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本章导读
会计可以说天天都要和凭证、账簿打交道。会计的主要工作内容可以用“算账、记账、报账”来概括，而会计人员完成以上的工作内容主要是通过收集票证、编制记账凭证、登录会计账簿来实现的。本章将介绍会计凭证与会计账簿的基础知识和填制规则。
本章将解决以下问题。
（1）什么是会计凭证？会计凭证包括哪些种类？
（2）会计凭证具有什么作用？
（3）会计凭证如何传递？
（4）会计凭证如何保管？
（5）什么是原始凭证？
（6）原始凭证包括哪些种类？
（7）如何填制原始凭证？
（8）什么是记账凭证？
（9）记账凭证包括哪些种类？
（10）如何填制记账凭证？
（11）什么是会计账簿？
（12）会计账簿有哪些种类？
（13）如何填制会计账簿？
（14）怎样更正错账？
会计凭证，简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任并作为登记账簿依据的书面证明。会计凭证有许多种，购货发票单、商品的发货单、材料的入库单等都是会计凭证。
会计凭证首先要由执行该项经济业务的有关人员进行填制或取得，然后交给有关部门进行审核，经过审核确认没有任何差错，再由审核人员签章后，才可以作为记账的依据。
会计凭证的填制和审核作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中有着十分重要的意义。会计凭证的作用如图3-1所示。
图3-1 会计凭证的作用
企业所使用的会计凭证种类繁多，其用途、性质、格式等因业务需要而具有多样性。按照填制程序和用途，会计凭证可分为原始凭证和记账凭证两大类，如图3-2所示。
图3-2 会计凭证的种类
以下列举了一些会计凭证的常见格式。
费用报销单的基本格式如图3-3所示。
图3-3 费用报销单的基本格式
增值税专用发票的基本格式如图3-4所示。
图3-4 增值税专用发票的基本格式
银行结算凭证，是收付款双方及银行办理银行转账结算的书面凭证。它是银行结算的重要组成内容，也是银行办理款项划拨、收付款单位和银行进行会计核算的依据。例如，银行汇票结算方式的结算凭证包括银行汇票委托书、银行汇票、银行汇票挂失电报等，商业汇票结算方式的结算凭证包括商业承兑汇票、银行承兑汇票、银行承兑汇票协议、贴现凭证等。尽管各种结算凭证的格式、联次和办理程序不同，其具体内容也有较大差别，但各种结算凭证的基本内容大致相同。
银行汇票的基本格式如图3-5所示。
图3-5 银行汇票的基本格式
收款凭证是根据现金和银行存款收取业务的原始凭证编制的、专门用来填列收款业务会计分录的记账凭证。收款凭证的常见格式如图3-6所示。
图3-6 收款凭证的常见格式
付款凭证是根据现金和银行存款付出业务的原始凭证编制的、专门用来填列付款业务会计分录的记账凭证。根据现金付出业务的原始凭证编制的付款凭证，称为现金付款凭证；根据银行存款付出业务的原始凭证编制的付款凭证，称为银行存款付款凭证。付款凭证既是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细分类账、总分类账的依据，也是出纳人员付出款项的依据。付款凭证的基本格式如图3-7所示。
图3-7 付款凭证的基本格式
转账凭证是根据转账业务（即不涉及现金和银行存款收付的各项业务）的原始凭证填制或汇总原始凭证填制的，用于填列转账业务会计分录的记账凭证。转账凭证是登记有关明细账与总分类账的依据。转账凭证的基本格式如图3-8所示。
图3-8 转账凭证的基本格式
原始凭证是在经济业务发生或完成以后取得或填制的，用以明确经济责任，载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。例如，各种报销单、发票、银行结算凭证等都是原始凭证。
记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按记账的要求归类整理而编制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。各种收款凭证、付款凭证、转账凭证等都属于记账凭证。
【小贴士】怎样根据会计业务的特点书写摘要
会计凭证中有关经济业务的内容的摘要必须真实。在填写摘要时，既要简明，又要全面、清楚，应以说明问题为主。写物要有品名、数量、单价；写事要有过程；银行结算凭证，要注明票据号码、去向；送存款项，要注明现金、票据类型等。遇有冲转业务，不应只写冲转，应写明冲转某年、某月、某日、某项经济业务和凭证号码，也不能只写对方科目。摘要应能够正确、完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉，切忌含糊不清。
1.会计凭证传递的作用
会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起到归档保管时止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务、明确经济责任、实行会计监督具有重要作用。
2.会计凭证如何传递
各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，其涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证的传递应考虑以下基本要求。
（1）会计凭证的传递路线，既要保证会计凭证经过必要的环节，以便有关部门（工作人员）进行处理和审核，又要尽量减少不必要的重复，以加快传递速度和提高工作效率。
（2）会计凭证的传递时间，要根据各个环节的工作内容和工作量，规定各种凭证在每个部门和业务环节停留的最长时间，以保证会计核算的及时性。
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求。
（1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。若确实无法取得证明，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
（2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位的会计部门负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
（4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时应在所属的记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。
（5）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。
原始凭证又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的原始凭证。它是载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。
原始凭证按照其取得来源可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务完成时从其他单位或个人处取得的原始凭证，如向外单位购货时由供货单位开出的购货发票等。自制原始凭证是由本单位经办业务人员在执行或完成某项经济业务时所填制的原始凭证。例如，单位仓库保管人员在验收材料入库时所填制的“收料单”，领用材料所填制的“领料单”，以及开给其他单位或个人发票的副联和单位发放工资编写的“工资单”等。
不同原始凭证填制的依据和方法也有所差别，大体上有以下两种情况：第一种是根据经济业务的执行情况直接填制；第二种是在经济业务完成之后，根据账簿记录对某项经济业务加以归类、整理而重新编制。
原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制，必须符合图3-9所示的基本要求。
图3-9 填制原始凭证的基本要求
记账凭证，又称记账凭单或分录凭证，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记会计账簿的直接依据。
记账凭证主要有两种分类方法：按照用途的不同，可分为专用记账凭证和通用记账凭证；按照所反映的经济业务内容的不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；按照填制方法的不同，可分为复式记账凭证和单式记账凭证。记账凭证具体的分类情况如图3-10所示。
图3-10 记账凭证的种类
填制记账凭证是会计核算的重要环节，记账凭证填制正确与否，关系到记账的真实性。填制时，必须满足下列要求。
（1）确定采用何种记账凭证。首先，应确定采用哪种格式的记账凭证。若企业规模大、收付款业务多，宜采用专用记账凭证；若企业规模小、业务少，宜采用通用记账凭证。其次，若采用专用记账凭证，在按照原始凭证填制记账凭证时，还要具体确定填制收、付、转哪一种专用记账凭证。
（2）必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。企业可以根据一张或若干张反映同一经济业务的原始凭证填制记账凭证，也可以把若干张反映同类经济业务的原始凭证进行汇总，根据汇总表填制记账凭证。对于调账、结账及更正错账等业务，一般没有原始凭证，但填制记账凭证时要做较为具体的说明或附有自制的计算单。
（3）填写记账凭证的日期。填写日期一般是会计人员填制记账凭证当天的日期，也可以根据管理需要，填制经济业务发生的日期或月末日期。
（4）填好摘要。摘要用于反映经济业务内容，填写的基本要求是真实准确、简明扼要。
（5）准确填写账户名称并正确反映借贷方向。
（6）金额的填写。记账凭证的金额必须与所附原始凭证的金额相符。填写金额时，阿拉伯数字要规范，写到格宽的二分之一处，并平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行。金额要写到分位，角、分位没数字也要填上“0”，角、分位的数字，要与元位数字平行，不得上下错开。
（7）记账凭证的签章。记账凭证填制完成后，要由有关人员签名或盖章，以示负责。
（8）填写记账凭证的编号。记账凭证编号必须连续，不得跳号、重号。在具体编号时，可采用统一编号和分类编号两种方法。统一编号较适用于通用记账凭证，即将全部凭证作为一类统一编号；分类编号较适用于专用记账凭证，采用该方法时，应将企业经济业务分为现金收付、银行存款收付和转账业务三类，分别起头，连续编号。
如果一笔经济业务需要填制两张以上的复式记账凭证，可采用“分数编号法”编号。如第15号记账凭证的经济业务需填制3张记账凭证，可分别编“转字第15-1/3号”“转字第15-2/3号”“转字第15-3/3号”。
（9）过账符号栏。在根据记账凭证登记有关账簿以后，在过账符号栏注明所记账簿的页数后打“√”，表示已登记入账，避免重记、漏记。在没有登账之前，该栏没有记录。
记账凭证是登记账簿的直接依据，为了保证账簿记录的正确性及整个会计信息的质量，记账前必须由专人对已编制的记账凭证进行认真、严格的审核。记账凭证审核的主要内容如图3-11所示。
图3-11 记账凭证审核的内容
会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、互有联系的若干账页组成的，以会计凭证为依据，对各项经济业务进行全面、系统、连续、分类的记录和核算的簿籍。
虽然账簿有很多种类，其所记录的经济内容也不尽相同，而且格式又多种多样，但各种账簿具备的一些基本要素是一致的，这些基本要素主要包括以下三项内容。
（1）封面。封面主要标明账簿名称，如总分类账、材料物资明细账、债权债务明细账等。
（2）扉页。扉页主要列明科目索引及账簿使用登记表。活页账、卡片账装订成册后，填列账簿使用登记表。
（3）账页。账页是账簿的主要内容，账页一般包括以下内容：账户名称，或称会计科目名称；登账日期栏；凭证种类和号数栏；摘要栏；借、贷方金额及余额栏；总页次和分账户页次。
会计账簿的主要分类如图3-12所示。
图3-12 会计账簿的分类
日记账是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿，它可以用来核算和监督某一类经济业务或全部经济业务的发生或完成情况。其中，用来记录全部经济业务的日记账称为普通日记账，用来记录某一类经济业务的日记账称为特种日记账。日记账应按顺序逐笔登记，最少每天登记一次。现金日记账的基本格式如图3-13所示。
图3-13 现金日记账的基本格式
分类账是用于登记各类经济业务增减变动及其余额的账簿。按总分类账户登记的账簿，称为“总分类账”；按明细分类账户登记的账簿，称为“明细分类账”。
总分类账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的会计核算资料，是编制财务报表的主要依据。任何单位都必须设置总分类账。总分类账的基本格式如图3-14所示。
图3-14 总分类账的基本格式
明细分类账是按照明细分类账户进行分类登记的账簿，其是根据单位开展经济管理的需要，对经济业务的详细内容进行的会计核算，是对总分类账进行的补充反映。明细分类账的基本格式如图3-15所示。
图3-15 明细分类账的基本格式
备查簿是指对一些在日记账和分类账中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，对日记账和分类账起补充作用。相对于日记账和分类账这两种主要账簿而言，备查簿属于辅助性账簿，它可以为经营管理提供参考资料，如委托加工材料登记簿、租入固定资产登记簿等。
三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿的格式。三栏式账簿的基本格式如图3-16所示。
图3-16 三栏式账簿的基本格式
多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目——借方和贷方，按需要分设若干栏的账簿。多栏式账簿的基本格式如图3-17所示。
图3-17 多栏式账簿的基本格式
数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。它是指采用数量和金额双重记录的账簿。原材料账户和库存商品账户等一般采用数量金额式账簿格式。数量金额式账簿的基本格式如图3-18所示。
图3-18 数量金额式账簿的基本格式
订本账是在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。其优点是可以防止页的散失和非法抽换；其缺点是不便于分工记账，也不能根据记账需要增减账页。
活页账是把账页装订在账夹内，可以随时增添或取出账页的账簿。其优点是可以根据需要增添或重新排列账页，并且可以组织同时分工记账；其缺点是账页容易丢失和被抽换。采用活页账，平时应按账页顺序编号，并在会计期末装订成册。装订完毕后，应按实际账页数顺序编号并加目录。这种账簿主要用于一般的明细分类账。
卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，可以根据需要随时增添账页的账簿。在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式，也有少数企业在材料核算中使用材料卡片账。
设置和登记账簿，是编制财务报表的基础，也是连接会计凭证与财务报表的中间环节。设置和登记账簿的作用如图3-19所示。
图3-19 设置和登记账簿的作用
账簿是储存数据资料的重要会计档案，登记账簿要由专人负责。为了保证账簿记录的严肃性和合法性，明确记账责任，保证资料完整，在启用账簿时，应在“账簿启用和经管人员一览表”中详细记载单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿页数、启用日期，并加盖单位公章，经管人员（包括企业负责人、主管会计、复核和记账人员等）均应登记姓名并加盖印章。
启用订本式账簿，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账页顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，另加目录，记明每个账户的名称和页次。
会计人员应根据审核无误的会计凭证及时地登记会计账簿。对于总账，要按照各单位所选用的会计核算组织形式来确定登账的具体时间；而对于各种明细账，要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记，也可以定期（三天或五天）登记。登记账簿一般应满足以下要求。
（1）登记账簿必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔书写。各种账簿归档保管时间一般在1年以上，有些关系到重要经济资料的账簿，则要长期保管，因此，要求账簿记录清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。
（2）登记会计账簿时，应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项登记。登记完毕后，记账人员要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的标记（如打“√”等），表示已经登记入账，以避免重记或漏记。
（3）各种账簿应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水画对角线注销，注明“此行空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签章。
（4）账簿中的文字或数字不能顶格书写，一般应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。
（5）记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销、冲减或表示负数。
（6）对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄，应采用正确的错账更正方法进行更正。
（7）各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“过次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。“过次页”的本页合计数的计算，一般分以下三种情况。
①需要结出本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如“账结法”下的各损益类账户等。
②需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如“本年利润”账户和“表结法”下的各损益类账户。
③既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页，如债权债务结算类账户、“实收资本”等资本类账户和“原材料”等财产物资类账户等。
【小贴士】在会计处理中，什么情况下可以使用红色墨水
在会计处理中，发生以下情况时可以使用红色墨水：
①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向，在余额栏内登记负数余额。
在根据审核后的原始凭证和记账凭证登记账簿的过程中，由于种种原因，不可避免地会发生各种各样的错误。在查找出错账时，为了防止非法改账，应按规定的方法进行更正。更正错账的方法主要有以下三种。
1.划线更正法
划线更正法，又称红线更正法。这种方法主要适用于：在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误。
划线更正法的具体操作方法是：将错误的文字或数字用一条红色横线予以注销，但必须使原有文字或数字清晰可认，以备查阅；然后，在划线文字或数字的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行，并由更正人员在更正处签章，以明确责任。
采用这种方法更正错账时应注意：对于文字差错，只划去错误的文字，并相应地予以更正，而不必将全部文字划去；对于数字差错，应将错误的数额全部划去，而不能只划去错误数额中的个别数字。例如，将“1343”误记为“1334”，应在“1334”上划一条红线（不能只划其中的“34”），然后在“1334”的上方填写正确的数字“1343”。
2.红字更正法
红字更正法，又称红字冲销法。它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况。
（1）根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。更正的方法是：首先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录；然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。
（2）根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。更正的方法是：根据多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记金额。
采用红字更正法更正金额多记错误记录时应注意：不得以蓝字填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。例如，借记“库存现金”科目，贷记“其他应收款”科目，如用蓝字填制，则可能反映的是企业收取某职工的欠款的业务，并不反映对错误账簿记录的更正内容。
3.补充登记法
补充登记法，也称蓝字补记法。这种方法主要适用于：根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额并据以登记入账。
出现以上错误情况时应采用补充登记法予以更正。更正的方法是：根据少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账，以补足少记的金额。