会议是传达公司经营理念并使公司目标协调一致、传达决策者信念、集思广益共同解决问题与应对危机、寻求创意突破经营盲点、检讨改进缺失、达成告知功能的复合型工具。
OKR的日常管理可以通过定期会议的方式进行。会议可以提高员工重视度,让员工形成良好的工作习惯,形成开放坦率、有建设性的沟通氛围。OKR会议通常表现为以下几种形式:共识会、洋葱会、复盘会。
共识会:一般在季度初召开。可以是全员参加,也可以只有管理层参加。会议的流程为:由CEO描述愿景和战略,然后众人在这个基础上分组讨论,或分别阐述确定出OKR。
洋葱会:定期检查,必要时做出调整。它是一周或一月一次的迭代会议。洋葱会需要实时更新KR进度,讨论当前遇到的问题、出现问题的原因,需要的支持,下一步的计划。
复盘会:是整个实施周期的结尾,一般在季度末或下季度初召开。主要内容是由OKR的每个负责人阐述回顾整个过程,包括目标整体完成情况、为完成目标采取的行动、遇到了什么问题、最终的结果、经验和教训、下一步的建议,以及给自己的打分。
旭辉集团在推广OKR的过程中,牢牢把握住会议的作用,采用多种会议(读书分享会、培训会、共识会、复盘会、回顾会、奖励会)导入并迭代OKR。
OKR会议是OKR推广小组了解OKR进展的关键渠道,一方面可以深入了解OKR的推行效果,为出现的问题和困难及时提供建议和解决方案,通过教练辅导保障OKR制定的有效性和OKR会议的效果;另一方面,在旁听与会议互动的过程中收集更多不同场景的需求,并通过及时反馈不断优化用户体验。
例如:在共识会上发现OKR的对齐不足、横向沟通互动少的问题,在下次共识会上就可以提前预留10分钟,通过要求所有参会人员现场默读并在线点评其他参会人员OKR的方式,促进对齐沟通,并要求会议正式开始后陈述人对他人的点评进行反馈。
在回顾会上发现部分参会人把OKR回顾当作工作汇报,面面俱到,在下次回顾会上就可以强调陈述人必须聚焦重点,仅陈述关键风险点和协同需求,并严格控制发言时间。
在复盘会上发现参会人希望更多地展现“亮点”,自评偏乐观,在下次复盘会上就可以要求复盘重点是反思不足或改进机会点,为下一阶段的OKR提供输入,同时如果与上级对齐的目标自评分有偏差,需要说明偏差原因。
OKR推广小组通过准确记录和跟进所有会议协同需求,能够发现部门之间的协同需求是否为闭环,如果答案为否,就可以在下一次会议上要求协同者对协同进展进行现场反馈,保障会议的延续性,营造互相协同的氛围。
通过集团高管和各部门的OKR会议实践,组织和每个员工的目标、实现目标的策略得到不断的澄清和对齐。过程中,每个参会人员都在持续应用和重复学习理解OKR方法,保持开放的学习心态,实现自我学习和成长。