2.5 任务4：记账凭证的输入、审核与记账

1.预备知识和技能

① 借贷记账法则：有借必有贷，借贷必相等。

② 记账凭证要素：凭证日期、会计期间、凭证类型、凭证编号、附件张数、摘要、科目编码、总账科目名称、明细科目名称、借贷方金额。

③ 为了体现会计电算化的优势，输入科目编码后由系统自动给出总账科目名称和明细科目名称。

④ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、数据有效性、定义名称、填充公式，以及使用函数LEFT和VLOOKUP。

2.凭证模板的制作

操作步骤 ：

1）打开工作表“凭证模板”，设计凭证输入的表头：在工作表“凭证模板”A1至N1单元格中分别输入“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证号”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“总账科目”、“明细科目”、“方向”、“借方金额”、“贷方金额”。将A1至N1单元格填充为青绿色。操作的结果如图2.4所示。

2）设置A1∶N3单元格边框为“田”字型，中线为蓝虚线，边线为蓝实线。

3）设置“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“方向”等列的数据有效性。现以“日期”列为例，设置其数据有效性：选择A2单元格（即“日期”所在单元格），再选择“数据”|“有效性”命令，在“设置”选项卡中设置日期的范围，如图2.5所示。然后使用自动填充法设置本列的其他单元格。

选择“输入信息”选项卡，设置“日期”列的输入提示信息为“请输入日期，格式为YYYY-MM-DD”，如图2.6所示。

按照“日期”列的数据有效性设置方法，分别为“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证号”、“摘要”等列设置数据有效性。它们的具体信息如下：“会计期间”列允许任何值，“输入信息”文本框设置为“输入格式：YYYY.MM”；“记账编号”列只允许整数，范围在1～100000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～100000之间的整数！”；“附件”列只允许整数，范围在1～1000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～1000之间的整数！”；“凭证号”列只允许整数，范围在1～10000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～10000之间的整数！”；“摘要”列只允许文本输入，范围在1～50个字之间，“输入信息”文本框设置为“请输入50个字以内的摘要！”。

“凭证类型”列和“科目编号”列的数据有效性区别于以上各列的数据有效性，这两列的数据有效性选择“序列”选项设置。

“凭证类型”列的数据有效性操作如下：在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“收，付，转”，同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.7所示。

设置“科目编号”列的数据有效性操作如下：选择“插入”|“名称”|“定义”命令，定义一个名为“科目编号”的名称，这个名称指定“科目编号”列的取数区域为工作表“科目设置表”的A列区域，“引用位置”为“科目设置表！A∶A”，如图2.8所示。这样设置的原因是A列存放的数据就是预设的会计科目。选择“数据”|“有效性”命令，在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，数据来源就是刚才设置的名称“科目编号”（在“来源”文本框中输入“=科目编号”），同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.9所示；在“输入信息”文本框中输入信息“输入一级科目左对齐，输入下级科目右对齐！”，这样可以在输入会计科目时清晰地区分一级科目和下级科目。设置好后，当输入凭证时，只需单击右侧的下拉按钮就可以轻松选择会计科目编号，同时也可以直接输入科目编号，这对于不熟悉科目编号的用户来说，确实方便很多。

“方向”列的数据有效性设置方法与“科目编号”列的数据有效性设置相似，操作如下：在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”处文本框中输入“借，贷”，同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.10所示。

4）设置“凭证编号”列的取值公式。“凭证编号”列包括了凭证类型和凭证号信息，所以在G2单元格中输入“=E2&F2”即可。

5）设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式。为了简化凭证输入时的汉字输入工作，可以通过设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式，只要输入会计科目编码，系统即可自动填入相应总账科目和明细科目的名称。在本步骤的操作中，要用到两个函数：V（H）LOOKUP和LEFT。先对这两个函数简单介绍如下。

● V（H）LOOKUP函数用于表格数组的首列查找值，并由此返回表格数组当前行的对应列的值。V（H）LOOKUP中的V表示竖向，H表示横向。当比较值位于需要查找的数据左边的一列时，可以使用VLOOKUP，而不用HLOOKUP。

● LEFT函数用于基于所指定的子字符数返回其母字符串中从左边数起的第1个或前几个字符。

“总账科目”列的取值公式为“=VLOOKUP（LEFT（I2，4），科目设置表！A∶B，2，0）”，其含义是在“科目设置表”的A、B列中查找LEFT（I2，4）的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元格的值。其中，LEFT（I2，4）是从I2单元格左边取4个字符。VLOOKUP函数中右边的0表示要求函数给出精确的值。

“明细科目”列的取值公式为“=VLOOKUP（I2，科目设置表！A∶B，2，0）”，其含义是在“科目设置表”的A、B列中查找I2的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元的值。

经过以上设置，就完成了凭证模板的制作，效果如图2.11所示。

3.凭证输入

操作步骤 ：

选择“凭证模板”表，将凭证模板复制到“凭证输入表”中。根据业务需要，如果是一借一贷，可直接使用模板；如果是多借或多贷，可直接在模板中插入所需的行数，再输入分录即可，如图2.12所示。

4.凭证的审核与过账

在手工账处理时，必须将手工记账凭证登记入账簿，而用Excel输入凭证的过程其实就是登记电子账簿的过程。为了确保输入正确无误，在这个处理过程中，凭证的审核和记账就显得尤为重要了。

若使用通用财务软件进行凭证处理，其本身就包括凭证的审核和凭证记账两个工作过程。由于Excel本身只是一个电子表格软件，所以肯定不能完全代替账务软件，但可以灵活地使用为单元格填充颜色的方法来表示是否审核或是否记账。例如，无填充色表示未审核，蓝色填充色表示已经审核，黄色填充色表示已经记账。当然，颜色可根据个人爱好自由选择，目的就是为了区分是否审核或是否记账。如图2.13所示标识了凭证输入、审核和记账3种状态。