公司物料采购政策

本公司物料采购政策如下所述。

（1）本公司对物料的供应采用集中采购制度。

（2）本公司物料采购计划应根据物料需求计划来拟订。

（3）本公司对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。

（4）本公司采购人员应采取客观公正的态度并保持价值观念来从事业务。

（5）本公司对国外采购应经由供应商或制造商以询价、比价、议价或投标方式来办理；对国内采购为现货、期货者，得经由供应商或制造商来采购；其为订制（当地制造）者得直接向制造商订购，以询价、比价、议价或投标方式办理。

（6）每一采购案的供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价为原则。

（7）本公司采购在必要时以订立长期或短期采购合约方式办理。是否订约，及订约期间的长短，应结合本公司最有利的因素来加以考虑。

（8）本公司对物料采购应加强发挥计划与预算的功能，以增进效率，减低成本。

（9）本公司对物料采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商或制造商的依据。

（10）本公司对物料采购工作的进行，应实施独立的追踪制度，以增进工作效能。

（11）本公司对物料采购应保持完整的记录，以供充分参考运用。

（12）本公司为实施扩充计划的需要而设置扩建委员会时，对采购业务职责的规定，应依总经理室核定的为准。

采购作业管理规范

1　目的

为规范本企业的采购工作，使各相关人员有序可循，特制定本规范。

2　适用范围

适用于本企业所有物品的采购。

3　采购基本原则

采购部应善用公司整体的管理及资源能力，于适当时机，依请购单位需求，以适当的价格及其他如运费、售后服务、厂商关系等有关条件下，购入适当数量及适当品质与功能的标的。

4　采购程序

经授权批准人核签的请购单，除需补全说明者外，采购部应尽速凭此初选厂商、采购方式，和询价、比价、议价，及负责洽议有关的付款条件及交货日期等。

4.1　厂商对象的初选

采购部应从合格厂商名单中选定对象做进一步的报价及比、议价。

4.2　SWOT比较分析

采购部需会同使用部门或工程单位就重要采购案对各厂商作SWOT（Strengths，Weaknesses，Opportunities，Threats）比较分析，以供授权批准人参考。

4.3　采购方式

本公司常用的采购方式计有报价采购、比价采购、议价采购、询价现购、招标采购、定价采购及订购等，得视实际需求择一或混合方式执行采购业务，期使公司获得最大利益。

4.4　开放性采购

经常性请购项目，如原物料、办公设备、文具等，得依每季、半年或全年预估需求量，采用开放性采购方式采购后，再由需求单位视实际需要联络厂商交货。

4.5　规范确认

采购部需会同使用部门或工程单位依据厂商所提供的产品目录或样品，共同与适当的厂商讨论有关的工程规范，澄清疑虑，并确认签证，以便作为厂商报价及日后承做的依据。

4.6　询价、报价

除单一供应厂商或特殊理由外，采购部应依下表所列准则，洽请厂商报价。

4.7　比价、议价

采购部取得厂商报价后，应参考下列各款资料进行比价、议价。

（1）本公司或同业往昔采购价格资料及折扣额。

（2）其他竞争厂商的价格资料。

（3）市场行情、材料成本、工资成本及趸售物价指数。

（4）其他有助价值分析的资料。

4.8　公开招标、比价

采购部经理或上级主管需视个案需求，采用公开招标或公开比价，厂商须于规定时间内将报价单密封面交或邮寄采购部指定信箱中，厂务部门经理或上级主管得派员会同采购人员、稽核人员及其他有关人员公开开标比价。

4.9　价值分析

采购人员应就下列10项检核要点作价值分析，供比、议价参考。

（1）该项目的功能是否成就其价值。

（2）该项目的成本是否与其功能相称。

（3）是否该项目需要具备它所有的特性。

（4）是否有其他事物可胜于所需求的功用。

（5）是否能透过某种低成本的方法来制造有用的某部分。

（6）是否能找到可派上用场的标准化产品。

（7）该项目是否经由适当的机械或工具所整装完成。

（8）该项目的材料、人工及利润是否合理地反映其成本。

（9）是否有另外可靠的供应商能够以较低的价位提供该项目。

（10）是否有任何人以较低价位卖或买到该项目。（报价分析）

4.10　预算控制

采购部比、议价后，其议价后总金额超过原请购预算金额达15%，且为15万元（含）以上者，此请购单需退回原请购单位重行审核预算及需要性，同时采购会填写单据，退回使用单位参考，以请购变更作业程序取消请购或增加预算采购。

4.11　决标

原则上以最低价决标，若因品质、数量、交货时间、服务程度、供需关系维系或其他原因致未能选定最低标厂商时，采购人员或请购人须述明理由附于采购单上以供核签参考。经理级以上主管人员需视金额大小及重要性参与议价及决标过程。

4.12　群力小组

针对下列性质的采购案件，采购部人员或上级主管得会同其他相关部门邀请具有专才或经验人士组织群力小组共同拟订规范、寻求厂商、评估、比价、议价等，期使公司获得最大利益。

（1）大金额的采购案。

（2）重要或复杂采购案需专家或有经验人士共同解决者。

（3）采购人员未尽力或有对采购人员怀疑等负面意见时而欢迎有关人士共同参与的采购案。

4.13　紧急采购

因突发状况需争取时效的紧急采购，依请购权责核准后，立即将采购单面呈授权批准人核准后，尽速交与厂商及有关人员。

4.14　紧急采购管理

采购部应按月汇报各部门紧急采购次数供各部门经理参考以减少紧急采购。

4.15　开立采购单

除零星费用方式采购外，凡经议价、决标确定后，采购部应依已核签的请购单、已确定的价格及其他有关资料与条件输入电脑，开立采购单，并附齐有关资料供采购部经理审核及授权批准人批准后，寄交厂商及有关人员。采购单号码依年度由××0001起连续编号。

4.16　零星费用方式采购

凡议价后的总成交金额小于2000元的采购案，可免开立采购单，依请购单凭以采购、请款、付款。

4.17　采购核决权及授权批准人

采购核决权限及授权批准人详见董事长及公司核定的核决权限表。

4.18　采购单

采购单格式共计五联。

第一联：供采购部留存。

第二联：供财务部门凭以做账。

第三联：供厂商留存。

第四联：供厂商回联确认。

第五联：供申请人留存。

4.19　订立罚则

采购部应视个案情况与厂商订立罚则，预防延迟交货，以免影响公司权益。

计划部采购外协过程控制程序

1　目的

根据研究所产品生产特点，规范制造部、开发部、总师办产品研发、生产工作程序，确保产品生产任务的完成；规范人力资源部、质量部等辅助部门的日常采购工作；适应研究所产品的发展需要，满足客户需求。

2　适用范围

适用于研究所产品开发、生产过程中成品、半成品的采购，和部件、整机外协加工，及日常办公用品的采购、外协、检验、试验、交付等工作。

3　相关文件

3.1　不合格品控制程序。

3.2　产品的监视和测量控制程序。

3.3　外购、外协件的进料检验流程。

3.4　外协质量控制管理规定。

4　计划部采购与外协主管的工作职责

4.1　负责统一管理研究所外协与采购工作的制度编制。

4.2　负责供应商的开发计划及实施。

4.3　负责外协与采购工作的规范性管理。

4.4　负责外协与采购工作的审查。

4.5　负责参与外协与采购人员的考核。

5　相关部门职责

5.1　开发部：作为产品研发过程的项目责任部门，负责提供产品设计阶段采购和外协产品的明细表，编制物料需求计划，及采购产品检验和验收标准、外协加工技术协议，对不合格品有判定权，参与供方的选择和评定。

5.2　工艺室：负责编制产品工艺预算、加工工艺流程、标准件采购明细表、外购件采购明细表，批产过程中对不合格品有判定权，参与供方的选择和评定。

5.3　质量部：负责采购产品的检验，编制产品质量控制计划，明确检验方法、计量器具、试验项目及内容，参与供方的选择和评定。

5.4　总师办：负责研究所内外技术问题的协调、把关，确认产品技术状态，参与供方的选择和评定。

5.5　财务部：负责采购成本控制，监督项目预算使用状况，参与供方的选择和评定。

6　合格供方开发、管理

计划部采购与外协主管负责研究所供应商的开发工作，制定供应商年度开发计划，并监督各部门执行。

6.1　相关部门职责如下。

（1）计划部：负责指导供应商开发工作，审核供应商承接产品制造能力的相关文件，签署供应商开发评审意见，并报总经理审批。

（2）制造部：负责供应商及供应渠道的开发，供应商企业规模、企业信誉、生产能力、交付能力等方面的审核。

（3）总师办：负责协作项目供应商资格的审查，协同开发部、工艺室审查供应商开发能力、生产工艺能力和水平。

（4）开发部：负责审查供应商开发能力以及产品二次研发能力。

（5）质量部：负责审查供应商的资质文件、质量体系管理、计量器具及设备。

（6）工艺室：负责审查供应商生产工艺能力、水平。

（7）财务部：负责审查供应商的财务状况、纳税人资格。

6.2　供应商开发需求。研究所××年度计划编制完成、批准后，计划部组织市场部、总师办、制造部、开发部、质量部、工艺室、人力资源部等相关部门确定供应商开发需求。

（1）各职能部门根据当年的生产、开发、部门建设、贸易计划、日常工作需求以及所内其他相关需求编制《供应商开发需求表》，提报至计划部主管汇总。

（2）计划部主管根据项目实施情况、研究所发展需求补充完善《供应商开发需求表》后，由计划部采购外协主管汇总。

（3）计划部采购外协主管根据《项目进度月总结》《项目进度年度总结》《供应商开发需求表》等相关文件确定各部门供应商需求情况，汇总报计划部经理审批。

（4）供应商开发需求确定后，计划部经理根据供应商资料库信息，综合各供应商的《生产任务月报》供应商考评结果、质量分析结果，确定实际需要开发的供应商目标、数量，报总经理审批。

6.3　供应商开发计划。

（1）计划部采购外协主管根据供应商开发需求，以及研究所内项目实施计划、内部建设计划，编制《××年度供应商开发计划》并报计划部经理、总经理审批。

（2）《××年度供应商开发计划》审批后，计划部采购外协主管负责将计划下发各部门采购外协主管。

（3）各部门采购外协主管根据《××年度供应商开发计划》编制部门内部供应商开发计划，并报计划部采购外协主管审批、存档。

6.4　供应商调查、评估。

（1）采购外协主管收集、筛选供应商信息，填写《供应商基本资料表》《供应商调查表》，报计划部采购外协主管。

（2）计划部采购外协主管认定供应商基本资格符合研究所要求后，采购外协主管组织质量、工艺、技术人员组成供应商考评小组，对供应商进行初步资质评定，包括供应商的设备配置、人员技能、生产加工能力、经营范围、过程参数和工作环境等的确认，并填写《供方质量保证能力评价表》报计划部、质量部存档。

（3）初步资质评定后，采购外协主管安排供应商进行首件或小批量试制工作，并将供应商提报的生产计划、产品报价等相关信息报至计划部采购外协主管。

（4）首件或小批量生产完成后，计划部采购外协主管组织总师办、开发部、工艺室、质量部、财务部等部门，对供应商进行全面评定，包括生产供货能力、质量保证体系、生产工艺水平、售后服务等，最终由计划部填写《供应商评分表》，将通过评审的合格供应商资料报总经理审批。

（5）审批后的合格供应商由计划部将供应商信息更新至研究所内供应商资料库中，实现资源共享。

7　采购与外协流程管理

研究所内各部门根据需求（××年度计划、部门内部建设、项目实施、日常生产办公需求等）提出采购计划、采购清单，经计划部、总经理审核后，各部门采购外协主管选择合格供应商，经过商务谈判确定标的物数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点及其他相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。

7.1　采购任务的分类。采购任务一般分为两种：常规采购和外协采购。

（1）常规采购：一般指成品半成品的采购工作，包括研究所内固定资产采购、低值易耗品采购等，主要依据计划部的任务单或日常办公、生产需要，多为计划形式的采购。

（2）外协采购：一般指项目产品整体外协或主要零部件外协加工，主要依据计划部项目任务书内容，采购周期相对比较长，与供应商签订采购合同，辅以技术协议、质量协议的形式进行的采购。

7.2　常规采购管理。

7.2.1　采购物料明细、采购计划的编制及签审。采购外协主管根据项目实施计划、原材料、标准件清单、外购件清单以及供应商报价编制采购计划。

（1）研发任务完成后，技术人员将产品生产所需原材料、外购件、标准件的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的设计栏中。

（2）工艺人员编制完工艺文件后，将原材料、标准件、辅料的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的工艺栏中。

（3）财务部库房管理人员负责盘点当前库存，并将结果填写入库房栏中。

（4）采购外协人员负责确定实际采购数量，进行市场调查、供应商的选择、询价、议价，并将相关信息填写入采购栏中。

（5）采购外协主管汇总相关信息后，结合项目实施计划，将到货时间、到货地点填写入采购栏中，由开发部、工艺室、项目负责人会签。

（6）采购物料明细、采购计划编制完成后，由计划部采购外协主管校核并报计划部、总经理审批。

7.2.2　采购合同的编制及签审。合同的编制及签审按研究所《甲方合同管理规定》（试行）中的相关规定执行。计划部采购外协主管审核的内容如下。

（1）合同供方全称填写清晰、准确，需是经过评审的合格供应商。特殊情况下，若需从《合格供方名录》以外的单位采购时，应由采购外协主管提出，经部门经理审核，征得计划部和质量部同意后，报研发项目负责人批注，此种情况填写《合格供方外采购审批表》。

（2）合同编号由计划部统一编制。

（3）签订地点原则上注明“北京××技术研究所”。

（4）标的物名称、规格、型号、数量、单价、总价填写清晰、准确，与采购物料明细对应。

（5）质量要求、技术标准原则上注明“以需方提供的图纸、双方签订的技术协议”或“国家标准及相关的行业标准”。

（6）供方对质量负责的条件与期限符合质量部及市场部的相关要求。

（7）交货地点和日期符合采购计划及项目实施计划的相关要求。

（8）运输方式与费用负担原则上注明“供方承担运输费用，运输方式不限，供方对运输过程中的质量负责”。

（9）包装要求与费用负担以质量部、市场部的相关要求为准，或注明“包装费用由供方承担，包装方式不限，供方对运输过程中的包装质量负责”。

（10）验收标准与提出异议期限符合质量协议的相关要求。

（11）结算方式原则上注明“货到验收合格供方开具全额增值税发票后，××日内结款”。

（12）违约责任按供需双方商务谈判的结果填写，原则上尽量保全研究所利益。

（13）解决纠纷方式原则上注明“本合同项下发生的争议，由双方当事人协商解决；协商或调解不成的，依法在需方所在地人民法院起诉解决”。

（14）合同生效日期原则上注明“自双方签字和盖章之日起生效”。

7.2.3　产品的检验与不合格品处理。产品的检验与不合格品处理按质量部相关文件及流程处理。退换货处理流程如下。

（1）采购人员在接货所检结束后，依据退换货标准和验收结果，确定退换货品，并清点、整理、记录，做好标识后送至库房保管、登记。

（2）采购人员负责填写退换货单据，所开的退货单一定要填写清楚退换货原因（后附所检记录）、数量等信息。

（3）退换货单一式五联，第一联当天寄给供应商，第二联、第三联同交货文件送公司财务部，第四联交供应商或由货运公司司机带回，第五联采购部门留底。

（4）采购人员应及时就退换货相关事宜与供应商沟通协调，并通知其办理退换货。如果是远距离采购，涉及运费问题，采购人员需在退货前与供应商交涉有关事宜。

（5）供应商接到退货通知后，至研究所取得退换货单，并凭退换货单至库房登记、取退货货品，经采购验收人员查验、登记后放行。如供应商接获通知10天仍未办理退换货手续者，则视放弃该退货品。

备注：有关退换货条款可写入双方长期合作协议中。

7.3　外协采购管理。

7.3.1　生产前准备。生产前准备要求采购外协主管完成四项工作：生产预算、生产计划、质量控制方案、加工工艺方案。采购外协主管根据产品特点，综合考虑外协厂家报价、市场行情，提报一个合理的生产预算，作为最终采购外协合同签订的依据。

采购外协主管在质量部、工艺室的配合下完成质量控制方案、加工工艺方案、外协厂家提供的生产计划，综合编制《项目生产策划》。

（1）生产预算。采购外协主管接到图纸后，两个工作日内将图纸下发到三家具有加工能力的合格外协厂家，并要求外协厂家在五个工作日内将产品报价以书面的形式上报，并与外协厂家协商最终的报价。有以下4点要求。

—采购外协主管在下发图纸的时候将产品《技术协议》《质量协议》《外协加工合同》一并发给外协厂家，以便外协厂家在统一的技术要求、质量要求、合同条款的基础上报价。

—采购外协主管要求外协厂家报价详细到零件级。

—外协厂家报价后，根据三家报价的不同，分析其报价的合理性，尤其是报价不同的地方，需要确定价格不同的原因：地域差异、加工工艺差别、加工设备差异等。

—采购外协人员确定三家报价后报制造部经理审批。

（2）生产计划。采购外协主管接到图纸后，两个工作日内将图纸下发到三家具有加工能力的合格外协厂家，并要求外协厂家在五个工作日内将生产计划以书面的形式上报，并与外协厂家协商最终的生产计划。有以下2点要求。

—生产计划要求明确产品加工流程，和每个工序用时，及外协厂家人员、设备、场地安排，以及外协厂家外加工、外采购工作安排。

—采购外协主管根据外协厂家上报的生产计划分析其合理性，尤其是生产计划有明显时间差别的工序，外协人员要和厂家协商差异产生的原因：人员限制、场地限制、加工设备限制、加工工艺限制等。

（3）质量控制方案。采购外协主管在拿到产品图纸后同时要求熟悉《产品制造验收条件》《综合试验大纲》《技术协议》《质量协议》。通过以上文件的学习了解研究所对产品的要求，掌握产品的使用条件、配套的产品质检标准、对接试验要求、批次检验内容、出厂检验内容。根据以上图纸、文件的学习，要求采购外协主管提报《质量控制方案》，要求报告中明确分析产品的质量难点。

—框架结构加工难点。

—对接尺寸加工难点。

《质量控制方案》的编写主要要求明确以下3点要求。

—重要尺寸的检验方式、检验手段、计量器具。

—外协厂家提供的检验场地、设备、工具。

—空间对接尺寸无法简单测定，采购外协主管需要协调开发部、工艺室以及外协厂家确定检验工装，将工装成本纳入外协成本，写入外协合同中，明确登记检验工装所有权归研究所。

（4）加工工艺方案。原则上采购外协人员不干涉外协厂家的加工工艺，只需要对重要零部件、对接尺寸保证等方面提出研究所工艺要求。采购外协主管根据工艺室提供的工艺文件、工艺流程、工艺要求以及外协厂家的加工能力编写加工工艺方案，要求如下。

—分析外协厂家的加工能力。

—分析重点零部件、对接尺寸保证加工方法。

—分析外协厂家的配套供应商、外协厂家的供货能力。

7.3.2　外协厂家的确定。制造部会同计划部、质量部、开发部、市场部等部门协商确定外协厂家。由制造部采购外协主管提报相关部门三个厂家的报价、生产计划及近期承揽项目完成情况、生产能力以及现承揽的项目、可以投入本次外协生产的能力等情况。质量部提报三个厂家近期外协质量情况。计划部、市场部明确进度要求。综合以上情况，各部门协商确定最终承揽外协厂家。

7.3.3　采购合同的编制及签审。合同的编制及签审按研究所《甲方合同管理规定》中的相关规定执行。

7.3.4　项目实施过程中的进度、质量控制。

（1）产品加工过程中，采购外协人员通过电话、传真等方式随时与外协厂家保持沟通，根据厂家提报的生产计划节点，每个节点前二天与厂家沟通确认进度。

（2）样机、首件、批产过程、所检等重要节点，采购外协主管及时与计划部、质量部、开发部、工艺室等部门沟通，确定到厂检验时间、检验人员等信息，并与外协厂家明确配合的工作内容。

（3）产品加工制造过程中，如遇质量、技术问题，经确认需要修改图纸、技术文件、工艺文件、质量文件的情况，由采购外协主管与外协厂家沟通，并以“信息反馈单”的形式反馈到开发部、工艺室、质量部，并由相关部门给出明确答复后，通知外协厂家整改。

7.3.5　产品的检验与不合格品处理。产品的检验与不合格品处理按质量部相关文件及流程处理。

7.3.6　生产总结。样机、首件生产完成后由采购主管编写《生产总结》，详细描述生产任务来源、生产组织情况、产品技术要求、加工工艺要求、生产准备情况、生产过程中的控制、物资采购情况、检验试验结果，以备产品转入批产阶段控制技术状态。批产任务完成后由采购外协主管编写《生产总结》，以备召开评审会议、出厂质量评审会议。

采购作业管理细则

1　采购部门的划分

1.1　内购：由国内采购部门负责办理。

1.2　外购：由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。

1.3　总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价；专案用料，必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

2　采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。

2.1　集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。

2.2　长期报价采购：凡经常性使用，且耗量大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。

3　采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

4　国内采购作业处理

4.1　询价、比价、议价。

（1）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

（2）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品的，采购经办人员应出具证明资料并在“请购单”上予以证明，经主管核发，先会同使用部门或请购部门签注意见后再呈核。

（3）属于买卖惯例超交者（如最高采购量超过请购量），采购经办人员在议价后，应在“请购单”的“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

（4）对厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方式向厂商议价。

（5）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到“请购单”后，按一般采购程序优先办理。

（6）“试车检验”的采购条件：采购经办人员应在“请购单”上证明与厂商议定的付款条件后呈核。

4.2　呈核及核决。

（1）采购经办人员询价完成后，在“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。

（2）采购核决权限见下表。

4.3　订购。

（1）采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

（2）若属分批交货者，采购经办人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。

（3）采购经办人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

4.4　进度控制及事务联系。

（1）国内采购部门应分询价、订购、进货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。

（2）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明异常原因及预定完成日期，经呈主管核准后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

4.5　整理付款。

（1）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应在“收料单”加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，在翌日前由主管核章后送会计部门，会计部门应在结账前办妥付款手续。如为分批收料“请购单（内购）”的会计联须在第一批收料后送会计部门。

（2）内购材料须待试车检验的，已订立合同部分，依合同规定办理付款；未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件贴现付款。

（3）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

（4）超交应经主管核实始得依照实收数进行整理付款，否则仅依订货数付款。

5　国外采购作业处理（含进口事务、关务）

5.1　询价、比价、议价。

（1）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应商资料，参考市场行情及过去的价格记录，以电话或传真方式进行询价作业，除因特殊情况（独家制造或代理等原因）应在“请购单（外购）”注明外，原则上应向供应厂商询价、比价或经分析后议价。

（2）请购的材料规格较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规格并签注意见后，会请采购部门确认。

5.2　呈核及核决。

（1）比价、议价完成后，外购部分应填制“请购单（外购）”，拟订“预定厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核准权限核决。

（2）核决权限。

● 采购金额以总价折合在 元（含）以下的由经理核决。

● 采购金额以总价折合超过 元以上的由总经理核决。

（3）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核，但若更改后的核决权限低于原核准权限时仍应由原核决主管核决。

5.3　订购与合同。

（1）“请购单（外购）”经核决送外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。

（2）需与供应厂商签订长期合同的，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。

5.4　进度控制及异常处理。

（1）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。

（2）外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

（3）外购部门在外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”，证明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

5.5　进口签证前“请购单（外购）”核准后的专案申请。

（1）专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部应准备全部文件申请核发“进口许可证”。

（2）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应在申请“进口许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位，向政府机关申请核准进口。

5.6　进口签证。外购材料订购后，外购部门应即检查“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国贸局办理签证，并在“进口许可证”核准时通知外购部门。

5.7　进口保险。

（1）FOB、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”在外购部门指示的保险范围办理进口保险。

（2）进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭此联络该公证行办理公证。

5.8　进口船务。

（1）FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）在接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”，并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司，以便进口货品可机动选择船只装运。

（2）进口单位（船务经办人员）应将所选定的船运公司或承揽商品名称提供给进口结汇经办人员，在“信用证开出申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。

（3）如因输出口岸偏僻或因使用部门的急需，为避免到货延误，外购部门应在“请购单（外购）”上注明，避免在信用证上指定船运公司，而应委托发货人代为安排装船为妥。

5.9　进口结汇。进口单位应依“请购单（外购）”标示的“颁发信用证日期”办理结汇，并在信用证（L/C）开出后以“开发L/C，快报”通知外购部联络供应厂商。

5.10　税务。

（1）免货物税及“工业用证明”的申请：进口的货品可申请免货物税者，外购部门应在“进口许可证”核准后，检查必需文件，向有关部门申请，经取得核准后向海关申请免货物税。

（2）专案进口税预估及分期缴税的申请办理：外购部门应在进口前检查有关文件，凭此向海关申请税款预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。

5.11　进口许可证、信用证的修改。供应商要求修改“进口许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、进口许可证修改申请书”，经呈核后，检查修改申请文件送进口事务科办理。

5.12　装船通知及提货文件的提供。

（1）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”，分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。

（2）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检查“进口许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。

（3）提货背书办妥后，外购部门应检查“进口许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。

（4）管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后，检查必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。

5.13　进口报关。

（1）关务部门收到“收购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”，连同报关文件委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。

（2）不结汇进口物品，进口单位应在接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会同外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。若是无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单”（含“外购收料单”）通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门在联络单签收后，送外购部门处理。

（3）关税缴纳前，进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。

（4）海关估税的税率若与进口单位估列的不相符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，在海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应在“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。

（5）税款记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”在报关时检查必需文件办理记账，并将记账情况记入“税款记账额度记录表”及“税款记账额度控制表”。

（6）船边提货的进口材料，进口单位应在货物抵港时办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时即时办理提货。

5.14　报关进度控制。关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。

5.15　公证。

（1）各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口单位材料进港时，会同公证行前往公证。

（2）外购材料时验关或到厂后发现短损而合乎索赔条件的，进口单位应在接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。

（3）进口货品办理公证，进口单位应在公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。

5.16　退汇。

（1）外购部门依进口材料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能性，应在提供报关文件时提示进口单位，并在进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“进口许可证”送进口事务处办理退汇。

（2）退汇金额较大，但信用证未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用证正本，送进口单位办理退汇。

5.17　索赔。

（1）外购部门接到收货异常报告（“材料检验报告表”或“公证报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”，连同索赔资料交索赔经办部门办理。

（2）以船运公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。

（3）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。

5.18　退货或退换。

（1）外购材料须退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。

（2）复运出、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其进出口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。

（3）退换的材料进口时依本细则有关规则办理。

6　价格复核与市场行情资料提供

6.1　采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

6.2　采购部门应就企业内部公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。

7　质量复核

采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验等）。

8　异常处理

审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反映处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。

采购作业流程规范

1　目的

为规范采购作业流程，特制定本规范。

2　适用范围

适用于本公司各项物品的采购。

3　作业流程与要点

3.1　采购作业流程

3.2　作业要点

3.2.1　采购案接件。

（1）核对请购单上所填的资料是否齐全。

（2）请购规格描述是否明确。

3.2.2　规格审查。

（1）依报价厂商寄回的资料，符合规定的报价单，按报价总金额输入电脑建档。

（2）报价不全的厂商，传真厂商要求补齐。

（3）临近截止日，由电脑依报价金额高低顺序列印“厂商报价次序表”，经审核合格的厂商，施行议价作业。

3.2.3　询价作业。

（1）内购案件由采购部门依采购案件资料寄合格厂商报价。

（2）外购案件应直接向国外制造商或供应商询价，若透过国内代理商报价者，应要求代理商转送国外制造商或供应商原始报价资料。

（3）要求厂商于报价期限内提出报价，以确保采购作业的时效及公平性。

（4）若厂商报价规格与请购规格不同，但经确认仍可符合要求者，或会签时请购部门主动修改请购规格时，采购部门依确认或修改后的规格，重新办理询价。

3.2.4　开标作业。

（1）厂商报价寄回后，依报价信封上的报价截止日期分别将“报价单”投入开标专用箱，进行开标作业。

（2）开标后将所有报价厂商的名称及价格填于“比价记事表”，并送采购部门研判决采购与否。

3.2.5　议价及决标作业。

（1）议价系以最具竞争力的厂商为优先，先分析报价内容，参考采购记录基准，同时考量市场涨跌因素及采购量多寡，拟订议价方式及议价幅度，呈核决主管批示后，交由采购人员办理。

（2）议价时应以传真方式办理。

（3）议价结果与目标相近的，可直接呈报核决；差异大的，应与采购主管研商，转向次低标议价或由采购主管直接与厂商交涉。

（4）采购案件核决后，应即通知得标厂商，以确保交易条件及交期。

3.2.6　会签作业。

（1）“请购单”上注明有需会签者，应将厂商的报价资料送请购部门会签。

（2）若厂商提供替代品或其报价规格须经请购部门确认者，采购部门应检附资料或样品，会请购部门确认后，再行议价。

（3）报价金额20000元以下由采购组长核签。

（4）报价金额20001～300000元须送请购部门的最高主管会签。

（5）报价金额300001～500000元由采购部最高主管核签后，须送请购部门的最高主管会签。

（6）报价金额20001元以上的采购案件均需送由资材组审核。

3.2.7　订购作业。

（1）采购人员询议价后，应详填询议价资料，并拟订订购厂商，依采购核决权限办理呈核。

（2）经呈准订购的案件，开列“订购通知单”，寄发厂商订购。

（3）需预付定金及保固的案件，应订立“买卖合约书”，并取得厂商等值的担保品。

（4）订购后采购部门应将“请（采）购单”连同最终订购厂商的资料寄送收料部门办理收料及验收作业。 52gRujNr2HcANUbW44QLl9/5SnBed/KM0Jr9VMJm5W+PaNGb67LTibBQ59PhHhSW