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档案管理是指对档案实体和档案信息进行管理并利用的过程，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。在验配过程中需要实现档案管理的内容主要包括患者的病史、检查及验配结果、调机记录、使用情况、验配后评估、维修记录等，特殊情况下（如听神经病、听觉发育延迟、中枢听觉处理障碍等）还必须包括患者的知情同意书。
档案中记录的信息可以帮助验配师判断患者是否有使用助听器的适应证。例如，对于大部分传导性听力损失患者（常见于中耳病变），手术治疗是首选的干预措施；发病3个月以内的感音神经性听力损失患者，或仍存在听力波动的听力障碍患者，验配助听器之前可以考虑药物治疗。
在明确助听器是最佳的干预措施后，通过这些信息可以帮助验配师了解患者的具体需求，指导助听器的选择。例如，同样的听力水平，有的患者的活动范围比较局限，仅要求在家庭生活等安静环境下获得较佳的聆听效果，而有些则要求在嘈杂环境下也能保证较佳的聆听效果。对于前者，选配基础型的助听器即可；而对于后者，则必须选配具备相应功能（如自适应指向性麦克风）的助听器。
随后，助听器验配师可以通过这些信息明确在验配过程中是否需要特别处理或需要注意的地方，避免患者遭受不必要的伤害。例如，对于中耳术后的患者，外耳道形状不规则，若按常规方法取耳模往往会出现耳模无法取出的情况；对于部分不愿手术的鼓膜穿孔患者，若操作不慎往往会发生耳模材料进入中耳腔的情况。
而通过验配后的评估结果，可以帮助验配师了解患者助听器佩戴效果，指导助听器进一步调试工作。例如，对于初次选配的婴幼儿患者，起始增益应低于所需增益，然后随着患者的适应程度再进行相应调整；而对于发育迟缓的患者，后期的效果评估对助听器的调节更为重要。
对于维修记录而言，可以针对患者助听器的维修部件及次数对其进行进一步的使用指导和调试。例如，对于具有方向性麦克风的助听器，排除其他常见故障（部件位移、皮屑、湿气、尘埃等）外，再次出现调试后仍难达到初次验配时的效果，就应该考虑助听器麦克风出现严重不匹配问题，需要到维修部进行检测或更换；曾经因为清洁不到位而出现助听器无声音的患者，排除电池没电的情况下，首先应检查患者助听器耳膜声孔或通气孔堵塞问题；除此之外，维修记录也是保证验配中心和患者在服务期间是否需要付费的凭证，保证双方利益的有效依据之一。
由此可见，做好档案管理是帮助患者获得良好聆听效果的有效途径。同时，它也是助听器验配师自我保护的重要措施。例如，可通过对患者的病史、助听器的选择、患者每次的调机要求和调机记录及评估效果等做好记录，明确自己的验配及调试工作是准确无误的，是符合当时患者需求的。最后，通过对信息的整理、分析与总结，可以开展关于助听器参数与效果等方面的研究，有利于提高助听器验配师的验配水平，并指导助听器厂家进行相应的参数调整。
只有对众多的信息进行有序地整理才能便于我们使用，因此，整理是档案管理中的重要一环。档案整理的方法主要包括以“案宗”为单位的整理，以及以“件”为单位的整理。在验配过程中一般以第一种方法为主，即按照信息材料在形成和处理过程中的联系将其组合成一个案卷，一名患者立一个案卷。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即将各种信息按照不同内容进行分类，例如病史资料、调机记录等；组合即将分类好的信息按一定形式组合起来，例如评估结果可以按照时间顺序进行排列组合；编目即将组合后的材料进行排列编号。
文书记录是档案管理的重要方式。例如，我们对历史朝代的认识都是从文书记录中获得的。文书记录是指利用笔、刀等书写工具将想保存的信息在纸、竹等载体上进行记录。而随着科技的发展，计算机成了生活工作中必不可少的办公用具，已成为信息管理的重要手段。虽然，目前验配档案大多已实现计算机保存，但鉴于核对的需要，建议实行文书记录和计算机保存的双模式管理，文书记录在核对结束后，保存满5年可考虑销毁。
优点：所需工具方便易得，价格便宜，操作无须特殊技能。
缺点：保存档案所需空间大，保存难度大，信息调用难，同一时间只能提供单人使用，信息流通性较差，时间久了记录的文字可能会模糊难认。
优点：较文书记录环保，占用空间小，信息调用方便，信息能同一时间供多人使用，信息流通性较佳。
缺点：所需工具成本相对较高，且需熟练掌握计算机技术。
患者档案中因为包含众多的个人资料，为了避免患者受到不必要的滋扰，在档案管理过程中必须坚持患者的隐私保护原则。隐私保护即要求验配师及验配机构只有在获取服务所需资料的情况下，并在得到患者（或在某些情况下，其监护人或家人）的知情同意后，才能使用患者资料。
具体要求如下：尊重患者享有保密的权利；资料必须是患者自愿提供的，是通过合法及妥善的途径收集的，且只用于完善或提高助听器验配效果；收集到的资料只可按需要披露给提供服务或评估的相关单位，如上级验配中心、残联、医院等；除非资料的转移是合乎法例所需或授权，或基于保护人身安全，否则必须在征得患者本人同意后方可将资料转给其他机构；资料只提供有需要知情的员工查阅。
为了给患者提供更佳的验配效果，开展相关科研项目是必须的。但若科研需要使用到患者的信息，则必须先征得患者同意（并签署知情同意书），并严格遵循研究伦理原则。研究伦理主要分为两部分：一是研究者必须遵循的实事求是、严谨审慎的一般原则；二是以人类为对象所必须遵守的道德原则。
（1）一般原则：
研究者自始至终都应该奉行实事求是的科学精神和严谨审慎的工作作风。需要注意的是，由于研究方法的局限或者研究者自身的期待心理，研究者可能无意地歪曲了事实，这就必须通过研究者严格谨慎的研究态度来消除。
（2）道德原则：
知情同意权：计划入组资料的患者有权利了解研究目的和内容，并仅在自愿同意的情况下签署知情同意书。
退组的自由：研究者必须尊重患者退组的自由，允许患者在任何时候退出，患者应被告知自己有权利随时退出。
保护患者免受伤害：必须确保在研究中所使用的资料不会对患者造成生理、心理及财物等方面的伤害。
保密原则：除非资料的转移是合乎法例所需或授权，或基于保护人身安全，否则未经患者许可的条件下，研究者不应泄露患者的任何资料。
因此，研究中档案资料的使用必须建立在实效的基础上，即研究者必须首先做到最好地保护患者，然后才能考虑如何完成一项有意义且有效的研究。这就是科学研究有效性与道德伦理的统一。
（曾祥丽 黎志成）