03　向时间管理要效益

虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。

——戴维·艾伦

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荐语

在当今这个节奏快、压力大的生活环境中，时间管理、效率提高是每个人都在思考和探索的事情。时间对于每个人都是公平的，有的人终日忙忙碌碌，却无成效；有的人井井有条，即使工作繁重也气定神闲，并且还能取得不错的成绩。

为什么有的人效率高，而有的人效率低呢？史蒂芬·柯维（Stephen Covey）曾提出“四象限法则”的时间管理理论，用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类：重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。他告诫我们，要少做不重要也不紧急的事，优先做重要且紧急的事，给重要但不紧急的事情留出足够的时间，这样才有可能让重要而紧急的事逐渐减少。

如果一个人整天都在做不重要也不紧急的事，那他的人生终将碌碌无为。如果总是在做不重要而很紧急的事，虽然看起来很忙，但是没有什么成效，对于这类事，要想办法委托给别人做或者尽量少做。如果重要且紧急的事做得太多，压力就会倍增，难免“忙中出错”。重要但不紧急的事，比如学习、战略规划、培养下属成长，如果长期不顾不管，它们慢慢就会变成重要且紧急的事。

这个时间管理理论被广泛认同，但在长期的实践过程中，并不总是奏效。《搞定》（ Getting Things Done ）这本书提供了一种操作性更强的时间管理方法，由其英文书名首字母组合而成的“GTD”也成了一个时间管理的专有名词，它代表作者戴维·艾伦（David Allen）式目标时间管理法。这种方法可以让你达到自己想象中的一种最佳状态： 虽然每天事务缠身，却仍然能够头脑清醒，轻松自如地控制和处理一切。

心无杂念，安于当下

为什么很多人虽然懂了时间管理的道理，却依旧无法管理好自己的时间呢？因为尽管知道重要且紧急的事需要做，但总是无法集中注意力。比如，我给自己留出完整的两个小时做某项计划，但总是定不下心来，不是想着下午有个重要的谈判，就是想着晚上还要讲课，这些都是紧急的工作。结果心里烦躁，也没办法安心准备那项计划。很不幸，这就是现在很多人生活和工作的状态——心不在焉。你的心并没有放在你所做的这件事上。

孟子曰：“学问之道无他，求其放心而已矣。”所谓放心，即找回失去的本心，放在专注的事情上，这就是学问之道。在《搞定》中，作者的很多观点与中国至高的时间管理智慧不谋而合。比如，庄子曰：“至人之用心若镜。”意思是至人的心像镜子一样，事情来了在面前自然显现，事情走了心也清空了。老子让我们学习婴儿，很小的孩子刚刚还难过得掉眼泪，一扭头，还挂着两行泪水就可以全身心地投入到眼下的玩耍中去了，待会儿要是想起来，接着哭，哭完之后又可以很投入地玩耍。这才是专心致志的人工作时应有的状态：尽管下午有一个严肃的谈判，晚上还有一堂重要的课，但也不影响我把当下的工作做好。

中国古代哲学的时间管理智慧是需要很长时间去修炼的。王阳明是这一理念修行的集大成者，他提出的办法是知行合一，你的心心念念都在你所做的事情上，才叫真正的知行合一，这也是佛教中所说的正念。

适度反应

空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘，池塘中的水会有什么反应呢？根据投石的重量、速度、角度，可能激起一片涟漪，也可能溅起水花，然后归于平静。池水既不会反应过激，也不会置之不理。空手道用这种方法告诉我们： 对于外在事物的反应要适度，既不能没有反应，也不能反应过度。 我们之所以要学习水，就是因为水具有这种德行：让它动的时候它能够有反应，可立刻又恢复平静。 在生活和工作中，任何造成你反应过度或者反应不足的事情都可能反过来控制你。 什么叫反应过度？就是有的事本来没那么严重，但你表现出过多的焦虑，这种焦虑就会反过来控制你，让你在那一刻什么事情都做不了。有的事不至于让你那么生气，但是你气得一下午都不想说话，晚上吃不下饭，夜里睡不着觉，生气就已经控制住你了。什么叫反应不足？有的事你早就该处理，早点处理就没事了，但因为你懒、拖延，到最后，事情变得很严重，它会反过来控制你。

任何造成你反应过度或者反应不足的事都有可能反过来控制你。很多人对一些事情不是过分关注，就是不屑一顾，而没法做到心如止水。孔子提倡的中庸是一种大智慧。怎样才能做到适度呢？

《搞定》的作者在20多年的培训生涯当中，发现了一个极为普遍的情况：由于人们对自己做出的承诺或者承担的义务管理不当，他们承受着重重的压力和折磨，如果能够学会对生活中悬而未决的问题加以控制，就可以有效地缓解压力。所谓悬而未决的事，就是那些能够经常唤醒你模糊记忆的事情。其实困扰我们的不是这件事情本身，而是未完成的事情给你带来的无形压力。你总要在心里分出一部分精力惦记着那件事，这会导致你眼下所做的事效果打折扣。

东方哲学会告诉你，忘掉脑海中的那件事，只处理眼下的事，但要做到很难。西方人的方法是给你做一个工作篮，里面装着待处理的事，你只要把未处理的事扔进这个工作篮里，然后一件接着一件地处理就好了。现在有了智能手机，通常都自带日程表，你可以把自己要做的事记录在日程表中。比如周三下午2点到4点要进行一个谈判，那么在周二上午10点到12点，要腾出时间来为这个谈判做准备。当你记下了这件事情，同时记下了它的准备时间，你就可以把它从记忆区删除了，你的精力只需要放在眼下该处理的事上即可。到了计划时间，你再认认真真完成既定的安排。用这种方式来规划工作和生活，你会发现自己的心平静了很多，思绪也不会飘浮不定。这就是工作篮的原理，当然，《搞定》中有一系列方法来帮我们把这个工作篮做得更好。

自下而上的行动管理

一般观点认为，最恰当的做事方式是首先确定个人或者公司的总体目标，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施细节上。但是多年的观察经验告诉我们： 自下而上的方法其实更具实用价值，也就是从你当前任务的最底层入手。

设想一个场景，你穿着一件宽大的泳衣走到游泳池，这件宽大的泳衣一进水里就松了，随时可能会掉。这时候眼睛紧紧地盯着远处的那个目标是没用的，因为你的手里还要提着泳衣防止它掉下去。所以，与其整天盯着那个远处的目标，不如先给自己换一件合适的泳衣。先把自己身边的小事处理好，才有可能全身心去为未来的目标服务，所以行动管理最重要的技巧是把一切事物赶出你的大脑。在实际行动中，要尽量让自己凭直觉去挑选执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉。

对同一件事情不需要进行两次相同的思考，我们经常会反复地思考同一件事情，你要把自己的大脑处理成一种CPU和内存的关系。CPU不负责存储，把存储全部交给内存。需要运算什么，从内存中调出来，用CPU来处理，处理完之后再把它丢回到内存中去。所以，清空你的大脑意味着你要把一些事情放到你的智能手机或者日程表里，这时候你的大脑就只负责处理眼下的事情了。 不要费脑子去反复地思量同一件事情，因为你在反复思量那件事情的时候，其实那件事并没有推进，这是自下而上的行动管理。

五步骤高效管理时间

准备阶段：触发扳机

在进入工作状态之前需要做一些准备工作，比如，给自己安排一张舒服的桌子，周围放一些自己喜欢的书或者一台笔记本电脑。为自己营造一个愉悦舒适的氛围，然后给自己一个触发扳机，这个概念在《瞬变》中提到过：希望养成一个习惯，最好是给自己一个行动触发扳机。

这个行动触发扳机有什么好处呢？比如，这张桌子的布置风格环境都是我喜欢的，我坐在这里就可以安心地写作，或者安心地打字、专心地画画，干什么都可以。所以画家需要一间画室、一块画板、一张大桌子，我们需要一个让自己安心的办公区和一张准备好的办公桌，建议不要跟别人共享，包括家人。如果有旁人在，你本来想去工作，结果看见地方被占了，心里就默默地放弃了，想“今天就算了吧”，于是这段时间又被你浪费了。

除了给自己准备一个精心布置的工作区以外，还要给自己准备一个移动的工作区，这是随着时代发展，我们生活方式改变后需要开发出的另一个时间管理方法。出于工作和生活的原因，很多时候我们都需要乘坐飞机、火车去另一个城市，频率变得越来越高，你可以让自己在移动的区域里腾出时间来处理公务或者看书。飞机上很安静，没有人跟你说话，手机也不能用，这个时候排遣无聊的最好方法就是看书。每次我出差都会带两本书，飞过去看一本，飞回来看一本。因为没有人打扰，所以效率往往很高。当你给自己准备好工作区以后，就要提醒自己提高工作效率。

收集数据：引起我们注意的事物和信息

收集数据是指收集一切引起我们注意的事物和信息，无论大小、轻重缓急。收集的数据包括两个方面：一是外在的数据收集工作，二是内在的数据收集工作。

外在的数据收集工作包括搜索你周围的环境，从你的办公桌开始，扩展到你的抽屉、柜子等，这些地方要保持清爽干净，不要有冗余的堆积，庞杂的东西会形成干扰。内在的数据收集是指搜索那些仍然存储在你脑海当中的事情。有的人认为时间管理就是管理工作上的事情，比如“要跟张总见面”“要跟小刘谈一谈”“要去签个合同”……他虽然有很多事情要做，但并不代表效率高。他很可能因为儿子在学校打架、老婆要求添置新家具等家长里短的事情而心烦意乱，无法高效完成工作上的事。其实这种想法是有偏差的，教养孩子、关心另一半、照顾父母、帮衬朋友，等等，这些都是人生的一部分，你为人生中重要的事情烦心，本身就是不对的。事实上，处理这些事情的时间可能没有你想的那么多，但是一直拖着不处理就会造成你和他人情绪上的变化，导致你对这些事变得更加敏感。因此，这种工作之外的数据也需要收集起来。

戴维·艾伦建议我们拿出一张纸写下要处理的事情。一张纸就写一件事，处理完这张纸上的事情之后，就可以在下面空白的地方写下你处理的方法和过程，这张纸就可以存档了。如果事情不重要，你可以做完后把它撕掉。当你把所有的事全部都用纸或手机App记下之后，你的搜集工作就做完了。

处理阶段：清空工作篮

处理阶段的任务就是清空工作篮，在这个阶段，你需要对收集的所有信息进行处理。彻底地清空你的工作篮，这并不意味着完成你收集到的所有工作， 因为你所收集的工作未必一定都要由你来完成， 但是你必须处理它们。

处理阶段有三个基本原则：

第一，先处理工作篮中最上面的事情，就是比较着急的事情。 比如，老婆让你买家具，如果再不买的话她就要生气了，你就得赶紧把这件事情处理了，其实打个电话或者去淘宝买就好了。

第二，一次只做一件事。 这是一个特别重要的建议，我们经常一件事做到一半，就搁在一旁去做另一件事，没等做完，又搁在一旁。这样会导致很多事你都只做到一半就忘了，下次启动又得从头开始做。这种方式费时又费力，所以一次就做一件事。

第三，不要把事务再次放回工作篮。 在处理事务的过程中，你可能会面临一个问题：某件事情处理到这一步没结束，但是不知道下一步该如何行动。这时候有三种情况，如果能够找到具体的下一步行动，那么你就需要权衡是立即执行把它完成，还是指派他人完成，或者是延迟处理。在不得已的时候，我们才会延迟处理。能够立即完成的就立即完成，如果能够指派他人完成就指派他人来做。如果是延迟处理，你就需要在工作篮中记录下来。

工作篮中有一些内容是不需要采取行动的，此时你需要对它们进行分辨。如果这件事现在根本决策不了，三年后再说，那么就把它扔在一边，或者这件事只能作为参考资料收集起来。这样工作篮中需要处理的事务就会逐渐减少，可以想象一下，你有一个工作篮，里边放了很多件事，做完一件拿走一件，做完一件归档一件……你的工作就会变得越来越少，你的生活也会变得越来越高效。

组织整理：建立好一个清单

从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情，戴维·艾伦把它们大概分成七类：项目清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、下一步的行动清单、等待清单、参考资料和“将来、也许”清单。保持这些类别之间的界限分明，是整个组织整理工作中非常重要的一部分。除了坚持对个人系统进行详细清晰的分类之外，还要关注建立和使用核查清单，它可以帮助你关注项目事件、爱好、职责等领域中可能出现的各种潜在问题。通常情况下，团队或公司内部组织的这种咨询活动最终会形成一份极具参考价值的核查清单，其中包含了对日后面试新人和培训员工的一些重点方向。

管理一个团队或一个组织，并希望这个组织能够同步往前推动。这种管理方式比管理一个工作篮要复杂得多，你需要有七类时间，并且将这七类时间分门别类地管好，这样才能看到整个团队在向前不断地推动。《哈佛商学院最受欢迎的领导课》中有一个很重要的概念：当一个团队有了 共同的愿景 之后，最重要的行动就是确定 关键要务 ，只有团队中的每一个人都知道自己这个岗位的关键要务，并且能够通过推动这个关键要务来达成 关键指标 ，才能够保证我们实现最终的愿景。

组织整理的这一部分，其实跟关键要务是有关系的，戴维·艾伦在这里把它扩展成项目管理的概念，有很多这种不同项目类别的资料整理。为了使得时间管理变得有效，需要 养成检查回顾的好习惯， 只有检查回顾才能够保障系统有效地运行。在事务或者项目做了一段时间、一个阶段以后，我们就需要开始 回顾 了，我们应该关注哪部分内容安排在什么时候进行，回顾应该怎样进行，隔多久再进行一次。回答第一个问题我们可以从三个方面入手：首先， 查看日程表； 其次，检查我们的 工作清单或者根据情景来选择恰当的回顾内容； 最后，你至少需要每周回顾一次那些 悬而未决的事情。 这种回顾能够帮助你在忙乱的生活中谨记最重要的工作和最重要的目标，把握住自己的方向。每周核查一下你的关键要务到底有没有推进，这的确是令所有团队最挠头的事。我经常向自己的团队强调的事情就是：这一周的关键要务到底是什么？实现了没有？如果没实现，原因是什么？怎么排除它？这样才能够保证每周都会有新的变化发生。

执行阶段：立刻行动

当一件事情即将被付诸行动时，其实你就已经完成了对大量可选方案的筛选，也有了基本的方向。但请不要急于行动，可以留出一些时间做一个头脑风暴，它会有助于你做出最终的科学决策。这个暂缓的行动非常必要。怎么做头脑风暴呢？当你启动大脑去思考某个问题时，你可以把所有的想法都罗列出来，再对罗列的想法进行分析筛选。头脑风暴有几个关键的技巧：不要判断，不要质疑，不要评估，不要批判。一个想法冒出来，就把它写下来，你有一招，其他人还有别的招，大家凑在一起，每个人都可以畅所欲言地谈自己的想法。如果能够各抒己见、集思广益，我们就可以获得大量的思路和想法。在这个过程中，千万不要过早地开始讨论和批评，这会使得头脑风暴的效果减弱。有时候开会的效率很低，就是因为有人刚刚提出一个想法，另一个人就说“你那个不行”或者“需要很多钱”“条件还不成熟”，等等，一旦出现了争论，其他人就没有动力再提供更多的想法了。所以，效率最高的方法就是罗列，有想法就罗列出来，罗列的数量越多，就越能减少思维的盲区。最后，再组织分析这些想法，从中找出一个你认为最合适的来实施。

这五个步骤是我们处理问题的基本过程，在套用这些方法来管理自己生活的时候，我们需要养成收集的好习惯，比如带一个小本子，把重要的事情记在本子上。 一个好习惯的养成是我们处理一件复杂事情的基础。

精明的人更容易拖延

我们身边都有这样的朋友，他们很聪明，总被大家看好，但是他们经常耽误事，有严重的拖延症。为什么在这些聪明人列出的清单上，未解决和未确定的事情是最多的？因为他们的感悟能力很强，他们会在大脑中想象执行工作时将会遇到的困难，以及如果工作失败了会带来什么样的负面影响。这些预想会使他们躁动不安，然后他们就放弃了。

有人说拖延症来自完美主义，因为完美主义者的大脑反应太快，能够看到做这件事的种种困难，能够看到如果做不好会产生的后果。他们害怕承受别人的批评，所以他们的办法就是给自己找一个理由：“我是实在没办法拖到最后一刻才做的，请你不要批评我。”很多人拖延的最根本原因是他们要给自己留一个余地和借口：“不是我做不好，是我时间不够，所以请你理解我。”但你为何要拖到时间不够的时候才做这件事呢？很多人热衷炫耀自己的拖延症，你建议他改正，他会说自己改不掉，为什么会出现这样的情况呢？其实原因很简单：他们没有勇气面对自己全力以赴之后还要遭受批评的可能。

别人的批评真的有那么重要吗？如果有一天，你能够意识到别人的批评并没有那么重要，你在别人眼里并不是那个被整天盯着的焦点人物，或许就会让自己更加轻松。古人常讲，行所当行。做你自己该做的事，不要拖延。

我们眼里的聪明人大多都是因为脑子里想得太复杂、事太多，导致很多时候效率反而不高。这让我想起许三多、阿甘这样的影视人物，为什么他们能够很快做成一件事？因为他们具有钝感力，阿甘说要去开捕虾船，他就去开了，根本没有想过这件事有多么难、多么惨。他答应朋友了，就一定要去完成。有时，大脑越是简单的人，执行力反而越强。因为他们的顾忌、心中的斗争和纠结会减少，而这些都是浪费我们时间的重要因素。

人，可以学着活得简单一点。用西方人的话说，就是活在当下。这不是一件简单的事情，而是非常难修炼的过程。《搞定》教给我们西方的方法是：借用CPU和内存的关系来对待你的大脑，将存储功能隔离，从而减少大脑中不必要的烦躁和担忧。将你需要处理的事情分门别类地记录，然后一件一件地解决好。采用这种工作方法处理问题，你的工作能力会不断增强，需要处理的事情也会越来越少。