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有关涉外礼仪的书很多，人大社出版的就有好几种，人大的金正昆老师则是这方面的专家。在此笔者并非要“修正”或者“补充”专家学者的著述，而是从一个从业者的角度，就笔者在工作场合中观察到或者遇到的非常具体的情形和问题，提出几点意见和建议，供参与外事活动的同仁参考。
需要说明的是，礼仪是与文化密切相关的，不同的文化背景对礼仪的认定不同甚至可能相反，这方面一个大家所熟知的例子是关于眼神的交流（eye contact）。在西方文化中，交谈中时不时进行眼神的交流非常必要和重要，无论对方的身份如何；而在日本文化中，如果对方是长辈，直视对方的眼睛则可能会被认为是挑战权威。鉴于笔者在涉外工作中接触的基本是西方文化背景的人士，因此下面所提出的问题和建议，也更多适用于西方文化背景的涉外交流。
这些情形和问题，大致是按照笔者个人认为的严重程度由高到低排序，其他方面则没有太严谨的分类和逻辑关系。
有些人在与外方交流时，会下意识地时用手捂或者半捂着嘴。对一个中国人而言，这可能是表示谦虚或谨慎，但根据我对西方文化的了解，这种手势会令来自西方文化背景的人感到别扭，并容易给对方造成说话者不自信或者不诚恳的印象，可以说是一种有百害而无一利的习惯，是一定要避免的。
善于聆听是一种美德，这一点东西方文化是相似的。一般而言，作为主人的接待一方，为表示诚恳的欢迎态度，会首先发言，为来访者作相关的介绍。这时，作为访问的一方，要注意聆听，不时有眼神的交流，也可以作必要的笔记。在交流中东西方所不同的一点是关于插话是否礼貌。东方人一般从小会被家人教导，无论任何场合，对方说话时插话都是不礼貌的，长辈或客人发言后提出疑问也是不礼貌的。但西方背景下的交流过程中，甚至是在课堂上，适宜地提问，反而可以表现出听者认真和专注的态度，因此如果在听的过程中有疑问或希望确认某个事实或数据，就可以在说话者停顿的时候举手或者用其他方式示意，问对方是否可以问个问题，然后提问，不过也要避免太频繁地打断对方。这方面没有僵化的规定，可以在交流过程中逐渐摸索和发现。
在主客双方沟通时，要避免一方长时间说话，另一方沉默不语或者没有机会说想说的话。这里，也同样需要有智慧地观察和聆听。如果是主人，要主动请客人发言，提出他们感兴趣和希望交流的话题；如果是客人，则要在接待方给予我们分享时间的时候把握占据时间的分寸，及时结束和把话语权交给对方。
在外事工作中笔者注意到，访问西方国家时，在国内被认为是很有身份和教养的人，却容易被西方人误认为粗鲁或不懂礼貌。中国人有句话叫作“入乡随俗”，西谚也说“到了罗马，就学习罗马人的方式”（When in Rome，do as the Romans do）。避免这种误解其实很简单，甚至不需要会外语，只要有小学英文水平就可以做到，就是学会用please，thank you和excuse me。Thank you全世界的人都会说，特别是对地位尊贵和相当的人；而在西方文化中，强调对所有人都要予以尊重。一个英国人去见过女王后，他的朋友纷纷问他，见到女方是否兴奋又紧张，话都不会说了，结果这人回答：“我只有一套礼貌。”笔者认为这是从西方文化的根源发端出来的一个对“绅士”和“淑女”的判断标准：只因为对方是一个人，就应当表达出应有的尊重，不因对方是女王而卑躬屈膝，也不因对方是侍女而盛气凌人。在这一点上，笔者注意到有些人对服务人员的礼貌不够，比如在餐厅吃饭时，没有意识到应该向为自己提供服务的侍者说“谢谢”。Excuse me则有点像北京人爱说的“劳驾”、“借光”，并非表达歉意的词。因此，在路上要超过别人而需要碰到对方或者影响对方正常走路时，就应该说“excuse me”，否则可能会被认为是粗鲁和没有教养。Please则是很多国人都不会使用的一个词。虽然please直译为“请”，但在英语的语言环境中更像是一个表示礼貌的助词。比如在餐厅吃早餐时，服务员常常会过来问：需要咖啡吗？国人往往只是回答：“yes！”但比较礼貌的说法应该是“yes，please.”
美国是一个小费国家，从事服务行业的人，有时候一半左右的收入是依靠小费的，因此除非我们对对方的服务不满，否则就应该酌情支付小费。根据笔者的观察，有时候，美国一些服务行业的人，一看到中国人就比较冷漠，一方面是这些人本身的素质有问题，另一方面也是他们有一个概念，就是中国客人不会给小费，对他们再殷勤周到也没有用。在餐厅吃饭后结账时，服务员会拿账单来，然后客人根据对服务满意的程度，再增加10％～30％的小费。笔者问过一些本地人，一般是给15％左右，如果给到30％，就是非常慷慨大方的客人了。此外，国人最常遇到的，一是每天早晨在床边放一美元小费给打扫房间的人；一是给帮自己提行李的行李员，一般一件行李一美元。如果实在不想支付这两样小费，就在房间门外挂出“请勿打扰”的牌子，然后谢绝行李员的帮助，自己运送行李。
以前出访时，曾遇到过所住宿的酒店在早餐厅把中国客人和其他客人分到不同区间的做法。这件事要从两方面来说。一方面，酒店这样做是不合适的，同样是酒店的客人，支付同样的房费和早餐费用，对中国客人区别对待就是歧视。但从另一方面说，有些酒店这样做也是不得已的，因为许多国人在餐厅中旁若无人地大声喧哗，最后严重到如果哪家酒店接待中国团体，很多西方客人就不愿光顾了。笔者记得曾去过的一个酒店，通过特意声明“不接待中国旅游团”而招徕其他客户。因此，在公共场合适当注意说话的音量和周围人的感受，就可以避免遭到不必要的“侧目”。
这是西餐礼仪的一部分，小桌吃饭时可能不会遇到，人多的场合，西方人常常使用长条形的餐桌而不是大圆桌，也没有lazy Susan（转盘）。除了由侍者负责协助取菜的“高级”待遇，西方人一般是一道菜一个一个传递下去，传到自己手中时接过来，如果自己要就拨一些，然后再传递下去。国人不了解这个做法时，可能会把菜接过来，自己拨完就放下而不是继续传递；也有人摇头表示自己不需要，但也没有接过盘子传给下一个人。
据说，美国的孩子在9岁以前就要学会25项礼貌，其中之一就是在进出时为后面的人扶着门，直到对方过来能自己扶着门为止。如果没有这个意识，进出门时只顾自己然后扬长而去，就容易被别人认为是缺乏礼貌。
也是通过观察，笔者发现在西方的酒店宾馆住宿时，互相不认识的客人们在电梯、走廊中遇到，往往会互致“good morning”等简单问候，并且含笑点头示意等。这种时候，国人会显得比较冷漠和“木讷”，对其他客人熟视无睹，这也可能令西方文化背景的人产生误解或感到不舒服。
记得上“美国社会与文化”课的时候，笔者的外教举例说，他刚来中国时，发现自己跟学生或其他中国老师交流时，会下意识地不断地往远退，而中国人则会不断地往近靠。十分钟的谈话结束时，他发现自己常常退到了离谈话开始处很远的地方。后来他明白了，这是东西方人对人与人之间的舒适距离的感觉不同。可能部分是由于这个原因，在西方文化中，非常注意“take turns”，也就是要按顺序一个一个来。在机场、酒店等服务场所，常常遇到需要在柜台咨询的情况。国人也有排队的意识，但在询问问题时更容易“一哄而上”，几个人一起挤在柜台前七嘴八舌地同时发问。正确的做法是，前面的人没有问完时，后面的人要站在一定的距离之后等待。等前面的人结束，服务人员往往会用言语或眼神示意下一个客人过来。
在这方面，国人可以说做得越来越好，只需在此稍微提醒即可。一是要注意保持头发和鞋的干净。听说日本警察排查非法居留的中国人时，往往在中国人比较多的地铁站等地蹲守，看到谁的头发和鞋不干净，上去一查，往往是中国人。这个传闻也难免有歧视的味道，国人只要留意即可。在这方面笔者觉得香港的白领阶层做得比较好，可能与香港是国际化的大都市有关，我们可以留意观察和适当效法。还有一些更精细的方面，比如，笔者听说，纽约人在正式场合一般流行穿黑色，而且衣服一定是要熨过和笔挺的才行。对于这一类的礼仪习惯，我们可以酌情参考，也不必太过在意。
以上所列举的情形和建议，都不是僵化的教条，通过细心的观察和体会，就可以找到让自己和对方都“舒服”的分寸。在与西方人交往时，也并非要一味迁就对方所有的礼仪习惯。通过看美剧就可以知道，西方人一样会虚伪和粗俗。很多东西，比如人的本性，是超越文化而存在的，只不过表现方式不尽相同。在国人因不明就里而没有“入乡随俗”的时候，笔者也见过完全不同的态度，有些人就流露出鄙夷甚至厌恶，而有些人则仍然非常和善。如同前面所说，不管别人怎样，他/她们都只保持一套礼貌，无论对方是尊是卑是敌是友。这种时候，就可以判断什么是真正的淑女和绅士，谁是真正有教养和善良的人。并且，礼仪和礼貌只是非常表层的文化形态。上面列举的这几点，是笔者认为在正常的业务和生活交往中值得留意的几点，都不难做到，对自己与对方的交往、对自己在所处环境中的适应，均有益无害。至于在更深层的文化交往与交流中、在各类谈判中，如何弘扬优秀的中国传统文化和文明礼仪，就都不在本文所涉及的范围之内了，需要更专门的学习和研究。