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对于计算机信息检索数据库来说，一般由字段、记录、文档和辅助部分4项组成。下面以美国Ei Compendex数据库中的一个记录为例来说明计算机检索系统的结构。
文档（file）是书目数据库和文献检索系统中数据组成的基本形式，是由若干个逻辑记录构成的信息集合。从数据库的内部结构来看，通常一个数据库至少包括一个“顺排文档”和一个“倒排文档”。
（1）顺排文档（linear file）：全部同类型文献记录的集合形成数据库。如果数据库的每一篇文献记录都是顺序地按线性结构排列的，则构成“线性文档”。线性文档中的文献记录是按其存取号大小的顺序排列的，故又称为“顺排文档”。
如果没有索引文档配合，要对顺排文档进行机检，计算机就要逐一扫描数据库中的每条记录。这样逐篇查阅这些顺排文档进行检索是很费时间的，检索效率太低。为了提高检索效率，就要建立索引文档，也称为“倒排文档”。
（2）倒排文档（inverted file）：对数据库重新组织，将每个可检索字段中一切有意义的检索词（或代码）按一定顺序排列，即构成倒排文档。倒排文档又可分为基本索引倒排文档和辅助索引倒排文档。
基本索引倒排文档：从数据库全部记录的基本索引字段中，提取出所有的检索词，按字顺排列构成的集合，称为基本索引倒排文档，例如，主题词索引、分类号码索引等均是基本索引倒排文档。
辅助索引倒排文档：从数据库全部记录的辅助索引字段中，提出所有的检索词、数字，加上相应的前缀代码，按字母或数字顺序排列构成的集合，称为辅助索引倒排文档，例如，著者索引、号码索引等均是辅助倒排索引文档。
记录（record）是数据库文档的基本单元，是对某一实体属性进行描述的结果。一个数据库可能包含几千条甚至几十万条记录。在全文数据库中，一条记录相当于一篇完整的文献；在书目数据库中，一条记录相当于一条文摘或题录。
字段（field）是构成记录的最小信息单元。一条记录包含若干个字段。例如，原始文献的篇名、著者、文献出处、出版时间、文摘、主题词、语种等。数据库记录的著录项目（字段）往往比手工检索多得多，这就决定了计算机检索能够提供比手工检索更丰富的检索途径。字段可以分为3种类型。
① 存取号（Accession number，AN）：是计算机为数据库的每篇记录给定的登记号。
② 基本索引字段（basic index）：是记录中主要用来表达文献内容特征的字段。常见的有篇名、文摘、叙词、受控词、自由标引词、非控词等。
③ 辅助索引字段（additional index）：主要是一些表达文献外表特征的字段。常见的有著者、期刊名称、出版年份、语种、出版物识别代码、国际标准刊号、文献类型、分类代码、机构名称等。
为了方便计算和检索，每个字段都有自己特定的标识符，如TI（Title，篇名）字段、AB（Abstract，文摘）字段、DE（Descriptor，叙词或者主题词表中的词）字段、ID（Identifier，自由标引词，非受控词表中的词，由标引人员根据文献内容确定）字段、AU（Author，著者）字段、CS（Corporate Source，著者所在单位）字段、SO（Source，文献出处，对于期刊文献包括期刊名称、卷、期、页等；对于会议文献包括会议名称、届次、时间、地点等）字段、PY（Publication Year，出版年代）字段、CO（CODEN，期刊代码）字段、SN（ISSN，国际连续出版物标准号）字段、LA（Language，原文语种）字段、DT（Document Type，文献类型）字段、TC（Treatment Code，处理码，表示论文研究的性质，A表示应用，X表示实验，T表示理论等）字段、CC（Classification Code，分类代码）字段等。
在计算机信息检索数据库中，帮助、指南及说明等信息大多可通过Help命令获得，或者单击F1功能键来显示。例如，美国Ei Compendex数据库记录格式如下：
Accession number：04498700490
Title：An anti-lock braking control system for a hybrid electromagnetic/electrohydraulic brake-by-wire system
Authors：Anwar，Sohel
First author affiliation：Chassis Advanced Technology Dept.，Visteon Corporation，Dearborn，MI 48126，United States
Serial title：Proceedings of the American Control Conference
Abbreviated serial title：Proc Am Control Conf
Volume：v 3
Monograph title：Proceedings of the 2004 American Control Conference（AAC）
Publication year：2004
Pages：p 2699-2704
Language：English
ISSN：0743-1619
CODEN：PRACEO
Document type：Conference article（CA）
Conference name：Proceedings of the 2004 American Control Conference（AAC）
Conference date：Jun 30-Jul 2 2004
Conference location：Boston，MA，United States
Conference code：63912
Sponsor：American Automatic Control Council；International Federation of Automation Control，IFAC
Publisher：Institute of Electrical and Electronics Engineers Inc.，Piscataway，NJ 08855-1331，United States
Abstract：This paper presents a nonlinear sliding mode type controller for slip regulation in a braking event for a hybrid electromagnetic-…
Number of references：13
Ei main heading：Brakes
Ei controlled terms：Electromagnetism|Sliding mode control|Eddy currents|Torque|Closed loop control systems|Actuators|Sensors|Algorithms
Uncontrolled terms：Electrohydraulic brake（EHB）systems|Eddy current brake（ECB）systems|Anti-lock brake systems（ABS）|Brake pedal sensors
Ei classification codes：602 Mechanical Drives and Transmissions|701 Electricity and Magnetism|731.1 Control Systems|701.1 Electricity：Basic Concepts&Phenomena|931.2 Physical Properties of Gases，Liquids&Solids|732.1 Control Equipment|732.2 Control Instrumentation|723 Computer Software，Data Handling and Applications
Treatment：Theoretical（THR）