采购计划控制程序

1　目的

为编制采购计划，配合公司采购计划管理制度的推行，特制定本程序。

2　适用范围

本公司采购计划的制定，除另有规定外，悉依本程序处理。

3　采购计划的编制

3.1　编制采购计划的作用。

（1）预估用料数量、交期，以防止断料。

（2）避免库存过多、资金积压、空间浪费。

（3）配合生产、销售计划的顺利达成。

（4）配合公司资金运用、周转。

（5）指导采购工作。

3.2　编制采购计划的依据。制订采购计划时，应考虑经营计划、物品需求部门的采购申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。对经营活动的急需物品，应优先考虑。

3.3　采购计划的种类。

（1）年度采购计划。根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析和收集的基础上，依据往年历史数据的对比情况，权衡所制订的计划。

（2）月度采购计划。在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测、市场行情等所制订的当月采购计划。

（3）日采购计划。在对月度采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物品的汇总，经审核后制订的采购计划。

（4）日常经营需求计划。根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况，各部门向采购部报送的日采购需求计划。

3.4　采购申请的提出及审批权限。

（1）采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应商（参考）、交货期、送货方式等。

（2）各种物品采购申请的提出及审批权限的相关规定见下表。

（3）上表所列各类物品如在年度预算外或超过年度预算，按超预算的审批程序办理，最终审批人为总经理。

（4）采购申请表应注明材料的名称、规格与型号、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、安装尺寸、生产厂家（参考）、交货期、是否直发现场（若直发现场，应注明地址）。

（5）部门负责人或授权人审核本部门的采购申请表时，应检查采购申请表的内容是否准确、完整，若不完整或有错误则应予以纠正。

（6）经审批后的采购申请表由采购部审核汇总。审核内容包括采购申请表的各栏填写是否清楚、是否符合合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字，以及是否在审批范围内等。

3.5　编制采购计划的步骤。

3.5.1　明确销售计划。

（1）企业于每年年底制定次年度的营业目标。

（2）市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度的销售计划。

3.5.2　明确生产计划。

（1）生产部根据销售预测计划，以及本年度年底预计库存与次年度年底预计库存，制订次年度的生产预测计划。

（2）物控人员根据生产预测计划、物料清单、库存状况，制订次年度的物料需求计划。

（3）各单位根据年度目标、生产计划，预估次年度各种消耗物品的需求量，编制预估计划。

3.5.3　编制采购计划。

（1）采购部汇总各种物料、物品的需求计划。

（2）采购部编制次年度采购计划。

3.5.4　编制采购计划时，应注意以下所列事项。

（1）采购计划要避免过于乐观或保守。

（2）企业年度目标达成的可能性。

（3）销售计划、生产计划的可行性和预见性。

（4）物料需求信息与物料清单、库存状况的确定性。

（5）物料标准成本的影响。

（6）保障生产与降低库存的平衡。

（7）物料采购价格和市场供需可能出现的变化。

4　采购计划的管理

4.1　采购计划由采购部根据审批后的采购申请表制订，日采购计划由采购部经理批准执行，月度采购计划报请营运副总经理批准执行，年度采购计划须报请公司总经理审批。

4.2　采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排。

4.3　采购计划专员应审查各部门申请采购的物品是否能由现有库存满足或有无可替代的物品，只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划。

4.4　如果采购申请表所列的物品为公司内其他部门所生产的产品，在质量、性能、交货期、价格相同的情况下，必须采用本公司的产品，不得列入采购计划。

4.5　请购部门下达给采购部的采购申请表，应分类列表，且必须是经过汇总、计划后的材料清单。

4.6　对于无法于指定日期内办妥的采购申请单，必须及时通知请购部门。

4.7　对于已申请的采购物品，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便及时根据实际情况更改采购计划。

4.8　未列入采购计划的物品不能进行采购。如确属急需物品，应填写紧急采购申请表，由部门负责人审核后，报公司运营副总经理核准后才能列入采购范围。

采购预算编订办法

1　目的

为使企业采购工作顺利进行，特制定本办法。

2　适用范围

本企业每年度的采购预算的编订，除另有规定外，悉依本办法的规定处理。

3　材料预算的分类

3.1　材料的预算分类

（1）用料预算：营业支出用料预算、资本支出用料预算。

（2）购料预算。

3.2　材料预算按编制期间分类

（1）年度预算。

（2）分期预算。

4　预算的编制

4.1　用料预算

4.1.1　年度用料预算编制。

（1）由用料部门依据营业预算及生产计划编制“年度用料预算表”（特殊用料并应预估材料价格），经主管人员核定后，送企划部汇编“年度用料总预算”转工厂财务部。

（2）凡属委托物控部补充的工作，概由物控部按用料部门计划代为编列预算，并通知用料部门。

（3）材料预算经最后审定后，由仓储部门严格执行，如经核减，应由一级主管召集相关主管研拟分配后核定，由企划科分别通知各用料部门重新编列预算。属于自行修配者，按本条第（2）款的规定办理。

（4）用料部门用料超出核定预算时，由企划部门通知仓储部。用料部分，超出数在10%以上的，应由用料部门提出书面理由，呈转一级主管核定后办理。

（5）用料总预算超出10%的，由企划部通知仓储部，由仓储部说明超出原因，并办理追加手续。

4.1.2　分期用料预算。分期用料预算由用料部门编制，凡属委托修缮的工作，物控部按用料部门计划分别代为编列“用料预算表”，经一级主管核定后，由企划部转送仓储部。

4.1.3　资本支出用料预算。

（1）资本支出用料预算，由一级主管根据工程计划，通知企划部按前条的规定办理。

（2）资本支出预算，年度有一部分未动用或全部未动用的，其未动用部分不能保留，视情况在下一年度补列。

4.1.4　未列预算的紧急用料，由用料部门领用料后，补办追加预算。

4.1.5　用料预算除由用料部门严格执行外，仓储部及企划部应给予配合和控制。

4.2　购料预算

4.2.1　购料预算编制程序如下。

（1）年度购料预算由企划部汇编并送呈审核。

（2）分期购料预算，由仓储部视库存量、已购未到数量及财务状况编制“购料预算表”，由企划部送呈审核，并转公司财务会议审议。

4.2.2　经核定的分期购料预算，在当期未动用的，不得保留，其确有需要者，须于下期补列。

生产临时采购计划管理制度

1　目的

规范生产类物料新产品和运营部、生产部临时采购计划管理，包括新产品开发所需物料采购，防止物料缺件或积压、呆滞，使采购物料能够及时满足公司的需要。

2　范围

适用于公司生产类物料临时采购和运营部采购计划，包括新产品开发、库房盘点差异、技术变更、维修机械所需的临时物料的订货管理。

3　职责

3.1　运营部、生产部、研发部门负责提交物料采购需求或招标需求，负责制定技术标准，签订技术协议（包含质保、服务等要求），经部门领导审批后提交。

3.2　仓储部门负责提供准确的物料库存数据。

3.3　运营部、研发部门负责提供准确采购信息，负责在计划申报时提供独家供方或非认证供方报告，关键件、重要件的技术协议（国标件不用提供技术资料，非标件和企业标准的必须提供技术协议或图纸）。

3.4　采购计划员负责接受采购需求，并将计划订单转换为采购订单。

3.5　需求部门指定一位员工负责本部门的采购计划提报。

4　管理规定

4.1　关键控制指标（CTQ）。

4.1.1　普通计划采购回司物料，三个月内必须领完。

4.1.2　紧急计划采购回司物料或代理采购物料，三天内领用完。

4.2　运行流程。

4.2.1　程序要求及关键控制点。临时采购计划管理流程如下图所示。

4.2.2　申报计划。

（1）需求部门每月第一周提交当月月度临时计划到物资采购部，以后每周可补报一次，但三次（第一周不许补报）补充计划的物料项数的总和不能超过月度计划项数的50%。如需超次数或超项数申报，报总经理审批。计划提出者负责新物料申请物料主数据，确保物料编码和名称、实物的一致性；对于申报的采购计划内容或要求不明确的，采购部门拒绝受理，退回原处重新申报。

（2）客户特殊需求等所需要采购到货的物料，一律由需求部门OA提交临时采购计划，其他形式的采购计划无效。非新品急件至少要提前3个工作日下达，新品至少要提前15个工作日下达并通知商务人员。

（3）由于盘点库存差异或损耗造成的需求，由责任部门说明原因，责任部门依照流程提交临时紧急需求采购计划。

（4）需求部门增加未定型产品（含新产品）的生产计划，必须与物资采购部协商确认后按采购周期排产，否则缺件责任由需求部门自行承担。

（5）采购计划需求部门负责人审批，计划申报人应严格把关。

（6）临时计划物料如在独家或非认证供应商处采购，研发部门提计划时必须附经总经理确认、批准的《独家供方（非认证供方）特批报告》。

（7）计划申报人如需取消已申报的采购计划，必须通过书面的形式与采购计划员进行沟通、确认。若可取消计划，由提出人通知采购部计划员取消临时计划；若无法取消计划，所产生的库存转计划提出部门。

（8）样机试制物料采购数量不超过5台套，小批量生产物料采购数量不超过20台套。样机确认合格后才能提报小批量生产物料采购计划。

4.2.3　审批计划。每单≥1万元、技术指定（品牌）独家供应新物料临时采购计划，需总经理批准；未定型产品超过5台套、样机未经确认就报小批量生产临时采购计划，需分管总经理批准。具体临时采购计划终审权限见下表。

4.2.4　执行计划。

（1）采购工程师根据采购计划下达采购订单。

（2）采购金额小于1000元的紧急采购，物资采购部可现金零购并设定统一的“现金零购供应商”进行入库和报账，其他部门不可自行采购。

4.3　激励措施（具体见下表）。

4.3.1　计划申报人提交内容或要求不明确的采购计划，经提醒后再次提交仍不合格的，处罚10分/次。

4.3.2　采购计划员接收了内容或要求不明确的采购计划的，处罚5分/次。