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1.秘书工作内容
秘书的主要工作包括：参谋辅助决策工作、信息调研工作、文书处理和档案管理工作、会务工作、公关接待工作、督办督查工作、行政事务工作、协调工作及上司交办的其他工作，如表1—1所示。
表1—1 秘书主要工作一览
2.秘书职业技能
目前，一般将秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中，可以说秘书既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才，因而有人说：“优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。”
综合而言，秘书人员应具备输录、速记、写作、编辑、归档、统计、摄影摄像、操作办公设备等基本操作技能，如表1—2所示。
表1—2 秘书人员基本操作技能
续表
除了上述基本操作技能外，秘书人员还应具备组织协调能力、团队合作能力、获取新知识的能力和掌握两国以上语言等多元化才能。综合而言，秘书人员应具备的能力可以分为两种，一是办事能力，包括计算机和办公设备操作能力、参谋辅助能力、信息服务能力、调查研究能力、统计分析能力、编辑能力等；二是沟通能力，包括公关交际能力、口头表达能力、书面沟通能力（文书写作能力）、协调能力、组织能力等。从日本某高校秘书专业课程设置的情况，如表1—3所示，我们可以大概了解日本社会对秘书人员的职业能力和素质要求。
表1—3 日本高等院校秘书学科课程门类设置
（来源：http://www.51test.net/show/79787.html）
【拓展训练】
1.作为一名秘书专业毕业生，最应具备的专业技能和职业素养是哪些？对照自身现状，检查自己对秘书职业技能的掌握情况，并制定一份学习提升计划。
2.结合日本高等院校秘书学科课程门类设置情况，探讨自己学校秘书专业课程设置是否科学、系统和富有特色；或组织对全市高校秘书专业课程设置情况开展一次调查分析。
高校毕业生是当今社会重要的人力资源，已成为人才市场上一支重要的生力军。随着高校大规模的连年扩招，在校大学生人数急剧增加，毕业生人数也越来越多，大学生就业难问题也越来越受到人们关注。面临毕业求职，如何提升自身的就业能力呢？
作为应届毕业生，首先要对自己的综合素质有个客观的评价，避免在面试时出现“展示不足”或“言过其实”的现象；其次要对所应聘单位的背景有所了解，做到有备而来；再者要就常见的面试问话题目进行试答准备；还要注意自己的仪表和形象，做到着装得体，举止文雅、大方，形象俱佳。
1.了解用人单位的基本情况
一般来讲，用人单位的情况应包括以下几个方面：（1）用人单位的准确全称；（2）用人单位的隶属关系：县属单位要搞清上级主管部门，省直单位要搞清主管的厅、局，中央直属单位要搞清主管部、委、总公司等情况，私企、外企单位要弄清投资主体等情况；（3）用人单位的联系方式，如人事部门联系人、电话、通信地址、邮政编码等；（4）用人单位的所有制性质（全民、合资、私营等）；（5）用人单位需要的专业方向、使用意图、具体工作岗位、工作地点等；（6）用人单位的规模、发展前景、地理环境、经营范围和种类等；（7）用人单位对所需人才的具体要求；（8）用人单位的福利待遇（包括工资、福利、奖金、住房等）。
2.做好应聘面试的准备工作
面试者要在短暂的时间内将自己的知识、能力、综合素质等展示给考官，给考官留下满意的印象。为此，参加面试前应做好以下充分准备。
（1）提前两周准备面试计划，以免太匆忙仓促。
（2）精心准备毕业生推荐表，内附一张个人半身照。
（3）准备好与求职相关的证明材料，如各科考试成绩表，各类获奖证书，外语、计算机等等级考试证书，各种创作、科研成果等复印件。
（4）自我检查面试时能否将所学知识做系统地展现，特别要熟悉掌握自己各方面情况，如学过哪些课程、哪些与应聘工作有关，自己有何能力、个性、爱好、特长。
（5）总结一下自己大学期间有哪些突出的成绩，如获过何种奖励、参加或主持过哪些重大活动，参加过哪些公益活动（如义务献血）等，以利用面试时充分展示自己的优势。
（6）尽量详细地了解用人单位的情况，如工作性质、业务范围、就业特色及发展前景等。根据专家调查，如果毕业生对用人单位较熟悉，有75%的主试者会对你产生好感。
（7）向有关老师、同学（学长）请教面试的一般过程和技巧，并与同学或朋友进行模拟面试，听取他人意见。
（8）保持良好的精神状态，鼓足勇气，要有赢的信心。
3.注意面试时的礼仪礼节
在求职面试时，礼仪是毕业生呈给招聘单位的“名片”，是一个人修养、道德的外在表现。因此，毕业生应该把握面试的基本礼仪，给对方留下良好的“第一印象”。
（1）面试时着装要正式，包括服装、包、鞋、发型，以得体、干净、整洁为原则，应尽量表现得职业化。一般以选择传统的正装为宜，男装要求同色配套，而女式套装可以在不同套之间进行搭配，注意女生的裙装不要太短、太暴露，提包不能过于卡通、另类。男生头发不可以太长，面试前洗澡，身上不能有异味。女生不要浓妆艳抹，不要佩戴夸张的饰物。面试前10分钟应再整理一下仪容，不要满头大汗或者气喘吁吁。建议嚼块口香糖，有助于镇定。
（2）参加面试特别要注意遵守时间，一般要提前到达，不要迟到，以表示求职的诚意，给对方以责任感。
（3）大多数面试时会有数位毕业生等待面试，再由接待人员视面试情况一一引见，在引见之前，千万不可因等候时间长而急躁失礼，你的失礼，也许稍后就会传到主试人的耳中。
（4）当轮到你时，进入面试室前应先轻轻敲门，等到室内传来回应声才能进入，切忌冒失进门。进入面试室要等对方说“请坐”之后，自己才能坐，并应说声“谢谢”，然后徐徐地向面试人轻轻点头致意，等候询问的开始。
（5）面试坐姿要端正，脚放在本人座位下，不可任意伸直，切忌跷二郎腿并不停抖腿。两臂不要交叉在胸前，更不能把手放在邻座椅背下，不要给人一种轻浮傲慢、有失庄重的印象。
（6）面试态度要热诚，又要脸带笑容，保持微笑，有问必答，切忌板起面孔，爱搭不理。回答考官问题要注意和对方目光接触，不要眼神游离。最好把目光集中在主试人的额头上，且眼神自然，以传达你对别人的诚意和尊重，切忌东张西望，以免给人一种三心二意的印象，更不能在主试人身上扫视、上下打量，以显得无礼。调查显示，面试成功者，90%都有热诚的态度。
（7）面试时将对方和自己的发言比率定为6∶4最好，切忌把面谈当做是你或他唱独角戏的场所，也不能打断主试人的提问，以免给人以急躁随意、鲁莽的坏印象。
（8）交谈时要姿态端正、自然、放松，切忌做一些捂嘴、抠鼻孔、掏耳朵之类的小动作，以免引起考官的反感。回答问题时语速适中，口齿清楚。
（9）参加面试要放亮眼睛，观察环境，见机行事，先要寻找周围环境中有什么地方需要你做点什么。虽然是件不起眼的小事，有时会成为你面试成功的契机，因为这有利于彼此情感的交流和气氛和谐，让对方接纳你。
（10）面试结束时，应一面徐徐起立，一面以眼神正视对方，趁机做最后的表白，以突显自己的满腔热忱，比如说：“谢谢您给我一个面试的机会，如果能有幸进入贵公司服务，我必定全力以赴。”然后欠身行礼，说声“再见”，轻轻把门关上退出面试室。
【拓展训练】
1.模拟组织一场秘书人员招聘会，分别扮演招聘考官和应聘面试者，进行求职简历设计、着装和形象设计、模拟面试、英文自我介绍等。
2.以小组为单位，就“如何提升秘书专业学生求职就业能力”进行交流讨论。小组成员先对自身求职择业心态、知识能力结构等进行自我剖析，再进行互评，互相查找问题，提出改进的措施和努力的方向。