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入库作业管理是仓储管理中的一个重要的环节，做好货物入库的工作是仓储管理的前提。同时，入库作业水平的高低直接影响到整个仓储作业的效率和效益。入库作业流程主要有以下几个环节：入库前准备、商品编码与货位确定、货物接运和货物验收与入库。
货物入库前的准备工作主要是根据采购计划和订货合同的规定，对即将入库的商品、货物安排储位，并且组织相关人力、物力完成入库作业。其主要目的是保证货物能按时入库，保证入库工作的顺利进行。仓库管理人员应该定期同货主、生产厂家及运输部门联系，及时了解将要入库的货物情况，如货物的品种、类别、数量及到库时间，从而做好货物入库的准备工作。一般来说，入库的准备工作包括以下几个方面内容。
（1）熟悉入库货物。仓库管理人员需认真查阅入库货物的资料，仔细核对入库货物的名称、规格、数量、包装、单件体积等是否与单据上相符，还需掌握货物到库的确切时间、货物存放期、货物的物理化学性质、货物保管的特殊要求等。对入库货物的熟悉有助于提高货物入库效率，避免出错。
（2）掌握仓库情况。仓库管理人员需要了解货物入库期间、保管期间仓库的库容、设备及人员的变动情况，以便安排工作。必要时对仓库进行清查、整理、归位，以便腾出货位。
（3）制定仓储计划。仓储业务部门应根据货物的情况、仓库情况及设备情况，制定仓储计划，并将任务下达到各个相应的作业单位、管理部门。
（4）妥善安排货位。仓库管理人员应根据入库货物的特性、数量、类别，按照仓库保管的要求，核算货位的大小，合理安排货位、验收场地，确定堆垛方法、毡垫方案等。
（5）合理组织人力。根据入库货物的数量及时间，安排好货物验收入库人员、搬运堆码人员及货物入库工作流程，确定各个环节所需的人员和设备。
（6）准备毡垫材料、作业用具。在货物入库前，根据所确定的毡垫方案，准备相应的材料，并组织毡垫铺设作业。对所需的用具准备妥当，以便能及时使用。
（7）货物验收准备。仓库管理员应根据货物情况和仓库管理制度，确定验收方法。准备好验收时点数、称量、测试、开箱装箱、丈量、移动、照明等各项工作所需的工具。
（8）装卸搬运工艺设定。根据货物、货位、设备条件、人员等情况，合理科学地制定卸车搬运工艺，保证作业效率。
（9）文件单证准备。包括货物入库所需的各种报表、单证、记录簿，如入库记录、理货检查单、料卡、残损单等。
由于仓库的业务性质不同及货物种类不同，实际操作起来会有所差别。因此，需要根据具体情况并按照仓库管理制度充分做好入库准备工作。
货物入库的时候需要对其进行编码并且确定货位及堆码方式。
1.商品编码
商品编码是指将货物按照其分类进行有序编排，并用简明文字、符号或数字来代替商品的“名称”、“类别”。现在一般对库存商品的编码都是通过计算机进行高效地管理，通过有效地编码管理可以实现整个仓储作业的标准化管理。商品的代码通常应用阿拉伯数字、字母或者便于记忆和处理的符号形成一个或一组字符串。
（1）商品编码的原则。
① 唯一性。虽然被编码的商品会有很多不同的名称，但是在一个分类编码标准体系中，每个商品代码仅代表一个商品。
② 简易性。商品代码的结构应尽量简单，以便于记忆，进而减少代码处理中的差错，提高信息处理效率。
③ 扩充性。商品编码要保证为将来可能增加的商品留有扩充编号的余地。
④ 安全性。编码应具有安全特性，应防止公司机密外泄。
⑤ 一贯性。每一种商品都由一种代码来表示，而且必须统一，具有连贯性。
⑥ 计算机的易处理性。便于计算机处理是商品编码的重要原则，通过计算机处理能提高商品信息传递与处理的正确性，提高商品仓储作业的效率。
（2）商品编码的方法。
① 流水编码方法。又称顺序编码或延伸式编码。这种方法是将阿拉伯数字或英文字母按顺序编排。这种方法的优点是代码简单，使用方便，易于延伸，编码对象的顺序无特殊的规定和要求。缺点是代码本身不含有与商品有关的信息。流水编码多用于账号或发票的编号。
② 分组编码法。这种方法是把商品的特性分成多个数组，每个数组代表商品的一种特性。例如，第一组代表商品的类别，第二组代表商品的形状，第三组代表供应商，第四组代表商品的尺寸。分组编码方法结构比较简单，容量大，便于用计算机进行管理，在仓储作业管理中使用较为广泛。
③ 数字分段法。这种方法是指把数字进行分段，每一段代表一类商品的共同特性。
④ 后数位编码法。这种方法是利用编号末尾的数字，对同类商品进一步分类编码。
⑤ 实际意义编码法。这种方法是根据商品的名称、重量、尺寸、分区、储位、保存期限等实际情况来对商品进行编码。例如，FOB001002003的实际意义如表2-1所示。
表2-1 FOB001002003编码的实际意义
⑥ 暗示编码法。这种方法是指用数字与文字组合编码，暗示商品的内容和有关的信息。比起实际意义编码法，这种方法既容易记忆，又可以防止商品信息外泄。
2.货位确定
仓库或配送中心作业就是一连串的“存”与“取”的动作组合。例如，货物入库后存放到进货暂存区，接着货物从暂存区被取出后再存放到保管区，在保管区进行理货后被取出再送到拣货区，拣货完成之后送到出货暂存区，最后送至配送车上，这一连串的“存”与“取”都会使用到保管储放区域。在这些储放区域中，货物保管区是最重要的，在货物入库时就需要确定保管区中货物存放的位置。
（1）货位的存放方式。良好的储存策略可以大大提高储存效率，储存策略一般可以分为以下几种类型：
① 定位储存。这种存放方式是指货位只用于存放确定的货物，严格地区分使用。对于有长期固定货源的仓库等都采用定位存放方式。这种定位存放可以针对性地对货物进行保管，具有便于拣选和查找货物等优点，其缺点是仓容利用率较低。
② 随机储存。这种存放方式是指货物任意存放在空余的货位，不加分类。此方法有利于提高仓容利用率，但是仓库内显得混乱，不便于查找和管理。对于周转极快的专业流通仓库和大型的配送中心，由于货物保管的时间极短，大都采用随机存放方式。
③ 分类储存。这种方式是对货位进行分区、分片，同一区域内只存放一类货物，但在同一区内的货位则采用随机存放方式。这种方式有利于货物保管，并且查找货物也比较方便，比起定位存放，仓容利用率也有所提高。
（2）选择和确定货位的原则。
① 根据货物的尺寸、数量、保管要求选择货位。
② 根据“先进先出”、“缓不围急”的原则选择货位。
③ 根据入库频率高低和储存期的长短来选择货位。
④ 根据“大不围小”、“重近轻远”的原则选择货位。
⑤ 根据操作的便利性原则选择货位。
3.货物的存放方式
根据货物的特性、包装方式、形状及保管要求，遵循方便作业及充分利用仓容等原则确定货物的存放方式。仓库货物存放的方式主要有：地面平放式、托盘平放式、直接码垛式、托盘堆码式及货架存放式等。
（1）地面平放式。这种方式也称为散堆法，适用于露天存放的没有包装的大宗货物，如煤炭、矿石等，也适用于库内存放少量的谷物、碎料等散装货物。
（2）托盘平放式。这种方式是直接将托盘平放于库内地面上。
（3）直接码垛式。这种方式就是将同一种货物，按照其形式、质量、数量和性能等特点，码垛成一个个货堆。在货堆与货堆之间留有供人员或搬运设备出入的通道。堆码方式主要有重叠式、纵横交错式、仰伏相间式、压缝式、通风式、栽柱式等，如图2-2所示。
（4）托盘堆码式。托盘堆码即将货物码在托盘上，货物在托盘上码放方式可采用自身堆码采用的码放形式，然后用叉车将托盘货物一层层堆码起来。对于一些怕挤压或形状不规则的货物，可将货物装在货箱内或带立柱的托盘上。由于货箱堆码时是由货箱或者托盘立柱承受货垛的重量，因此这种堆码托盘应具有较高的强度和刚度。
（5）货架存放式。在仓库内设置货架，将货物或托盘放在货架上。采用货架存放式的最大优点为：货物的重量由货架支撑，互相之间不会产生挤压，并且可以实现有选择的取货或者先入先出的出库原则。
做好货物的接运工作，一方面可以防止把运输过程中或运输之前就已经损坏的货物带入仓库，减少或者避免经济损失；另一方面为货物验收及后期保管创造良好的条件。一般来说，货物到达仓库的方式不同，除了一小部分是由供货单位直接运到仓库交货外，大部分都要经过铁路、公路、航空、水运等多种运输方式。
图2-2 堆垛的几种方式
货物接运的主要任务是及时而准确地向交通运输部门提取入库货物，要求手续清楚、责任分明，为仓库验收工作创造有利条件。因为接运工作是仓储作业的开始，是货物入库和保管的前提，所以接运工作好坏直接影响货物的验收和入库后的保管和养护。因此，在接运由交通运输部门转运的货物时，必须认真检查，分清责任，取得必要的证件和单据。具体说来，货物的接运方式主要有以下几种。
（1）车站、码头提货。提货人应充分了解货物的名称、型号、特性和一般保管知识及装卸搬运注意事项等。在提货前应做好接运货物的准备工作，如准备装卸运输设备车辆、腾出存放货物的场地等。提货人员在到货前，应主动了解到货时间和交货情况，根据到货量，组织装卸搬运人员、设备和车辆，并且按时前往提货。
由于车站、码头接货的特殊性，提货人员尤其要注意货物的验收工作。提货时应根据运单及有关资料详细核对货物名称、规格及数量，并要注意检查货物外观，查看包装、封存是否完好，有无玷污、受潮、水渍等。若发现问题，应当场要求运输部门检查，对短缺损坏情况，凡属运输部门责任的，应做好记录；属于其他方面责任的，需承运人证明并做相应记录，并由承运人签字。注意记录事项和实际情况要相符。在短途运输中，要做到不混乱，避免碰坏损失。危险品应按照相关规定搬运。
（2）专线接车。仓库接到专线的到货通知后，应立即确定卸货货位，力求缩短搬运距离，同时组织好所需要的机械、人员及有关资料，做好卸车准备。列车到达后，引导对位，进行检查。首先根据运单及相关资料核对货物名称、数量、规格等，其次检查货物是否受损、受潮或存在其他损坏现象。在检查中若发现问题，则应请铁路部门派人员复查，做好记录，记录事项要与实际情况相符。
另外卸车时要注意为货物验收和入库保管提供便利条件。在卸货作业时不仅应注意保护货物，保证包装完好，还应根据货物的性质合理堆放，避免混淆。卸车后应在货物外包装上标明车号和卸车日期。
（3）仓库自行接货。仓库应根据提货通知，了解所提货物的名称、性能、数量、规格，准备好提货所需要的工具设备及人员，配备保管人员在供应方处当场检验质量，清点数量，并做好验收记录，接货与验收合并一次完成。
（4）库内接货。货主将货物直接运送到仓库储存时，应由保管员或验收人员直接与送货人员办理交接手续，当面验收并做好记录。
货物验收是指货物在正式进入仓库前，严格按照一定程序和手续对所接运的货物进行必要的检查，包括货物的数量、外观质量等是否符合订货合同的规定。有时货物检验工作与接运工作同时进行。
1.货物验收要求
货物验收工作是一项技术要求高、组织严密的工作，关系到整个仓储作业能否顺利进行，因此必须做到及时、准确、严格、经济。
（1）及时。到库货物必须在规定期限内完成验收工作。这是因为，货物虽然到库，但是未经过验收的货物不算入库入账，不能供应给用料单位。只有及时验收，尽快提出检验报告，才能保证货物尽快入库入账，满足用料单位需要，加快货物和资金周转。同时，货物的托收承付和索赔都有一定的期限，如果验收时发现货物不合规定要求，要提出退货、换货或赔偿等要求，均应在规定的期限内提出；否则，供方或责任方不再承担责任，银行也将办理拒付手续。
（2）准确。验收的各项数据或检验报告必须准确无误。验收的目的是要弄清商品数量和质量方面的实际情况，验收不准确，就失去了验收的意义。而且，不准确的验收还会给人以假象，造成错误的判断，引起保管工作的混乱，严重者还会危及营运安全。
（3）严格。仓库有关各方都要严肃认真地对待货物验收工作。验收工作的好坏直接关系到企业利益，也关系到以后各项仓储作业的顺利开展，因此仓库主管应高度重视验收工作，直接参与人员更要以高度负责的精神来对待这项工作。
（4）经济。多数情况下，商品在验收时不但需要检验设备和验收人员，而且需要装卸搬运机械和设备及相应工种工人的配合。这就要求各工种密切协作，合理组织调配人员与设备，以节省作业费用。此外，验收工作中，尽可能保护原包装，减少或避免破坏性试验，也是提高作业经济性的有效手段。
2.货物验收程序
（1）验收准备。首先，仓库在接到到货通知后根据货物的特性和数量安排好验收人员，包括专业技术人员和装卸搬运人员；其次需要收集并且熟悉待检货物的有关标准及合同；然后准备好必要的检验工具；最后调用必要的装卸搬运机械配合验收。
（2）凭证核对。这些单据包括入库通知单、订货合同副本、物品的质量证明、装箱单、发货单、运输单等。
（3）实物检验。实物检验是验收工作的核心。仓库一般负责货物外观质量和数量的验收。对于有些入库物资需要进行内在质量和性能检验的，仓库应积极配合检验部门完成验收工作。
3.实物验收
实物验收是指检验货物的包装、数量及外观质量是否与入库单据相符，即复核货物数量是否与入库凭证相符、货物质量是否符合要求、货物包装是否保证货物在储存和运输过程中的安全。
（1）包装检验。因为包装状况直接关系到货物的安全储存和运输，所以对入库货物的包装要进行严格验收，尤其是产品合同对包装有具体规定的要严格验收，如箱板的厚度、纸箱或麻包的质量、包装层次等。此外，货物的包装应干净，标志清晰才能入库。
（2）数量检验。数量检验要求在货物入库时一次性检验完毕。一般是在质量检验之前，由仓库保管部门组织进行。计件货物要清点全部件数，计算方法通常采用轧点计算；计重货物的重量采用过磅或理论换算的方法求得。
（3）质量检验。质量检验包括外观检验、尺寸检验、机械物理性能检验和化学成分检验四种方式。仓库一般只作外观检验和尺寸精度检验，后两种检验如果有必要，则由仓库技术管理部门取样，委托专门的检验机构进行检验。
（4）抽样检验。抽样检验可以节约人力物力，提高货物入库速度，减少检验过程中发生的经济损失等等。在确定抽样检验的验收比例时，应考虑因素包括货物的性质和特点、货物的价值、货物的生产技术条件、供货单位的信誉、货物包装情况、运输条件、气候条件等。
4.入库验收过程中发现问题的处理
货物验收过程中，可能会发现诸如证件不齐、数量短缺、质量不符合要求等问题，应分不同的情况，及时处理。
（1）数量不符。应由收货人在凭证上详细做好记录，按实际数量签收，并及时通知送货人和发货方。
（2）质量问题。当货物出现质量问题时，应同承运方清查检验，明确责任，并由承运方编制记录或出具证明，作为索赔的依据。
（3）包装问题。包装有水渍、玷污、损坏等情况时，应进一步检查内部细数和质量，并做好记录，单独堆放，以便处理。
（4）单证和货物不符或单证不全问题。
① 货物串库。当初步检查发现串库现象时，应立即拒收；对在验收细数中发现的串库货物，应及时通知送货人办理退货手续，同时更正单据。
② 有货无单。应暂时安排场所存放，及时联系有关部门，待单证到齐后再验收入库。
③ 有单无货。应及时查明原因，将单据退回注销。
④ 货未到齐。遇到这种情况应分单签收。严格的验收不仅为货物的保管和使用提供了可依靠的依据，而且也为可能发生的退换货及索赔行为提供了依据。经过有效的验收，可以避免货物的积压，减少经济损失，维护企业利益。
5.入库交接
货物经数量和质量检验合格后，由管理人员安排卸货、入库堆码，同时办理交接手续，接收货物和相关文件，并签署有关单据，划清运输部门和仓库的责任，并由仓库有关人员进行货物的登账、立卡、建立档案，以圆满完成入库交接工作。