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① 总账科目余额与下级科目余额的关系：某总账科目余额=其下级科目余额之和。② 试算平衡：借方总账科目余额之和=贷方总账科目余额之和。
③ SUM函数的应用：可以连续纵、横向求和，也可以纵向或横向求出指定不连续单元格之和。
④ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、单元格合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、利用SUM函数求和、按F9功能键重算工作表。
操作步骤 ：
1）将工作表“期初余额表”的A1和A2单元格合并及居中：选择A1和A2单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“科目编码”。
2）将工作表“期初余额表”的B1和B2单元格合并及居中：选择B1和B2单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“科目名称”。
3）将工作表“期初余额表”的C1和D1单元格合并及居中：选择C1和D1单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“期初余额”。
4）在工作表“期初余额表”的C2和D2单元格中分别输入“借方金额”和“贷方金额”。
5）选择A1和D2单元格，单击工具栏上的“填充颜色”按钮，填上青绿色。
6）选择A1∶B126区域，单击工具栏上的“边框”按钮右侧的下拉按钮，从中选择“所有框线”，加上“田”字型边框。
7）选择E3单元格，再选择“窗口”|“冻结窗格”命令，将A1和D2单元格及其内容固定在现有位置，不随行列的翻动而隐藏。
8）将工作表“科目设置表”的A3∶B126单元格的内容复制到工作表“期初余额表”的A3∶B126单元格中。
9）在工作表“期初余额表”的相应科目中输入美景化工有限公司2008年9月的期初数据。其中，银行存款=建行+中行，C4公式为“=SUM（C5，C6）”；应收账款=多芬公司，C10公式为“=C11”；其他应收款=王敏+胡青+皑皑公司，C15公式为“=SUM（C16，C17，C18）”；原材料=粉剂原料+固态原料+液化原料，C23公式为“=SUM（C24∶C26）”；应付账款=美月公司+科汉公司，D57公式为“=SUM（D58∶D59）”；应交税费=增值税+教育费附加+城建税，D62公式为“=SUM（D63∶D65）”。
10）将工作表“期初余额表”的A126和B126单元格合并及居中：选择A126和B126单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮，在此单元格中输入“合计”。
11）在C126单元格中输入公式“=SUM（C3∶C4，C9∶C10，C15，C23，C28，C41，C51，C53，C85，C87）”；在D126单元格中输入公式“=SUM（D19，D42，D54，D56∶D57，D62，D67∶D68，D76，D81，D83∶D84）”。
12）保存工作簿，并按F9功能键重算工作表，结果应是借贷方合计均为2025000.00。
以上操作的结果如图2.3所示。
① 借贷记账法则：有借必有贷，借贷必相等。
② 记账凭证要素：凭证日期、会计期间、凭证类型、凭证编号、附件张数、摘要、科目编码、总账科目名称、明细科目名称、借贷方金额。
③ 为了体现会计电算化的优势，输入科目编码后由系统自动给出总账科目名称和明细科目名称。
④ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、数据有效性、定义名称、填充公式，以及使用函数LEFT和VLOOKUP。
操作步骤 ：
1）打开工作表“凭证模板”，设计凭证输入的表头：在工作表“凭证模板”A1至N1单元格中分别输入“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证号”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“总账科目”、“明细科目”、“方向”、“借方金额”、“贷方金额”。将A1至N1单元格填充为青绿色。操作的结果如图2.4所示。
图2.4 凭证头
2）设置A1∶N3单元格边框为“田”字型，中线为蓝虚线，边线为蓝实线。
3）设置“日期”、“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证类型”、“凭证编号”、“摘要”、“科目编号”、“方向”等列的数据有效性。现以“日期”列为例，设置其数据有效性：选择A2单元格（即“日期”所在单元格），再选择“数据”|“有效性”命令，在“设置”选项卡中设置日期的范围，如图2.5所示。然后使用自动填充法设置本列的其他单元格。
选择“输入信息”选项卡，设置“日期”列的输入提示信息为“请输入日期，格式为YYYY-MM-DD”，如图2.6所示。
图2.5 设置日期的范围
图2.6 设置日期的输入提示信息
按照“日期”列的数据有效性设置方法，分别为“会计期间”、“记账编号”、“附件”、“凭证号”、“摘要”等列设置数据有效性。它们的具体信息如下：“会计期间”列允许任何值，“输入信息”文本框设置为“输入格式：YYYY.MM”；“记账编号”列只允许整数，范围在1～100000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～100000之间的整数！”；“附件”列只允许整数，范围在1～1000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～1000之间的整数！”；“凭证号”列只允许整数，范围在1～10000之间，“输入信息”文本框设置为“请输入0～10000之间的整数！”；“摘要”列只允许文本输入，范围在1～50个字之间，“输入信息”文本框设置为“请输入50个字以内的摘要！”。
“凭证类型”列和“科目编号”列的数据有效性区别于以上各列的数据有效性，这两列的数据有效性选择“序列”选项设置。
“凭证类型”列的数据有效性操作如下：在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“收，付，转”，同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.7所示。
设置“科目编号”列的数据有效性操作如下：选择“插入”|“名称”|“定义”命令，定义一个名为“科目编号”的名称，这个名称指定“科目编号”列的取数区域为工作表“科目设置表”的A列区域，“引用位置”为“科目设置表！A∶A”，如图2.8所示。这样设置的原因是A列存放的数据就是预设的会计科目。选择“数据”|“有效性”命令，在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，数据来源就是刚才设置的名称“科目编号”（在“来源”文本框中输入“=科目编号”），同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.9所示；在“输入信息”文本框中输入信息“输入一级科目左对齐，输入下级科目右对齐！”，这样可以在输入会计科目时清晰地区分一级科目和下级科目。设置好后，当输入凭证时，只需单击右侧的下拉按钮就可以轻松选择会计科目编号，同时也可以直接输入科目编号，这对于不熟悉科目编号的用户来说，确实方便很多。
图2.7 凭证类型的数据有效性设置
图2.8 定义科目编号名称
图2.9 科目编号的数据有效性设置
“方向”列的数据有效性设置方法与“科目编号”列的数据有效性设置相似，操作如下：在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”处文本框中输入“借，贷”，同时要选中“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，如图2.10所示。
4）设置“凭证编号”列的取值公式。“凭证编号”列包括了凭证类型和凭证号信息，所以在G2单元格中输入“=E2&F2”即可。
5）设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式。为了简化凭证输入时的汉字输入工作，可以通过设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式，只要输入会计科目编码，系统即可自动填入相应总账科目和明细科目的名称。在本步骤的操作中，要用到两个函数：V（H）LOOKUP和LEFT。先对这两个函数简单介绍如下。
图2.10 方向的数据有效性设置
● V（H）LOOKUP函数用于表格数组的首列查找值，并由此返回表格数组当前行的对应列的值。V（H）LOOKUP中的V表示竖向，H表示横向。当比较值位于需要查找的数据左边的一列时，可以使用VLOOKUP，而不用HLOOKUP。
● LEFT函数用于基于所指定的子字符数返回其母字符串中从左边数起的第1个或前几个字符。
“总账科目”列的取值公式为“=VLOOKUP（LEFT（I2，4），科目设置表！A∶B，2，0）”，其含义是在“科目设置表”的A、B列中查找LEFT（I2，4）的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元格的值。其中，LEFT（I2，4）是从I2单元格左边取4个字符。VLOOKUP函数中右边的0表示要求函数给出精确的值。
“明细科目”列的取值公式为“=VLOOKUP（I2，科目设置表！A∶B，2，0）”，其含义是在“科目设置表”的A、B列中查找I2的值的位置，并给出A、B列中第2列相应位置的单元的值。
经过以上设置，就完成了凭证模板的制作，效果如图2.11所示。
图2.11 凭证模板
操作步骤 ：
选择“凭证模板”表，将凭证模板复制到“凭证输入表”中。根据业务需要，如果是一借一贷，可直接使用模板；如果是多借或多贷，可直接在模板中插入所需的行数，再输入分录即可，如图2.12所示。
图2.12 凭证输入
在手工账处理时，必须将手工记账凭证登记入账簿，而用Excel输入凭证的过程其实就是登记电子账簿的过程。为了确保输入正确无误，在这个处理过程中，凭证的审核和记账就显得尤为重要了。
若使用通用财务软件进行凭证处理，其本身就包括凭证的审核和凭证记账两个工作过程。由于Excel本身只是一个电子表格软件，所以肯定不能完全代替账务软件，但可以灵活地使用为单元格填充颜色的方法来表示是否审核或是否记账。例如，无填充色表示未审核，蓝色填充色表示已经审核，黄色填充色表示已经记账。当然，颜色可根据个人爱好自由选择，目的就是为了区分是否审核或是否记账。如图2.13所示标识了凭证输入、审核和记账3种状态。
图2.13 凭证的3种状态
① 总分类账及格式：总分类账，简称总账，是根据总分类科目（一级科目）开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。其项目应包括科目编号、科目名称、期初借贷余额、本期借贷发生额和期末借贷余额。资产类科目的余额的计算公式为：期末借方余额=期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方发生额；负债及所有者权益类科目的余额的计算公式为：期末贷方余额=期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额。
② 试算平衡表：试算平衡表是列有总分类账中所有账户及其余额的简单表格。这份表格有助于检查记录的准确性和编制财务报表。试算平衡的基本公式是：全部账户的借方期初余额合计数等于全部账户的贷方期初余额合计数；全部账户的借方发生额合计等于全部账户的贷方发生额合计；全部账户的借方期末余额合计等于全部账户的贷方期末余额合计。
③ 本工作任务中用到的操作技能：设置单元格格式和边框、合并及居中、增加行和列、删除行和列、冻结窗格、行间计算、列间计算、填充公式，以及函数ABS、SUM、SUMIF和IF的使用。
该函数的格式为SUMIF（Range，Criteria，Sum_range），其作用是根据指定条件对若干单元格求和。其中，Range为用条件Criteria进行比较的单元格范围；Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件；Sum_range是需要求和的实际单元格。
例如，本任务的E3单元格使用函数“=SUMIF（凭证输入表！J∶J，B3，凭证输入表！M∶M）”，其作用是在当前表（即“总账及试算平衡”表）的E3单元格求出“库存现金”科目的借方发生额。这里的“凭证输入表！J∶J”是进行条件比较的单元格范围，B3就是当前表的单元格，其值就是“库存现金”，也就是在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行；这里的“凭证输入表！M∶M”是需要求和的实际单元格，就是说在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行，并将所在行的M列（即借方发生额）求和。操作结果如图2.14所示。
图2.14 E3单元格的SUMIF函数
该函数的格式为IF（Logical_test，Value_if_true，Value_if_false），其作用是进行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。其中，Logical_test表示计算值为“真”或“假”的任意值或表达式；Value_if_true表示当Logical_test为“真”时返回的值；Value_if_false表示当Logical_test为“假”时返回的值。
例如，本任务的G3单元格使用函数“=IF（（C3-D3）+（E3-F3）>=0，（C3-D3）+（E3-F3），0）”，其作用是求出科目“库存现金”的借方期末余额。其中，“（C3-D3）-（E3-F3）>=0”表示科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和大于或等于0。整个公式的含义是，如果科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和大于或等于0，G3单元格的值等于科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和，否则等于0。操作结果如图2.15所示。
图2.15 G3单元格的IF函数
操作步骤 ：
1）复制“期初余额表”的A1∶D107区域。
2）在“总账及试算平衡”表的A1单元格粘贴。
3）删除二级以下科目所在的行，因为此表的科目均为总账科目。
4）将E1、F1单元格合并且居中，输入“本期发生额”；将G1、H1单元格合并且居中，输入“期末余额”。
5）分别在E2和G2单元格输入“借方”，在F2和H2单元格输入“贷方”。
6）选择E1∶H2区域，将其填充为青绿色。
7）选择E1∶H93区域，设置边框类型为“所有线框”。
8）设置E3单元格的公式为“=SUMIF（凭证输入表！J∶J，B3，凭证输入表！M∶M）”。其含义是，在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行，并将所在行的M列（即借方发生额）求和。
9）设置F3单元格的公式为“=SUMIF（凭证输入表！J∶J，B3，凭证输入表！N∶N）”。其含义是，在“凭证输入表！J∶J”范围内查找出科目名称为“库存现金”的行，并将所在行的N列（即贷方发生额）求和。
10）设置G3单元格的公式为“=IF（（C3-D3）+（E3-F3）>=0，（C3-D3）+（E3-F3），0）”。其含义是，如果科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和大于或等于0，G3单元格的值等于科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和，否则等于0。
11）设置H3单元格的公式为“=IF（（C3-D3）+（E3-F3）＜0，ABS（（C3-D3）+（E3-F3）），0）”。其含义是，如果科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和小于0，H3单元格的值等于科目“库存现金”的借方期初余额减去贷方期初余额与科目“库存现金”的本期借方发生额减去贷方发生额之和的绝对值，否则等于0。这里的ABS函数的作用是求绝对值。
12）将E3单元格的公式纵向填充至E92单元格。
13）将F3单元格的公式纵向填充至F92单元格。
14）将G3单元格的公式纵向填充至G92单元格。
15）将H3单元格的公式纵向填充至H92单元格。
16）将D93单元格的公式横向向右填充至H93单元格。
17）选中I3单元格，选择“窗口”|“冻结窗格”命令，将A1∶H2区域及其内容固定在原来位置，不随行列的翻动而隐藏。
通过以上17步操作，完成了“总账及试算平衡”表的制作，其最终结果如图2.16所示。
图2.16 总账及试算平衡表
根据试算平衡的基本公式可知道，全部账户的借方期初余额合计数等于全部账户的贷方期初余额合计数，即C93=D93；全部账户的本期借方发生额合计等于全部账户的本期贷方发生额合计，即E93=F93；全部账户的借方期末余额本期合计等于全部账户的贷方期末余额合计，即G93=H93。
因为“总账及试算平衡”表的结果与“期初余额表”和“凭证输入表”的数据密不可分，为了让所有表重算，可设置Excel的手动重算功能。
操作步骤 ：
选择“工具”|“选项”命令，选择“重新计算”选项卡，在“计算”选项组中选中“手动重算”单选按钮和“保存前自动重算”复选框，如图2.17所示。
图2.17 手动重算的设置
设置结束后，可直接按功能键F9重算所有工作表或重算活动工作表。从图2.16中可以看出，试算平衡是成功的。