导读　规范化管理的基础—流程·制度·表格·文本

规范化管理就是从企业生产经营系统的整体出发，对各环节输入的各项生产要素、转换过程、产出等制定制度、流程、指标等标准（规范），并严格地实施这些规范，以使企业协调统一地运转。企业要引入现代管理制度，必须建立管理的标准体系。建立这些标准体系的一系列活动就是管理的规范化。

企业要提高管理水平，一定要从基础工作做起，把流程、制度、表格和文本建设好，并且一定要执行到位。

一、用流程来规范

工作流程是指企业内部发生的某项业务从起始到完成，由多个部门、多个岗位，经多个环节协调及顺序工作共同完成的完整过程。

（一）流程内容

从具体业务管理来看，流程必须包括以下内容。

（1）流程输入。

（2）流程输出。

（3）开始、结束。

（4）权责。

（5）流程动态内容。

（6）裁决方向。

（7）动态流向。

（二）流程样式

为便于识别，绘制流程图时，一般按照以下习惯做法进行。

（1）通常用椭圆表示“开始”与“结束”，但在大多数情况下，都省略了。

（2）行动方案的普通工作环节用矩形表示。

（3）问题判断或判定（审核、审批、评审）环节用菱形表示。

（4）箭头代表工作流方向。

（5）输入输出为平行四边形。

工作流程示例如下图所示。

《采购管理实用流程·制度·表格·文本》一书为企业的采购管理提供了一些实用的制度范本供参考，具体包括以下5个方面，见下表。

二、用制度来约束

“一切按制度办事”是企业制度化管理的根本宗旨。企业通过制度规范员工的行为，员工依据制度处理各种事务，而不是以往的察言观色和见风使舵，使企业的运行逐步规范化和标准化。一个具体的、专业性的企业管理制度一般是由一些与此专业或职能相关的规范性的标准、流程或程序，规范性的控制、检查、奖惩等因素组合而成。在很多场合或环境里，制度即规范或工作程序。

（一）制度内容

从一个具体的企业管理制度的内涵及其表现形式来看，企业管理制度主要由以下内容组成。

（1）编制目的。

（2）适用范围。

（3）权责。

（4）定义。

（5）作业内容。包括作业流程图，及用5W1H分析法对作业流程图的要项逐一说明。

（6）相关文件。

（7）使用表单。

一般来说，编写管理制度的内容时，应按照以下要领进行，具体见下表。

（二）制度样式

严格来说，在制造企业行业内部，还没有规定出一个具体的制度样式。大多数工厂都采用目前比较流行的、便于企业进行质量审核的文件样式，具体示例如下。

《采购管理实用流程·制度·表格·文本》一书为企业的采购管理提供了一些实用的制度范本供参考，具体包括以下8个方面，见下表。

三、用表格来追溯

企业管理中的各类表格主要用于记载过程状态和过程结果，是企业质量保证的客观依据，为采取纠正和预防措施提供依据，有利于业务标识和可追溯性。

（一）表格登记过程中常见的问题

表格在登记过程中常见以下问题。

（1）盲：表格的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查（比如，我们在填写质量报表时，本来该真实记录的，为了应付检查而更改）。

（2）乱：表格的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，表格的填写、保管、收集混乱，责任不清。

（3）散：保存、管理分散，未做统一规定。

（4）松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。

（5）空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性、法定性。

（6）错：写错别字，语言表达不清，填写错误。

（二）表格的设计和编制要求

（1）表格并非越多越好，正确的做法是只选择必要的原始数据作为记录。

（2）在确定表格的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的信息。

（3）应尽量采用国际、国内或行业标准，对表格应废除多余的，修改不适用的，沿用有价值的，增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号。

（三）表格的管理和控制

表格的管理和控制要满足以下要求才能更好地被追溯，见下表。

《采购管理实用流程·制度·表格·文本》一书为企业的采购管理提供了一些实用的表格范本供参考，具体包括以下7个方面，见下表。

四、用文本来支持

文本指的是企业在管理过程中用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具，通常包括公文、书信、契约、方案等。它是企业经营运作的信息载体，是贯彻企业执行力的重要保障性因素。规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的基础而又不可或缺的内容。

企业文本的要求如下。

（1）明确文本的意图：从主观目标看客观目标。

（2）需要结构分明：有效划分层次和段落，巧设过渡和照应。

（3）组织材料要注意多、细、精、严。

（4）语言要确定。文本中不允许含糊不清、模棱两可的现象存在。比如，利润是企业经营的财务成果，但就“利润”一个单词，就有产品销售利润、营业利润、利润总额、净利润四个概念，每个概念都带有一个确定的含义、确定的计算公式，不能望文生义，自行推断解释。再如，在签订某机械产品购销合同时，对产品规格、质量标准、数量与金额、交货时间与地点、付款方式都必须写得明确具体，以利于履行。而不能像写电影剧本那样：“表面光洁度—像玻璃一样光；硬度—像钢一样硬；交货时间—早春二月；交货地点—长江沿岸”等。

（5）内容要真实。文本的真实性则是所写的内容，包括人物、事件、时间、地点、数据等，都必须是实实在在的，完全是真实的，不容许虚构和捏造，来不得半点差错。

《采购管理实用流程·制度·表格·文本》一书为企业的采购管理提供了一些实用的文本范本供参考，具体包括以下3个方面，见下表。