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人大社从20世纪80年代起就有与海外的版权贸易往来，90年代以“经济科学译丛”和“工商管理经典译丛”两套丛书掀起了世界名著汉译的“第三次浪潮”。随着与海外贸易的不断增多，人大社在版权贸易方面也形成了一套比较规范的工作流程。入社多年的老编辑和做外版图书较多的分社，对这些流程已经非常熟悉，这里谨借此文，把这一流程作一简要的文字介绍和说明，供出版界同行和社内新老编辑参考。
版权引进业务流程可以划分为不同的阶段，如何划分见仁见智，不同的出版单位也会结合本社其他方面的工作流程而对这块业务作出不同的分段。但无论怎样划分，内含的业务内容和要素都是相似的。在此，根据人大社的情况，我把相关流程分为四步来说明。
确定版权信息时，首先要有信息来源。信息的来源和渠道不外乎以下几种：（1）国外出版社；（2）专家学者；（3）网络、媒体；（4）个别情况下的其他渠道。大众图书、学术图书和教材的信息来源不尽相同，有时差别很大。编辑需要根据自己所做图书的类别，定期关注各自的信息源。如果做大众图书，则亚马逊、《纽约时报》等对大众畅销书做定期排行的英文图书（或其他语种图书）排行榜，就必须时时关注。如果是做学术书，就要了解自己所从事的学科，国外哪些出版社是相关领域的权威。例如，普林斯顿大学出版社、麻省理工学院出版社以出版经济理论方面的图书见长，常有诺贝尔经济学奖得主的著作在它们那里出版。对于做教材和学术著作的出版社而言，与专家学者定期沟通，也是获得优质选题资源的重要渠道。20世纪90年代，人大社开始策划“经济科学译丛”时，当时的策划编辑就从经济学领域的学者那里了解到当时在西方高校中最重要、最有影响的一批版权图书的信息，这些图书后来证明都是大家之作和经典之作，翻译之后至今新版不断，对国内经济学的发展起到了不可忽略的推动作用。
在了解和确定信息时，除了了解图书本身的内容和影响，为方便日后联系版权起见，还要记录原文书名、版次、ISBN号、作者（及其概况）、原出版社的信息，如有可能，还应下载或者影印原书的版权页，为日后查询版权准备必要的版权信息。
在锁定一本版权图书后，就需要与版权方接洽，着手落实购买版权的事宜。在购买版权时，惯例是使用卖方的版权合同文本，但同时买方需要主动提供以下信息：
（1）预计定价。
（2）预计首印数（有时对方要求提供三年内历年印数）。
（3）预计出版时间（一般是合同签订后12～24个月，具体要根据图书厚度和翻译难度等因素确定）。
（4）希望对方可以接受的版税率和预付金等。
在一些特别情形下，可能还要向对方就译者的遴选和印刷厂的选择作出说明。例如，如果出版社计划约请作者所认识的某位学者做该书的翻译，就应尽早告知对方，这往往是有利于出版方成功拿到版权的一个因素。
在确定条件时，审阅合同是必不可少的一步。从人大社的流程来看，这项工作主要由版权部门承担，版权人员遇到认为有问题的环节，再与编辑商量，但实际上，如同签本版图书的出版合同时编辑应当认真审阅一样，外版图书的合同，编辑也很有必要认真审阅，并在审阅时特别留意相关信息并应作必要的记录，因为很多信息会直接影响到合同的执行。这些方面包括：
（1）授权文本：翻译、影印、双语或是改编等。
（2）授权地域：决定本书出版后可以销售的地区，只限中国大陆、包括港澳台、全球销售。
（3）要求的出版期限：目前的出版期限从12个月至24个月不等，编辑应当根据原文的体量、翻译的难度等情况确定一个可以实现的出版期限。
（4）合同有效期：一般从5年到8年不等，遇到量特别大的丛书等情况，应当根据实际情况向外方提出合理的合同有效期。
（5）仲裁机构：对方提供的文本中，仲裁机构很可能在对方所在国，也可能在第三方如香港，少数情况下会规定在中国内地。后两种都是中方可以接受的，如果在对方所在国，则仲裁真的发生时，是不利于中方的。这种情况下可以根据合同的重要性、仲裁发生的可能性等，考虑是否向对方提出把仲裁地点改到第三方的要求。
（6）预付金额度。
（7）样书数量、邮寄方式及费用承担：如果外方索要的样书数量较大（超过10本），就要留意对方要求的邮寄方式和费用承担方，避免我方的额外费用。
（8）结算时的退货率。
（9）宣传用书的数量。
（10）对审阅要求的限制：例如，有些出版社要求在图书正式出版前把排好版的文件连同封面发送给对方进行审阅，只有审阅通过后才可以付印。这在实际操作中常常因为步骤烦琐和时间原因等而不具备可行性，因此如有必要，编辑要根据实际情况再与对方进一步沟通。
（11）其他要求：例如电子版使用条款方面，有些免费授权的图书，往往要求出版方同样免费提供出版方版本的电子版，并要求有权把该版本放在对方的网站或平台上使用。这种情况下就要权衡利弊后作出选择，或者跟对方进一步沟通找到更合理的做法。
以上信息，是建议编辑在审阅合同时关注的信息，还有一些信息，如版税报告的次数和时间要求、银行付款信息、税费承担的约定等，则是负责版权的专业人员应重点关注的信息。如果是没有专门的版权部门的出版社，则需要相关编辑对这些问题一并审阅后提出必要的改动意见和建议。
合同执行这一步又包括四个步骤或流程：（1）合同签订；（2）图书出版；（3）销售报告；（4）版税结算。
合同签订阶段，需要留意的是双方需要的合同份数，同时要对往来的文件作必要的登记和备份。这个环节还有一项中国版权管理部门要求的工作是著作权登记，登记时需要填写著作权登记表，准备原书的版权页、合同的复印件和翻译件等。如果版权转让过程中涉及不止一个转让人，则需要每个环节都提供对应的授权文件，形成一个完成的授权链条。对于有预付金的授权合同而言，合同真正生效是在对方收到合同规定的预付金等前期付款之后。只有具备了合同中所规定的所有合约成立条件，一份合同才算真正签署完成。
合同执行的核心环节，就是版权图书的出版。图书出版时，也要满足合同规定的出版期限；如果合同对出版前出版方文本规定了审阅要求，则编辑也要留意满足这些要求。在出版方的版本中，应当对版权来源作出相应的说明，对此外方合同中一般都会作出明确要求并给出要求在版权页上标注的文字。图书出版后，应当及时告知外方相关图书已经出版，并请对方留意签收我方即将寄送的样书等。
在图书出版后，应当在合同规定的时间内，一年一次或数次向对方发送销售报告。对方认可销售报告后，则要索要发票和准备版税付款的材料，并准备版税付款。从目前国内的流程看来，整个付款流程需要60～90天，因此签约时也应留意合同中给出的付款时限不能过短。
在合同即将到期时，如果遇到翻译和出版周期过长而销售时间过短、市场仍有需求而新版尚未出版等情况，就要考虑向外方提出合同延期的申请。现在，申请合同延期常常需要支付延期费用，因此在提出延期前要对成本与收益进行计算和判断。
如果不提出延期，合同就会废止。这方面比较常见的情况有两种。一种是根据合同的规定自然废止，也即在合同到期后如果双方没有提出延期，则合同所规定的权益自动回归到版权方手中。另一种是双方中的其中一方特别提出废止，并对销售、库存及处理方式等作出相应处理。
合同的更新，在人大社是指一本书的旧版还没有出版的情况下外方已经出了新版，这时就要争取外方同意我们改做最新的版次，这种合同的更新往往需要以预付金等名义支付更多版权费用，也常常是因为上一版图书没有及时出版，因此是双方都应当和希望尽量避免的情况。合同更新后，需要在出版社的系统中更新所有的数据和资料，便于今后统计和结算版税等合同执行环节的相关工作顺利进行。
以上版权引进工作流程的细节，对版权从业人员来说都是非常熟悉的；而对于编辑而言，这些环节，还只是一本图书出版时无数环节中的一环。没有相关经验的编辑，或者是事务过于繁忙的编辑，常常不会深入这些细微的环节当中。但就像一本畅销书名所说的，往往“细节决定成败”。如果做引进版图书的编辑能够多了解和关注自己所负责的图书的这些环节，对一本书的成功运作、对减少问题的发生，都是会大有裨益的。