下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
继试点企业确定后，集团总部应以红头文件的形式印发组织总部及成员企业开展档案保管期限表编制工作的总体方案，方案中要有针对性地提出工作目标、原则、组织机构、进度计划、业务指导、报审和审查等工作要求。在组织子企业开展编制工作方案中，最好还要根据业务板块指定专家对各板块子企业开展编制工作进行业务指导，划清子企业报审时间节点，尽量将同一板块不同企业的报送时间平均分布于各个节点上，按照子企业数量估算时长，计划一定时间内全部完成子企业档案保管期限表的编制和审查工作。
开展企业档案保管期限表编制工作，要以10号令和国家及行业相关规定为依据，围绕企业中心工作，加强企业档案资源建设，科学界定企业文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使企业档案成为承载企业发展历程的真实记录，有效服务于企业各项活动，为企业内部控制、规范管理、依法经营奠定坚实基础。
编制企业档案保管期限表时，一般要把握以下几项工作原则和要求，使该表能够立足前沿、顺应发展、全面实用。
要充分考虑本企业发展现状和研发、生产、经营、管理活动的特点，适应国家政策调整和体制变化，使企业文件材料归档范围和档案保管期限表因时而变、因势而变。
要立足企业发展前沿，将未来一段时期内可能发生的业务流程变化或业务创新活动形成的文件材料纳入归档范围。
要全面掌握各业务环节中产生的所有文件材料的内容与构成，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，兼顾国家及行业有关法律、规范对归档文件材料范围和档案保管期限的各项规定。
要广泛听取企业各级领导、职工，特别是一线职工的意见和建议，做到全员参与。
要以本企业各项工作职能和业务流程为主线，梳理每一项产生的各类文件材料，进行科学分类和鉴定，不照抄照搬10号令及国家相关规定。
根据时间、数量、来源等不同标准，细化表格条目及保管期限，不出现“重要的”“一般的”等模糊词语，确保表格编制完成后，工作中形成的各类文件材料均可依表进行规范处置。
为加强实施工作的协调和管理，企业要成立档案保管期限表编制与审查领导小组及其工作组。
领导小组组长可由集团分管档案工作的副总经理担任，相关部门负责人任成员。
领导小组主要职责可包括：批准集团总部管理类档案保管期限表编制工作方案，协调解决编制工作中的重大事项，审定集团总部管理类档案保管期限表；批准成员企业档案保管期限表编制工作方案，协调解决指导与审查工作中的重大事项，终审子企业上报的档案保管期限表等。
工作组组长一般由档案部门负责人担任，业务部门具体参与或承担编制工作的人员任成员。如集团聘有集团内部档案专家，也可一并纳入工作组。
工作组主要职责一般包括制订企业档案保管期限表编制工作方案，开展编制工作情况调研，起草总部管理类档案保管期限表，经国家档案局审批后，组织档案保管期限表的宣贯执行。对于组织成员企业开展编制工作方面，工作组职责还应该包括制订组织成员企业开展档案保管期限表编制工作方案和推进计划，指导、监督成员企业档案保管期限表编制工作初审、主审子企业上报的档案保管期限表等。
企业档案保管期限表编制审查工作持续时间，要根据成员企业数量进行估算。例如，一家有70家子企业的企业集团可预估此项工作持续时间为二至三年，并根据企业集团的特点，可将这一时间划分为几个阶段，分步推进。
此阶段为集团总部管理类档案保管期限表编制与报审阶段。由总部档案部门按照既定方案，依托总部各业务部门全面开展编制工作。通过组织培训，编制工作组要深刻学习领会10号令精髓和工作方法，认真梳理本部门形成的各类文件材料，按时间节点完成初稿。在各部门的共同参与下，经工作组会议讨论、全方位征求意见，多轮次的修改完善，形成报批稿提交国家档案局审核。
此阶段是总部率先贯彻实施10号令，为集团开展档案保管期限表编制工作做开路先锋的阶段。万事开头难，对于一家刚刚实施10号令的企业集团来说，可能会因很多不确定因素而使编制工作问题多多、困难重重。但解决问题的过程也是经验积累的过程。总部的率先尝试，不但可以为下一步指导子企业开展编制工作积累经验，更可为后期审查子企业档案保管期限表奠定基础。从一定意义上讲，总部也只有通过亲身实践，真正编制过档案保管期限表，摸清10号令精神要义，熟悉其各条款要求在一个企业中的实际落地情况，才能更好地去指导其他企业开展这项工作。
此阶段为总部开展编制工作总结、试点企业开展编制工作和报审、其他企业准备阶段。集团完成了总部档案保管期限表编制工作后，要及时对这一过程进行经验总结，将遇到的各种问题和解决方法记录下来，以便于提供给其他企业学习借鉴。总部编制工作的完成也意味着组织成员企业开展这项工作的开始。集团总部在组织成员企业开展这项工作时，要综合考虑成员企业所属业务板块及档案工作的基础情况，按照“分期分批”“试点先行”的工作思路，在纳入总部审查的子企业中，按照一定比例先选定一批试点企业，指导试点企业先于其他子企业开展编制和报审工作，形成各试点企业的档案保管期限表。然后，选取较好的试点企业作为其他企业开展编制工作的示范和典型，进行推广。
这一阶段对于子企业开展档案保管期限表编制工作和总部对其进行业务指导与审查来说，也是处于工作的开始和探索阶段，无论集团总部还是试点企业，都在“摸着石头过河”，各自寻找一些适合自己的方式方法，以更好、更顺利地完成编制或指导与审查任务。因此，总部和试点企业在此阶段都需要加强学习，努力钻研业务，加强沟通交流，发现问题及时协调解决。
此阶段为试点以外的子企业编制审查阶段。借助业务对标、工作座谈、会议培训等交流平台，向试点企业学习编制档案保管期限表的工作经验，听取有关建议，开展非试点企业档案保管期限表的编制工作，按照方案计划报送集团总部审查。
这一阶段因是编制工作的全面推进阶段，持续时间长，涉及范围广，工作量大。集团总部可充分发挥试点企业的作用，“以点带面”，将试点企业在前一阶段取得的成果和成功经验分享给其他企业，使其他企业“照猫画虎”、事半功倍地完成本企业档案保管期限表的编制工作。同时在指导与审查方面，这一做法也可为总部的业务指导和专家审查提供更多的便利。
以某电力建设企业为例，制定子企业报审计划见表2-3。
表2-3 子企业文件材料归档范围和档案保管期限表报审计划表
续表
续表
此阶段为子企业编制工作总结讲评阶段。集团总部要对组织子企业开展档案保管期限表编制工作情况进行系统梳理，全面总结编制工作中的成绩和不足，适时印发情况通报，为企业档案保管期限表编制工作的持续改进积累经验。
这一阶段除总结讲评外，也可以说是一个“承上启下”的阶段，即使集团总部与子企业之前的编制、报送与审查、批准等工作告一段落，又全面开启了子企业与其下级企业之间的编制、指导与审查工作。特别是集团总部要将整体组织开展编制工作情况加以总结，并推广复制到子企业，以便为他们组织开展其下属企业档案保管期限表的编制工作提供参考借鉴。
此阶段为子企业巩固编制工作成果和三级及以下企业编制审查阶段。子企业要将编制完成的档案保管期限表真正应用到实际工作中，使该表能够起到应有的作用。集团总部要适时检查子企业档案保管期限表的应用情况，避免编制和应用“两张皮”。
三级及以下企业档案保管期限表编制工作一般由其上级企业负责组织开展，时间可自试点企业完成编制工作后启动，根据实际情况同步进行。集团总部可适时检查或抽查子企业组织其所属企业开展档案保管期限表编制工作情况，并作以指导或评比。
总部组织编制管理类档案保管期限表，首先要针对工作组成员及各部门专、兼职档案员开展编制工作培训。培训中要使参训人员熟悉10号令的精神实质、条款内容，了解编制工作的目的、范围、程序等，特别要掌握编制工作的方法和要求，此部分内容要作重点而详细地讲解。
业务部门参加培训后，就要以本部门职能为依据，着手开展职能分析与调研，对每一项工作职责下所产生的文件材料进行系统摸底、排查和梳理；按照梳理结果，著录文件名称或标准化文件种类，并根据10号令要求及实际工作需要，拟划保管期限，形成本部门档案保管期限表。
档案部门要负责指导各部门档案保管期限表的编制工作；同时开展情况调研，深入了解本企业管理、经营活动特点、组织机构设置和职能，梳理各业务环节、流程产生的文件材料；根据调研结果对各部门档案保管期限表进行审核调整，汇总形成总部管理类档案保管期限表初稿。
按照集团成立的成员企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制指导与审查领导小组及其工作组工作职责，工作组成员应按照负责的业务板块，通过组织现场培训、网络会议、电话沟通、微信、QQ等各种方式，对板块内成员企业档案保管期限表编制工作进行业务指导，及时解答编制工作中的各种问题。以某电力建设企业为例，制定指导与审查工作成员与负责业务板块对应关系见表2-4。
表2-4 指导与审查工作成员与负责业务板块对应表
为提高子企业档案保管期限表的报审效率，可将该表的审查分为预审查和正式审查两个环节。预审查是为保证报审档案保管期限表的质量，在正式报审前，先进行规范性审查。子企业可通过电子邮件或其他内部通信方式将档案保管期限表报送总部，并附本企业组织机构设置及职责、业务流程、主营业务范围等编制依据和说明。待预审查通过后，总部通知通过企业向总部报送正式文件，经批复后印发执行。