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最初，教宗不过是罗马的主教而已。他们对基督教世界其余地区的领导地位可以追溯到撒尔底迦（Sardica）宗教会议（343年）。那次会议决定允许被免职的主教和其他教士向罗马大主教申述，
其结果使得教宗常常派使者或特使作为自己的代表，出席例如普世宗教会议这样的活动。还可以派特使进行政治谈判，就像与伦巴第（Lombard）或法兰克国王谈判的情况一样。虽然史料中通常把他们描绘成“使者”（
missi
）或者“代表教宗的使节”（
missi apostolicae sedis
），但也称为特使（
legati
）。后者常在格列高利七世的登记记录中出现。在改革时期，特使的使命大大增加。例如在伊比利亚半岛，几乎教廷的所有事务都委托给教宗信赖的使者。除了孔波斯特拉的圣地亚哥（Santiago de Compostela）大主教迭戈·赫尔米雷斯（Diego Gelmirez）这一重要的特例之外，所有的使者都来自罗马或法兰西南部，包括前马赛的圣维克托修道院院长、时任托莱多（Toledo）大主教的贝尔纳（Bernard）。由这些特使在“西班牙”主持召开的地方宗教会议，对于加强教廷在半岛事务中的影响力非常重要，有助于推进改革，落实基本措施。
格列高利七世在当选教宗之前曾任出使法兰西和德意志的特使。在他统治时期，委派代表和特使执行教宗诏令可以说是一套正规制度，并且运作相对平稳。格列高利在1075年4月致丹麦国王斯文（Sven）的一封很有趣的信中，对早期和当时的教会情况进行了比较。教宗解释说，在他的前辈中，通过特使教导所有民族，匡正所有国王和君主，并邀约所有人一起达到永生，这已经是一种惯例。格列高利写道：世俗法律通常本应掌握在教宗手中而不是皇帝手中。然而，现在国王与土地领主（ presides ）变得如此轻视教会法规，以至于几乎再也不派出任何特使了，因为他们不可能取得任何结果；教宗的话此时只能在向上帝祈祷时和祈求上帝惩罚时才起指导作用。但是，由于格列高利从担任主祭时就认识这位国王，并且清楚该国王尊敬众教会之母的罗马教会，因此他依然通过特使（ nuntios ）送信，期望收到国王的答复和丹麦特使的回访。 [21] 格列高利一定在设法讨好丹麦国王，因为派遣特使是他最喜爱的通信方式，而且通常选择的对象是颇受尊重的合作者。几个月之前，教宗在一封信中确认了一道禁令，正是其特使奥斯蒂亚的杰拉德（Gerald of Ostia）对普瓦蒂埃（Poitiers）主教伊塞姆博特（Isembert）宣布的禁令。 [22] 其他特使宣判的裁决包括有争议选举在内的教会案件。 [23] 他们可能会监督新的选举 [24] ，以教宗的名义主持召开宗教会议 [25] ，以及把国王逐出教会。 [26] 《教宗敕令集》（ dictatus papae ，第4章）中的一个条款规定：教宗特使，即便是低级别的特使，在大公会议上也高于主教并可以罢免他们。 [27] 格列高利在1075年1月写的关于其特使格皮佐（Gepizo）和毛鲁斯（Maurus）的身份确认信中，进一步详述了授予所派代表的职权，为此他还解释说，如果教会要改革而他本人实在难以到场的话，就必须派出特使； [28] 这封信还要求服从这些特使，并给予他们道义上的支持。这种接受款待的权利后来被称为“管理”（ procuratio ），并包含在要求大主教们发出的新誓言中，这几乎立即就引发了抱怨。沙特尔（Chartres）主教伊沃（Ivo）在一封给帕斯卡尔二世的信中暗示，教宗简直就是把使节当作让别人来供养其教士的借口。 [29] 1179年，第三次拉特兰大公会议被迫在大会上宣布：每位与会枢机主教的随从最多不得超过25名。 [30] 格列高利七世则靠详细的指令严格监督特使，如有必要，他还另外派遣使节以确保特使们适时返回，并报告他们的所作所为。 [31] 使节们服从教宗，从来没有产生任何问题。然而，格列高利七世至少在三个场合下废除了派遣高级使节的决定。
格列高利七世除从罗马派遣一些特使，以及从另一些相关地区派遣权贵外，还派遣长期固定的特使，即所谓常驻特使。格列高利七世及其继任者在法国、西班牙北部和神圣罗马帝国派驻的里昂的休（Hugh of Lyons）、昂古莱姆的杰拉德（Gerard of Angouleme）、奥莱龙的阿马图斯（Amatus of Oleron）、帕绍的阿尔特芒（Altmann of Passau）和康斯坦茨的格布哈特（Gebhard of Constance）都担任过特使。有个例外的情况是西西里。在乌尔班二世统治时期，西西里的罗杰（Roger of Sicily）及其后人得到一项特权，允许他们决定罗马教宗特使能否进入其领地并控制特使的活动，甚至允许他们依照罗马派来的教宗代理人的指示行使特使的权力。
教宗对教会的控制通过这些步骤得到极大的巩固。事实上，教宗已成为教会的普世领袖。
就像格列高利和乌尔班坚信的那样，如《伪伊西多尔教令集》所述，在恢复旧时大主教家长式尊严的措施背后，存在一种差不多是集权化控制教会的目的。1079年，格列高利授予里昂大主教吉布因（Gebuin）最高教职头衔，即这个古代行省卢格杜南一区（
Lugdunensis
Ⅰ）的头把交椅（
prima sedes
）。鲁昂（Rouen）、图尔（Tours）及桑斯（Sens）的大主教都臣服于他。
乌尔班二世时期，纳尔榜（Narbonne）、布尔日（Bourges）和托莱多大主教也得到认可，从而具有这种古代大省教职的尊严，而在卡立斯特二世时期，维埃纳大主教也是如此。如果教规资料中明确界定了教会等级中这种新的、半家长式的等级，那一定会有助于教宗的集权化统治，尤其是与教宗特使职务挂钩后会更为突出，正如里昂的休这位吉布因的继承者一生所见证的那样。