货物的在库作业管理也是仓储作业管理的重要环节,是降低仓储成本的关键环节之一。在库作业管理包括在库货物养护和保管、盘点作业、订单处理作业、拣货作业。其中,货物养护和保管在第4章中详细介绍。订单处理作业和拣货作业流程与要求在第6章中详细介绍。本节主要介绍盘点作业。
仓库中的货物由于需要经历入库、在库、出库三种状态,在作业过程中会产生误差,经过一段时间的积累会使库存资料反映的数据与实际数据不相符。或者有些货物因存放过久、不恰当,致使货物的品质机能受到影响,无法满足客户的要求。为了有效地控制货物数量,而对各储存场所进行数量清点的作业,称为盘点作业。
1.盘点作业的目的
(1)查清实际库存数量。盘点可以查清实际库存数量,并通过盈亏调整使库存账面数量与实际库存数量一致。出现不符的主要原因是收发作业中产生的误差,如记录时多记、误记、漏记等;出入库作业中导致的货物损失、遗失;盘点时的误盘、重盘、漏盘等。因此,需要通过盘点清查实际库存数量是否与账面库存数量相符,及时发现问题并且查明原因,及时做出调整。
(2)帮助企业计算资产损益。对于企业自有仓库来说,库存商品的总金额直接反映企业流动资产的使用情况。如果库存量过高,企业过多的流动资金被占用,会威胁到企业的正常营业活动。而库存金额又与库存量及货物单价成正比,因此为了准确计算出企业的实际损益,必须进行盘点作业。
(3)发现仓储管理中存在的问题。通过盘点查明企业亏损的原因,发现仓储管理中存在的问题,并通过改善仓储作业流程和作业方式来解决问题,降低企业的物流成本,提高人员素质和企业的管理水平。
2.盘点作业的内容
(1)查数量。通过点数计数查明在库货物的实际数量,核对库存账面资料与实际库存数量是否一致。
(2)查质量。检查在库货物的品质有无发生变化,有无超过有效期或者保质期,有无长期积压等现象,必要时还必须对其进行技术检验。
(3)查保管条件。检查保管条件是否与各种货物的保管要求相符合,如货物堆码是否合理稳固、库内温度及湿度是否符合要求等。
(4)查安全。检查各种安全措施和消防器材、设备是否符合安全要求。
3.盘点作业的流程
(1)盘点计划。盘点计划的制定非常重要,是盘点作业的开始。一般盘点计划主要包括盘点的对象、时间、区间、产品类别、品号区间等重要信息。
(2)盘点前准备。根据盘点计划做出盘点前准备。盘点作业的准备是否充分,关系到盘点作业能否顺利进行。为了使盘点能在较短时间内,利用有限的人力达到既定的目标,事先的准备工作内容包括:明确盘点的具体方法和作业程序;配合财务做好准备;准备盘点所用的表单及相关工具。
(3)确定盘点时间。根据库存货物的不同特点、价值大小、流动速度、重要程度分别确定不同的盘点时间。时间可以是每天、每周、每月到每年盘点一次不等。对于一般的生产型企业,由于其货物流动速度不快,半年至一年实施一次即可。但对于配送中心,由于货物流动速度比较快,既要防止盘点时间间隔过久对企业造成损失,又碍于可用资源的限制,因而配送中心根据货物的性质制定不同的盘点时间。
(4)确定盘点方法。为了快速准确地完成盘点作业,必须根据实际需要确定盘点方法。
(5)盘点人员的组织与培训。为保证盘点工作顺利进行,在盘点时各部门会抽派人员,因此需要对参与盘点的人员进行培训。培训的主要内容主要有:盘点方法培训及认识货物的训练。(6)清理盘点现场。盘点现场即为仓库或配送中心货物的保管场所,因此盘点作业开始之前必须对其进行整理,以提高盘点作业的效率和盘点结果的准确性。
(7)盘点。盘点工作不仅工作量大,而且非常烦琐,因此除了加强盘点前的人员培训工作外,盘点作业时的指导与监督也是非常重要的。
(8)查清盘点存在差异的原因。当盘点结束后,发现所得数据与账簿资料不符时,应调查产生差异的原因。因盘点作业导致误差的原因主要有:盘点人员不熟悉导致货品数目计算错误;盘点制度有缺陷导致货账不符;盘点人员是否尽责;是否产生漏盘、重盘、错盘等情况等。
(9)盘点结果的处理。在追查到差异原因后,应针对主要原因进行适当的调整与处理,至于报废品、不良品减价的部分则需要与盘亏一并处理。除了盘点时货物数量上的差距,有些货物在价格上会产生增减,这些变更应经过主管审核后在价目表上进行必要的修改。
4.盘点的方法
(1)账面盘点法。这种方法是将每一种货物分别设账,然后将每一种货物的入库和出库情况详细记录,不必实地盘点即能随时从电脑或账册上查悉货物的存量。通常量少而且单价高的货物较适合采用这种方法。
(2)实地盘点(现货盘点)。根据盘点的时间频度又分为期末盘点及循环盘点。期末盘点是指在期末一起清点所有货物数量的方法,而循环盘点则是在每天、每周即做少种少量的盘点,到了月末或者季度末则每项货物至少完成一次盘点的方法。