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档案保管期限表的结构一般包括顺序号、条款、保管期限等最基本部分。对于条款较多的档案保管期限表，还可加上类别、阶段等。在应用过程中，企业可根据档案保管期限表的特点和实际需要，增加或者减少某些项目，但条款与保管期限是最基本项目，任何档案保管期限表都必须有。企业在设计档案保管期限表时，可采用与10号令附表一致的“序号”“归档范围”和“保管期限”的三栏样式（具体见表5-1），上报审查也限于这三栏，审查通过后用于本企业印发实施时可适当增加其他内容。
表5-1 企业文件材料归档范围和档案保管期限表设计
序号是档案保管期限表各条款经过系统排列后，在各条款前面编上统一的顺序号。其目的是为了固定条款的排列位置，作为鉴定工作人员使用档案保管期限表时引用条款的代号。因此，条款必须从头至尾统一编号，不能有重号，一般也不跳号。
10号令附件条款编号采用层垒制，即分层编号法。为使一个企业集团档案保管期限表结构统一，集团总部可要求成员企业一律采用层垒制，且层次设计一般不超过四层，如编制过程中出现了第五层，则应采取提升相应层级的方式将其修改为四层。因此，条款编号均应为“1”“1.1”“1.1.1”“1.1.1.1”样式。
归档范围即档案保管期限表的条款，是同一组类型相同的文件的名称或题名。拟制条款要求能反映出一组文件的来源、内容、名称和形式，文字简明、确切。具体条款表述要求详见第二节。
保管期限的划分是鉴定档案价值的主要任务。其划分是否合理，是档案价值鉴定工作做得好坏、质量高低的重要标准。具体保管期限划分详见第三节。