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小案例
2006年4月，为了满足公司快速发展的需要，××天地置业有限责任公司开始调整区域发展战略，拓展××省内市场。经过近两个月的周边地市调研，调研组认为B、C两市房地产发展前景相对较好，符合公司中期发展战略规划，可以考虑先期进入，且C市有一家已成立运作两年的莲城房地产公司因经营管理不善，正准备整体转让，公司领导多次前往考察和多方面接触，达成了收购初步意向，可行性分析报告报经集团公司投资委员会评审和研究论证后，天地置业公司即获批同意采取投资和并购的方式分别在B市、C市组建子公司。批复下来的当天，办公室刘秘书便受命办理B市天地置业有限责任公司的工商注册登记，并协助办理并购C市莲城房地产公司过程中的企业名称更名、注册资本增资、法人代表变更等工商变更登记事宜。
下面以设立有限责任公司为例，说明注册成立新公司的有关要求和程序：
1.应当具备下列条件：股东符合法定人数（1人以上50人以下）；股东出资达到法定资本最低限额（一人公司10万元，两人以上公司3万元）；股东共同制定公司章程；有自己的公司名称，建立符合有限责任公司要求的组织机构；有固定的公司住所。
2.应当办理如下证件：工商营业执照（正、副）本，组织机构代码证（正、副）本，国税、地税登记证（正、副）本，行政公章、财务专用章、法人私章各一枚，验资报告，公司章程一份。
卡片2—1
有限责任公司、一人公司、国有独资有限公司设立登记提交的材料
（1）公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》；
（2）全体股东签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》；
（3）全体股东签署的公司章程（一人公司由股东签署；国有独资公司由出资人签署）；
（4）股东的主体资格证明或者自然人身份证复印件；
（5）验资报告；
（6）股东出资是非货币财产的，提交已办理财产权转移手续的证明文件；
（7）法定代表人任职文件及身份证明复印件（提交股东会决议或董事会决议；一人公司提交由股东签署的书面材料；国有独资公司提交出资人的书面决定、董事会决议或其他相关材料）；
（8）董事、监事和经理的任职文件及身份证明复印件（提交股东会决议或董事会决议；一人公司提交由股东签署的书面材料或董事会决议；国有独资公司提交出资人的书面决定、董事会决议或其他相关材料）；
（9）委派书（有法人股东投资的企业提供）；
（10）住所证明；
（11）《企业名称预先核准通知书》；
（12）法律、行政法规和国务院决定规定设立有限责任公司必须报经批准的，提交有关部门的批准文件或者许可证书复印件；
（13）公司的经营范围中有法律、行政法规和国务院决定规定必须在登记前报经批准的项目，提交有关的批准文件或者许可证复印件或许可证明。
3.有限责任公司的办理程序：（1）当地工商行政管理部门办理名称预先核准；（2）银行开立验资临时账户，会计师事务所验资；（3）当地工商行政管理局办理工商登记，核发营业执照；（4）刻制公章；（5）当地技术质量监督管理部门办理组织机构代码证；（6）当地地方税务机关办理地税登记；（7）当地国家税务机关办理国税登记；（8）银行申请设立基本户。
卡片2—2
办理名称预先核准登记程序
办理名称预先核准登记，一般要经以下步骤：
（1）咨询后领取并填写相关表格，同时准备应提交的文件材料（全体投资人签署的《企业名称预先核准申请书》和《指定代表或者共同委托代理人的证明》及指定代表或者共同委托代理人的身份证复印件）；
（2）提交名称登记材料，领取《名称登记受理通知书》等待名称核准结果；
（3）按《名称登记受理通知书》确定的日期领取《企业名称预先核准通知书》。《指定代表或者共同委托代理人的证明》应标明具体委托事项，被委托人的权限、委托期限。投资人为自然人以外的，须提供营业执照（副本）或事业法人证、社团法人证的复印件（加盖公章）。
卡片2—3
企业工商年检
工商企业年度检验（简称“工商年检”），是指工商行政管理机关依法按年度对企业进行检查，确认企业继续经营资格的法定制度。工商年检主要内容包括：企业登记事项执行和变动情况，股东或者出资人的出资或提供合作条件的情况，企业对外投资情况，企业设立分支机构情况，企业生产经营情况。企业应于每年3月1日至6月30日向工商登记机关申报办理年检手续。申报年检应当提交下列材料：（1）公司年检报告书；（2）年度汇总资产负债表和损益表；（3）企业指定的代表或者委托代理人的证明；（4）营业执照正、副本；（5）经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，加盖企业印章的相关许可证件、批准文件的复印件；（6）其他应当提交的材料。企业有非法人分支机构的，还应当提交分支机构的营业执照副本复印件；不足一个会计年度新设立的企业法人提交验资报告；已进入清算的企业只提交年检报告书。
4.有限责任公司应缴纳的税种：（1）一般根据企业的经济性质和经营业务来确定企业应缴纳的税种和税率。（2）从事生产、销售、修理修配的的企业一般要缴纳增值税，增值税的纳税人分为增值税一般纳税人和小规模纳税人（新设立的企业均为小规模纳税人）。一般纳税人是指工业年收入能达到100万元，商业年收入能达到180万元的企业，一般纳税人的税率为17%，可以抵扣购进货物的进项税金；小规模工业企业的增值税税率为6%，商业企业为4%。增值税在国家税务机关申报缴纳。（3）从事提供应税劳务（餐饮、服务、广告、运输、咨询等）、转让无形资产或销售不动产的企业须缴纳营业税。营业税的税率根据行业不同，从3%到5%不等，个别行业为20%，如网吧等。营业税在地方税务机关缴纳。（4）企业所得税，是针对企业利润征收的一种税，基本税率是33%，另有两档优惠税率18%、27%。应纳税所得额（即税务机关认可的利润）在十万以上，33%的税率；三万以下，18%税率；三至十万，27%的税率。2002年1月1日以后成立的企业，企业所得税在国家税务机关缴纳。个人独资企业不缴纳企业所得税，而是在地税机关缴纳个人所得税。（5）附加税和小税种。城建税和教育费附加税是增值税和营业税的附加税，凡缴纳了后者就要用缴纳数作为基数乘以相应税率缴纳附加税。城建税根据企业所在地区不同，税率分为7%（市区）、5%（县城镇）、1%（其他），教育费附加税率为3%。小税种包括印花税、房产税等，此外还要代扣员工的个人所得税等。这些附加税和小税种均在地方税务机关缴纳。
5.其他注意事项：（1）每月应按时（一般为每月1日～10日）向税务机关申报纳税，即使没有开展业务不需要缴税，也要进行零申报。（2）营业执照办理下来后应在一个月内办理税务登记。（3）每年定期办理营业执照、组织机构代码证等相关证照年检、年审。
小贴士——如何为企业命名
企业名称一般由四部分依次组成：“行政区划+字号+行业特点+组织形式”或者“字号+（北京）+行业特点+组织形式”。例如，××天地置业有限责任公司，“××”为行政区划名称，“天地”是字号，“置业”代表行业名称，“有限责任公司”指组织形式。
1.行政区划：企业名称中的行政区划是本企业所在地县级以上行政区划的名称或地名；具备下列条件的企业法人，可以将名称中的行政区划放在字号之后，组织形式之前：① 使用控股企业名称中的字号；② 使用外国（地区）出资企业字号的外商独资企业，可以在名称中间使用“中国”字样。
2.字号：企业名称中的字号应当由2个以上汉字组成，行政区划不得用作字号，但县以上行政区划地名具有其他含义的除外。企业名称可以使用自然人投资人的姓名作为字号。
3.行业特点：企业名称中的行业表述应当是反映企业经济活动性质所属国民经济行业或者企业经营特点的用语。企业名称中行业用语表述的内容应当与企业经营范围一致。企业经济活动性质分别属于国民经济行业不同大类的，应当选择主要经济活动性质所属国民经济行业类别用语表述企业名称中的行业。
企业名称中不使用国民经济行业类别用语表述企业所从事行业的，应当符合以下条件：（1）企业经济活动性质分别属于国民经济行业5个以上大类；（2）企业注册资本（或注册资金）1亿元人民币以上或者是企业集团的母公司；（3）与同一工商行政管理机关核准或者登记注册的企业名称中字号不相同。
为反映其经营特点，企业可以在名称中的字号之后使用国家（地区）名称或者县级以上行政区划的地名。上述地名不视为企业名称中的行政区划。
企业名称不应当或者暗示有超越其经营范围的业务。
4.组织形式：依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国中外合资经营企业法》《中华人民共和国中外合作经营企业法》、《中华人民共和国外资企业法》申请登记的企业名称，其组织形式为有限公司（有限责任公司）或者股份有限公司；依据其他法律、法规申请登记的企业名称，组织形式不得申请为“有限公司（有限责任公司）”或“股份有限公司”，非公司制企业可以申请用“厂”、“店”、“部”、“中心”等作为企业名称的组织形式。
企业名称冠“中国”、“中华”、“全国”、“国家”、“国际”等字样的，或者在名称中间使用“中国”、“中华”、“全国”、“国家”等字样的，或名称不含行政区划的，需符合名称登记管理的有关规定。
【拓展训练】
假如你是办公室刘秘书，你将如何办理新企业B市天地置业公司的工商注册登记、并购企业C市莲城房地产公司的工商变更登记和××天地置业公司的工商年检事宜？理清思路，到工商企业注册登记机关索取资料或咨询，陈述办理流程。或设立模拟窗口，演练办理注册登记过程。
组织架构设计的目的是规划组织的人员管理，最大程度地发挥组织效能，最有效地利用组织资源，实现组织经营目标。为实现设计目标，在初创阶段，秘书往往需参与企业组织架构设计，协助领导做好相关工作。
组织架构设计的整体思路：组织架构设计，应该是在经营目标的基础上，考虑经营环境等设计参数的影响，充分利用组织资源，确定组织的职能模块，选择适用的组织模式，实现岗位的合理设置，确定组织架构，运用业务流程检验完善组织架构。
组织设计模式是指组织结构的组成形式，按照设计方式的不同，组织设计模式分为职能模式和矩阵模式两类。
1.职能模式：按职能来组织部门分工的组织形式，优点是：有明确的任务和职责；保证了资源的充分利用；有利于强化专业管理，提高工作效率；有利于提高组织稳定性。缺点是：部门间横向协作性差；管理层负担重等。
2.矩阵模式：按照职能组织业务活动，以及按产品组合业务活动的方式结合起来运用的一种组织设计形式，即在同一组织内部，既设置具有纵向报告关系的若干职能分支，又建立具有横向报告关系的若干产品项目小组，从而形成纵向与横向管理系统相结合，形如矩阵的组织结构形式。其优点是：职能部门内部协作配合能力强；有利于整体规划项目，提高部门适应性；有利于减轻高层管理人员负担；有利于职能部门内部相互制约，保证部门整体目标的完成。缺点是：组织稳定性欠缺，易造成职责双重性，即1人受2人以上的交叉管理。
现行组织，在选择设计模式时，会根据组织自身的职能特点，采用职能型与矩阵型相结合的形式，以矩阵型模式为主，建立各个职能模块，在各个职能模块中注入职能模式的管理形式（如图2—1所示）。
图2—1 ××房地产开发企业组织结构图
××物业管理公司部门设置及主要职能描述如下：
1.经理室：负责公司的全面经营管理工作，向董事会负责。
2.财务部：负责公司的财务管理。
3.行政人事部：负责职员聘用、培训、考核与人事资料的管理；负责文秘、档案等的管理；负责办公室、会所以及公共区域管理；负责区内房屋及公共环境的日常管理。
4.客户服务部：处理客户的投诉与服务，协助各部门处理、跟踪、回访，及有关信息的收集与分析、报告等工作。
5.维修部：负责区内房屋修缮工作与公共设备设施的正常维护与管理，住户家庭的日常安装与维修等有偿服务。
6.安管部：负责小区内的人员进出安全管理、消防安全管理、车辆安全管理等。
7.保洁部：负责小区内外公共场所的环境卫生清洁与管理。
【拓展训练】
组织实地考察1～2家企业或通过网络等途径搜索不同类型企业组织架构与部门设置情况，可重点选择参观企业秘书部门（行政办公部门）设置及职能职责分工情况，相互讨论其设置是否科学合理，并思考秘书或秘书部门在参与组织架构或职能部门设置时应发挥何种作用。