下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
第一条 为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
解读：这一条是明确10号令制定的目的和法律依据。
思考：国家出台10号令，已经为企业“正确界定”了文件材料的归档范围，“准确划分”了档案保管期限，为什么还要求企业再制定？
解析：档案是怎么产生的？对于企业来说，企业档案是由企业活动产生的。但提供不同产品或服务的企业，其企业活动千差万别，比如能源类企业、通信类企业、金融类企业、建筑类企业等，产生的文件材料千差万别，所以从国家层面根本无法也不可能对所有企业所有文件材料的归档范围做出规定、提供范本，更无法列出保管期限，而只能对在内容上大致相同的企业管理类档案提出相对具体的要求。所以对于每一个企业来说，只能以10号令为依据，在它的框架下，以本企业实际产生和形成的文件材料为基础，制订符合本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。这如同国家出台了“十三五”发展规划，企业可以直接拿来用吗？是不是每个企业在国家的规划下还要编制本企业的“十三五”发展规划呢？
第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。
解读：这条是对本规定中的“企业文件材料”进行了定义，划定了它的范围，明确了“企业文件材料”就是企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类、各种载体的记录。可以说，这个范围相当广泛。
首先，在企业活动过程的外延上，“企业文件材料”既包括企业自身的设立、分立、合并、解散等整个生命周期活动产生的文件材料，也包括企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营、管理等日常活动产生的文件材料。
其次，在企业形成文件材料内容的外延上，按照《工业企业档案分类试行规则》将工业企业档案按内容分为“0大类”党群、“1大类”行政管理、“2大类”经营管理、“3大类”生产技术管理、“4大类”财务及会计（审计）、“5大类”人事管理、“6大类”生产或产品、“7大类”科学研究、“8大类”基本建设、“9大类”设备仪器等十大类，俗称“0到9大类”。按照习惯提法，通常将其中的0~3大类归为管理类档案，4~5大类归为专业（专门）档案，6~9大类归为科技档案。“企业文件材料”应全部包括这十类企业档案，并与之相比具有更大的范围。
最后，“企业文件材料”在载体的外延上，包括文字、图表、声像、电子、实物等各类载体，可以说，凡带有记录性质的文件材料均属此范畴。
思考：以下哪些符合本规定所指的企业文件材料？
A.CAD制图软件生成的电子文件
B.企业筹办申请
C.职工劳动合同
D.个人履历表
解析：根据解读三可将A选出，根据解读一可将B选出，根据解读二的“5大类”人事管理可将CD选出，因此正确答案是：ABCD。
此题目在选择时，越是新从事档案工作的人越容易选对，而多年从事档案工作的人容易将D排除，认为正确答案是ABC；甚至有些将C也排除，认为正确答案就是AB。在一个企业内部，绝大多数企业将人事档案的管理职责划归人事部门，将除人事档案以外各类档案的管理职责划归档案部门。档案人员不曾管过人事档案，甚至认为人事档案是和个人有关的材料，不归企业所有，特别是个人履历表还带有“个人”二字，就立即排除了。
第三条 各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。
解读：企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作中的业务指导和监督权限，以企业资产关系为权限划分的依据。
第四条 企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；
（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；
（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
解读：纳入归档范围的文件材料均要求是“有价值”的，不论是凭证价值还是参考价值，都为日后提供利用而进行归档。
第五条 企业下列文件材料可不归档：
（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
解读：注意与第四条的提法不同，第四条直接规定了“企业文件材料归档范围是”什么，下面列出的文件材料属于归档范围没有选择余地，必须都归档。而第五条则不同，第五条提法是“企业下列文件材料可不归档”，这里的“可”字决定了下面列出的文件材料在归档时可进行选择，归档也行，不归档也行，企业视情况而定。
第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
解读：此规定与《档案法》一致，强调集中统一管理。
第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
解读一：将企业档案保管期限由永久、长期、短期的“三分法”改为“标时制”，是企业档案的重大改革。标时制有利于优化企业档案资源结构，加快剔除无利用价值档案的频率，减少保管档案的压力。
思考：“三分法”中的永久、长期、短期分别是多少年？为什么说改为“标时制”后，有利于优化企业档案资源结构，加快剔除无利用价值档案的频率，减少保管档案的压力？
解析：永久、长期、短期是根据1987年修订的《关于机关档案保管期限的规定》划分的。其中，“短期”指15年及以下，“永久”指50年以上（由载体自身寿命决定），中间年限为“长期”，即16~50年。从企业库存档案保管期限构成来看，“长期”档案的数量占了绝大部分，一般在50%以上，甚至达到80%以上，与“永久”和“短期”档案形成“中间大，两头小”的大差距比例。而“长期”又是个年限区间，并不确定具体是多少年，企业在进行档案到期鉴定和处置时，为了慎重起见，往往采用最高年限，即将标识为“长期”的档案保存50年后再进行鉴定处置，这无疑延长了大量无价值档案的保管期限，增加了库存压力。
在电子档案保管环境下，电子档案管理系统要求具备电子档案到期鉴定提醒功能，并可根据保管期限自动列出到期档案。如果企业档案仍采用“长期”“短期”的保管期限划定方式，那么电子档案管理系统根本无法实现到期鉴定提醒功能。
解读二：本条是将“企业档案”的保管期限定为永久、定期两种，而不仅限于企业文书档案或管理类档案，这个范畴包括所有的企业档案，可以理解为《工业企业档案分类试行规则》中的十大类档案都包括在内，原则上也包括人事档案。
第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括：
（一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；
（二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；
（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定，出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；
（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；
（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；
（六）本企业经营管理工作的重要文件材料；
（七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料；
（八）本企业行政管理工作的重要文件材料；
（九）本企业党群工作的重要文件材料；
（十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；
（十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；
（十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。
解读一：这条界定了永久保管的管理类档案的范围，是10号令的重点内容，在逻辑顺序上基本上以企业活动并结合来源顺序进行表述。理解时，可将本条从第（五）“本企业涉及职工权益的其他重要文件材料”与“企业文化建设文件材料”之间划开，分为前后两部分。前半部分是对企业自身演变过程和与人、与资产产权活动有关的文件材料作出具体规定，后半部分是企业生产、经营、管理等日常活动中形成的重要文件材料。
解读二：划定为“永久”档案应把握的要点，首先是以“我”为主的工作原则，即本企业产生的独有的文件相对外来文件更重要。也就是说“我的”比“你的”更重要，这项原则在档案工作中经常用到，比如文书档案在整理时，发文和收文的不同排列顺序。发文（包括正文、发文稿纸等）是由本企业产生，因正文重要，排在前面，发文稿纸在后；而收文（包括正文、收文稿签等）中的收文稿签重要，它是本企业产生的，排在前面，正文是外来的，排在后面。
解读三：永久档案多为凭证性、依据性的。
第九条 定期保管的企业管理类档案主要包括：
（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本企业涉及职工权益的一般性文件材料；
（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料；
（三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告；
（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料；
（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；
（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料；
（七）本企业党群工作的一般性文件材料；
（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；
（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；
（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。
修订：将本条第（一）点规定的文件材料和第（二）点中的“总结”部分列入“第八条”，作为永久保管的企业管理类档案。
解读一：与第八条后一部分对应，是企业生产、经营、管理等日常活动中形成的一般文件材料，而第八条前一部分的文件材料未在本条款出现，即与企业自身演变过程和与人、与资产产权活动有关的文件材料全部列入了永久保管，体现了10号令以人为本和突出企业独立法人资格的思想。
解读二：定期档案多为过程性、说明性的。
第十条 企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。
思考：“管理类档案”是否就是常说的“文书档案”呢？
解析：根据《档案工作基本术语》（DA/T1）规定，“文书档案”是指反映党务、行政管理等活动的档案。这一概念是针对机关档案的，在机关档案的分类中，将机关进行党务、行政管理活动时形成的档案称为文书档案。而在企业日常管理活动中，除党务和行政管理外，还涉及生产管理、经营管理等管理活动，其形成的档案也必然涉及这四类，即“管理类档案”比“文书档案”增加了生产管理和经营管理两类档案。由此，可以简单地认为，企业文书档案加上生产管理和经营管理两类档案，即为企业管理类档案。
第十一条 本规定的管理类档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。
解读：本条款是对第七条进行补充，即企业在划分档案保管期限时可不限于永久、30年、10年三个保管期限，可设置40年、25年、20年等保管期限，但不得低于永久、30年、10年的规定。
为减少不必要的麻烦和上下统一，集团总部可要求各级成员企业在编制档案保管期限表时，一律将档案保管期限划分为永久、30 年、10 年三种，不得划分为其他期限。
第十二条 企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行。
解读：本条款规定了除管理类档案以外的企业其他各类文件材料的归档范围和档案保管期限表的编制要求。其中，“国家有关规定、标准”包括基本建设、设备仪器档案依据《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）等，科研开发档案依据《科学技术研究档案管理规定》
，会计档案依据《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号），干部、职工人事档案依据《干部人事档案工作条例》（2018年11月实施）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）等。
第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
解读一：本条款对第五条进行补充。第五条规定：未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿可不归档。但是，如果该历次修改稿、各次校对稿有重要修改意见和批示，则应进行归档。
解读二：强调电子文件应该归档，特别是无法输出纸质文件的电子文件，如音频、视频、三维图形等。电子文件元数据的管理应参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）执行。
第十四条 多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。
解读一：本条款适用于只有一份原件或正本的情形，如原件有多份，可分别归档。
解读二：正确理解“联合”，是指多个企业联合以一个单位的名义召开会议、研制产品、建设或研究项目等，这要与建设项目或产品部件分包、配套区分开。
思考：甲单位和乙单位联合建设某市AB路段项目，甲单位负责建设A段、乙单位负责建设B段，各自产生A段和B段项目文件，应如何归档？如甲单位负责设计、乙单位负责施工，又应如何归档？
解析：这两种情形下，甲、乙单位产生的文件材料均由甲、乙单位分别归档。这些情形不适用于本条款。
第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。
解读一：企业在编制档案保管期限表时，除依据10号令及国家其他有关规定外，还要结合本企业的生产组织方式、产品和服务特点来编制，而不是照抄照搬范本和有关规定。
解读二：有下属单位的企业除按要求编制本企业档案保管期限表以外，还须指导下属单位编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并进行审批。一般企业集团档案工作都是按照“分级管理”的原则，由集团总部负责指导子企业编制工作并进行审批，子企业及以下层级企业按照资产归属关系，逐级负责指导编制工作并进行审批。
解读三：注意条款中的“各类”。成员企业编制档案保管期限表应包括工业企业档案分类中0到9大类的十类档案，并逐级上报审批，而非仅仅是管理类。集团总部可以仅编制管理类档案保管期限表报国家档案行政管理部门审批。
第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局同意后执行。
地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门同意后执行。
解读：规定了审查分工。集团总部的管理类档案保管期限表应该报国家档案局审批。
第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。
解读：本条款设定了修订和完善档案保管期限表的条件，避免一表管十年的状况。因当前我国企业发展速度较快，其经营范围、规模、资本和治理结构、经管管理工作重点等随之会发生改变，进而使企业产生文件材料的范围、名称等也发生改变。如果不及时修订，有可能使新产生的文件材料无处可归，导致文件材料在收集归档时有所遗漏。一般来说，企业档案保管期限表每满五年就应该修订一次。
第十八条 企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
解读：统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，如电子档案由于其存储密度大，管理成本低，可将其保管期限适当延长。
第十九条 本规定适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业，在境外经营的企业，由企业总部参照本规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。
解读：本条款规定了10号令的适用范围，凡是在我国境内注册设立的企业均适用。因此，所有境内企业均应按照10号令规定开展档案保管期限表的编制工作，境外企业可暂不要求。
第二十条 本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条 本规定自2013年2月1日起施行。