经过上述对10号令的释义及有关问题的阐述,可能有企业会提出关于档案保管期限表的审批权责、依据应用、具体实施等方面的疑问,列举问题及参考回答如下:
(1)子企业编制档案保管期限表,由集团总部审核批准,在表的质量上该由谁负责?
这个问题与一个普遍心理有关,作为集团所属的子企业往往认为在自身开展业务过程中只要有总部参与,其责任即可由本企业上升为总部。特别是子企业还向总部以正式红头文件的形式报送了请示并得到了总部的批复,即认为拿到了总部的“尚方宝剑”,无论该表的质量如何,都是总部批准执行的,本企业无需再对其质量负责。而实际上,档案保管期限表的编制是基于企业的各项活动,在企业的活动特点、业务构成、机构设置、职能划分、工作流程等基础上梳理产生,总部不会也不可能比各子企业更了解这些编制基础,因此表中归档范围是否全面、保管期限是否准确还是要依靠本企业认真开展这项工作来保证。之所以要求报总部审核,是为了在保证质量方面,多方审核可使表更具科学性、规范性和实用性;同时要求以正式的红头文件形式报送,并以红头文件批复,是为了更好地体现该表的权威性,使各企业在开展文件材料归档和档案鉴定工作时依据更加充分,工作更有力度。
(2)子企业所属分公司、项目部等分支机构为非独立法人单位的,应如何开展编制工作?
这个问题可结合分支机构与本企业的档案工作体制,以及分支机构的人员安排、专业能力等因素确定,既可将分支机构的档案保管期限表纳入本企业表一并编制,也可由分支机构自行编制后报送本企业审批。如将分支机构表纳入本企业表的,则可将分支机构作为本企业的一个部门列出,要求与企业内部的职能部门或业务部门一致,编制出分支机构表,与企业内部各部门表汇总成为企业表。特别注意的是,这种编制方式,可能在本级企业与分支机构往来的文件材料中产生重复列入归档范围的现象,如分支机构上报本企业的请示和本企业的批复在本企业表中已列入归档范围,分支机构可能再次列入,这就需要档案部门在汇总表的时候,鉴别此部分文件材料并剔除。如将分支机构表由分支机构自行编制并报送本企业审批的,则应注意本企业要按照集团总部对子企业的指导与审查要求,对分支机构的编制工作指导审查到位。
(3)列入管理类档案保管期限表中的文件材料在整理归档时,是否按照《归档文件整理规则》(DA/T 22)执行?
大部分可按照《归档文件整理规则》(DA/T 22)执行,因为该规则是针对文书档案的整理进行规定的。管理类档案中除文书档案外,还有经营管理和生产管理档案,这两类档案可参照《归档文件整理规则》执行,也可参照其他整理标准执行。但要明确的一点是,10号令要求各企业编制档案保管期限表,从根本上是要解决企业档案工作中的“收集”和“鉴定”问题,是对各企业文件材料的归档范围和档案的保管期限作出规定,而不是针对归档文件材料整理、档案保存等问题。
(4)管理类档案与其他类别交叉的档案该如何编表?
按照《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔1991〕20号)将工业企业档案按内容分为“0到9大类”,企业编制档案保管期限表一般也应按照这十大类,将其划分为多个表,例如管理类档案保管期限表、建设项目档案保管期限表、会计档案保管期限表等。在这种分类标准下,各表间内容实际并不平行,管理类档案保管期限表中涉及部分内容与建设项目档案保管期限表、会计档案保管期限表等其他类档案保管期限表内容有交叉,例如:“项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合同、申请、审批等文件材料”属于管理类档案,也属于建设项目档案;“企业财务预决算报告”属于管理类档案,也属于会计档案;“企业签订的劳动合同”属于管理类档案,也属于人事档案;“档案移交清单、销毁清册”属于管理类档案,还属于全宗卷,等等。因10号令解决收集范围问题,与归档文件整理、档案保管等无关,因此,企业在编制各类档案保管期限表时,宜将存在交叉内容的档案同时列入不同类别档案的保管期限表,以保证各类档案保管期限表的完整性,但在实体文件材料整理和档案保管工作中可灵活处理和应用。
(5)10号令附表中9、10、12作为企业收文的内容,归档责任应由企业收文的责任部门承担还是收文承办的责任部门承担?
这个问题与上面问题有些类似,10号令不解决整理、保存问题,当然也不解决收文责任划分问题。在企业收文的实际工作中,绝大多数企业采用的是文件“大收发”的方式,即由企业有文秘工作职能的办公室或总经理工作部等综合管理部门负责收发企业所有文件。但按照归档责任划分,收文的归档责任应在收文的承办部门,发文的归档责任应在发文的拟稿部门。这种情况就导致了10号令附表中9、10、12三项内容不知该列入哪个部门。实际上,按照10号令仅解决收集和鉴定问题的原则,各企业既可将这三项内容一并列入综合管理部门,也可区分收文涉及的业务事项分别列入各有关业务部门,只要便于日后依此开展收集归档工作即可。
(6)有的职责未开展过相关工作,是否列入归档范围?
企业编制档案保管期限表要有一定的前瞻性,不能只局限于当前的业务开展情况进行编制,而要尽可能将本企业各个发展时期的文件材料详细列入归档范围。如果有的部门暂未履行过某些职能,或未开展过相关工作,也应该把这项职能可能产生的文件材料预见性地列入归档范围,以适应企业未来文件材料归档的需要。