，设备管理养护人员可根据具体标准制订相应的巡检、维保作业计划。严格的作业标准和规范的管理制度能保证设备参数按照特定的周期正确记录。FMMIS系统能够自动分析参数录入数据，判断设备的运行状态，可以让管理维护人员实现对设施设备管理的实时监控，并能及时地向其提供设备分析报告，帮助设备管理人员派发针对性极强的作业工单，消除管理层和操作层的工作衔接障碍，从而确保各类设备能及时得到维修养护，提升设备的完好率。
3.实现设施设备的全寿命期管理
FMMIS从设备设施和备品备件物资两条主线出发贯穿设施设备资产从购置、启用、日常运行维保直到最终报废清理的全过程，配合各个阶段的备品备件采购供应过程及相应的成本控制和进度控制，与财务软件、人力资源等系统有机结合，形成设施设备管理完整的生命链。
社会的迅速发展，使物业服务具备了信息化管理的条件。实现“E化物业服务”不仅是现实的需要，也是可持续发展的需要。物业服务的信息化建设要结合企业发展、服务需求、信息化技术的实际，做好规划，理性实施，避免选型滞后、效果欠佳和脱离实际、浪费资金的后果。
一方面，物业服务的市场化、规模化、集约化进程，使得物业服务企业的管理结构日益庞大。同时，物业服务工作涉及面广、政策性强、技术应用复杂、日常服务管理工作量大，通过传统人工管理方式，将大大增加管理成本。成本控制、内部沟通、管理难度的增加，迫切要求采用网络化的信息传输机制，提升资源的共享利用率，提高物业管理效率。另一方面，随着消费者对住宅网络与智能化的依赖越来越强，“E化物业服务”的呼声也越来越高。无人化管理、无纸化办公、电子货币服务、社区网络服务的推出，不仅简化了“E化物业服务”的管理手段，更为项目提升了利润空间。因此构建以传统社区服务为基础，以多媒体社区服务信息网为依托，以Internet网为纽带的新型社区物业管理信息系统，将为物业服务提供新的经济增长点和长期可持续的发展空间。
国家建设部住宅与房地产业司已将是否使用计算机进行管理列入了物业服务企业评定级别的项目之中，此举大大推动了物业服务信息化的实施。
为了提高自身的管理水平，降低成本，适应市场竞争，许多物业服务企业已引入了“物业管理信息系统”，即通过计算机网络和专业软件对物业实施即时、规范、高效的管理。在引入该系统后住户档案将由计算机管理，通过在水、电、煤气上设置读数装置可以实现远程自动抄表，减少了业主的麻烦。服务中心在接到业主报修后，会立刻打出工程部的报修单，提高了日常维修的服务质量。每月计算机会自动将各项费用汇总，并打印出统一的收费通知，大大节省了物业服务企业的人力、物力投入，降低了成本。
物业管理信息系统是一种新型的管理系统，包含了先进的管理思想。物业管理信息系统基于工作流、物流、资金流、信息流，对工作当中涉及的人、财、物进行管理。目前建设的物业管理信息系统一般包括两个模块。
1.对外模块
建立一个强大的数据库，客户可以通过互联网上的访问登录口，查询到和自己相关的信息，包括具体的水、电等财务数据。对于相关数据有疑义的业主，还可以直接在网上向物业服务企业提出核查。如果客户长期出差，主要负责客户诉求信息的整理汇总，然后制成单据派给相应的职能部门。信息的来源，除了网络，还包括来自电话、上门以及其他工作人员转达等渠道。
2.对内模块
该模块可实现办公自动化和无纸化办公室，提高工作效率、环保而节约，也可降低沟通成本。客户可以直接在网上和对口部门沟通，相应部门及时对客户的诉求做出反应。
（一）选型滞后
作为一套能够真正反映管理个性化的物业管理信息系统软件，首先应该构建一个包括良好的网络、数据库、程序语言和兼容操作系统的平台，这是物业服务企业成功运用管理信息系统的第一步。但由于网络架构的建立不理想，限制了物业服务企业未来业务的开展。
应用需求上物业管理信息系统软件是很多企业在信息化上的首要选择。这些应用软件系统在给物业服务企业带来极大的管理效益的同时，也带来了另外一个棘手的问题：那就是总部与分支机构在信息化水平方面的差距进一步扩大，造成了“信息孤岛”现象。许多具备一定实力的物业服务企业在总部应用管理信息系统软件后，由于这些应用软件多数是C/S架构，属于局域网内部应用型软件，无法直接被分支机构使用，造成了重要资源无法共享。虽然DDN专线、VPN等传统的远程接入解决方案也能解决这一问题，但DDN专线的费用太高，而VPN由于采用分布式部署方式，需要在每个管理处安装和维护客户端，由于项目部一般没有专业的网络管理员，维护工作全部由总部的IT部门完成，大大增加了IT部门的工作量。
（二）缺乏沟通
物业管理信息系统软件的制作过程一般是由物业服务企业提出工作流程，并对流程之间的关系进行识别，之后交软件制作商进行系统的实现。为获得全面、有效的工作流程及其关联关系，通常都会有一个反复的确认过程，物业服务企业把软件制作公司当作是自己的合作伙伴，通过合作方式共同完成物业服务信息化软件的调整完善。有些物业服务企业与软件制作商合作不够，造成对工作关联关系把握不到位。
（三）后劲不足
对于物业管理信息系统而言，一般是通过自行开发、委托开发或购买商品化软件来实现的。其中最行之有效的，也是应用最广泛的是购买成型商品化软件。但现在市场上的产品良莠不齐，软件制作公司对于物业管理系统的开发往往是当作工程而不是产品来做，容易造成软件投入使用后与实际工作很难协调。对软件开发与使用缺乏配合，会直接导致实施信息化管理效果欠佳。
不同物业服务企业的实际工作需要、业务开展范围和资金支持能力，对物业管理信息系统的建立形式、工作方式、规模大小的运作也应各有不同。期间，不但要考虑通用物业管理软件网络结构和功能要求，还要注意各系统之间的流程和关联关系；此外，还要充分考虑信息系统软件在运行环境的适宜性、兼容性、更新扩展性，以及后期使用阶段的操作维护便捷性等因素。否则，以上这些建立和应用物业服务信息化软件中出现的偏差，很可能导致系统最终运行的失败。
第一，要明确阶段目标，以模块化方式逐步完善系统功能，避免贪大求全、投入递增、完工无期、效益难欠的情况发生。第二，物业管理系统蕴含并反映了企业的各项业务运作与管理思想，因此就需要各业务部门的积极参与，否则，将导致不能全面反映业务需求、实施效率低、决策慢等问题，企业领导层应充分认识到物业服务信息化的意义，投入足够的人力资源，使各部门积极参与和配合完成系统的分析、开发和应用过程。第三，与系统开发商密切合作，物业服务企业与开发商应加强在系统咨询、诊断、分析、决策、技术支持和知识传递方面的合作和理解，提高问题处理和决策的效率。第四，通过认真、系统的培训，使员工充分认识到物业服务信息化的重要性和价值，理解好系统操作模式和相关流程，正确把握技术规程和要领，从而使整个系统资源得到充分的应用和发挥。
物业服务信息化对于推动物业管理的工作程序化、决策科学化、服务细节化意义重大。鉴于物业服务信息化建设的复杂性，实施过程中要进行全面、有效的系统分析，制定好正确的实施步骤和技术方法，把最先进的信息技术与企业管理思想融合在一起，是十分重要的。