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按照习惯做法，党代表大会正式召开前，都要先召开预备会议，决定党代表大会的有关问题。预备会议的主要任务是：通过代表资格审查报告；通过大会主席团名单和大会秘书长名单；通过党代表大会议程以及其他需要确认的事项。
为了开好预备会议，应先开好以下两个会议：
（1）召开各代表团（组）召集人会议。主要内容：简要介绍大会筹备工作情况，讨论大会议程，酝酿大会主席团和秘书长建议名单，布置各代表团（组）推选正副团（组）长。
（2）各代表团（组）分别召开会议。主要内容：传达代表团（组）召集人会议内容，推选正副团（组）长，酝酿讨论大会主席团、秘书长建议名单和大会议程。
党代表大会的组织领导机构是大会主席团。由于召开党代表大会预备会议时，大会主席团尚未产生，因此，预备会议由党的委员会主持。具体主持人通常是党委领导成员中拟担任大会秘书长的同志。
党代表大会预备会议一般有以下程序：
（1）清点到会人数。会议主持人向大会报告应参加大会的代表人数，实际参加大会的代表人数。在确认到会代表人数符合规定人数后，即可开会。
（2）党委主要负责人介绍大会的筹备情况，说明大会的指导思想、主要任务，提出开好大会的要求。
（3）通过代表资格审查小组关于代表资格审查情况的报告。
（4）通过大会主席团名单和秘书长名单。
（5）通过大会议程（通过大会议程后，暂时休会，召开大会主席团第一次全体会议）。
（6）宣布大会主席团第一次全体会议通过的有关事项。
预备会议在通过规定的议程后可暂时休会。利用暂时休会时间召开大会主席团第一次全体会议。大会主席团第一次全体会议，由大会秘书长主持。这次会议的主要任务是：
（1）通过大会日程。
（2）通过大会执行主席分组名单。
（3）通过大会副秘书长名单。
（4）通过其他确认事项。
设立主席团常务委员会的，常务委员人选应由上届党的委员会提出，在这次会议上经过酝酿讨论，表决产生。
主席团第一次全体会议结束后，预备会议复会，宣布主席团第一次全体会议通过的有关事项。
党的基层委员会召开党员代表大会进行换届选举的，应设大会主席团，负责主持大会并处理大会有关事务。
党的基层委员会在任期内召开党员代表大会，如只讨论决定有关问题，或只选举产生出席上级党代表大会的代表，可不设大会主席团。会议由党的委员会主持。
党代表大会主席团成员名额应根据会议的规模确定，一般掌握在代表人数的百分之十左右。
大会主席团，一般由党的委员会、纪律检查委员会领导成员，新一届党的委员会纪律检查委员会领导成员候选人预备人选，各代表团（组）负责人及有代表性的党员代表组成。
党代表大会主席团成员由党的委员会或各代表团（组）从代表中提出（不是代表，不能提名为主席团成员），在代表大会预备会议上表决通过。党代表大会主席团成员名单，按姓氏笔画为序排列。
党代表大会主席团是党代表大会的组织领导机构。根据有关规定，大会主席团的主要职责有：
（1）按照大会预备会议通过的议程主持大会。
（2）组织代表审议党的委员会和纪律检查委员会的工作报告，并根据多数代表的意见对报告进行修改。
（3）提出并组织代表审议通过大会选举办法。
（4）提出需提交党代表大会进行选举的有关候选人建议人选，并根据多数代表的意见确定候选人，主持大会选举。
（5）起草代表大会的有关决议草案，提请大会审议通过。
（6）讨论决定代表大会的有关重大问题。
（7）各委托一名新当选的委员主持党的委员会、纪律检查委员会第一次全体会议。
党代表大会秘书长由党的委员会在代表中提名，经代表酝酿讨论后，在大会预备会议上表决通过。秘书长一般由负责筹备党代表大会工作的党委副书记担任。秘书长是党代表大会期间日常工作的组织者。其职责是：主持召开第一次主席团全体会议；在主席团的领导下，负责处理大会期间的事务性工作；领导大会秘书处签发会议的各种文件。
代表大会根据工作需要，可以设副秘书长1—3名。副秘书长由党的委员会提名，经大会主席团第一次全体会议表决通过。副秘书长一般应是代表大会代表。因工作需要，不是代表的正式党员也可以担任。副秘书长协助秘书长工作。
党代表大会执行主席一般由大会主席团成员轮流担任。设主席团常务委员会的，由常务委员轮流担任。执行主席分组应根据大会日程，以及举行全体代表会议的次数来确定。执行主席分组名单由党的委员会提名，在大会主席团第一次全体会议上表决通过。
大会执行主席的主要职责是按照大会日程主持会议。