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在快节奏的工作方式下，我们必须快速理解领导的诉求，并提出解决方案。在领导布置的工作中，“一句话的任务”是比较难完成的。下面就用“一句话的任务”案例来进行分析，帮助大家理解和认识数据分析都有哪些步骤。掌握了这些方法，完成其他需求更详细的任务就不在话下了。
领导：小张，分析一下本月销售数据，下午给我一个报告。
小张：好的，没问题。
第一步：分析设计
虽然领导没有给出明确的分析方向，但是对于销售数据而言，不外乎就是从销量、价格、销售额这几个元素入手进行分析，这就确定好了分析的重点。而产品则应按产品样式、市场、功能等进行分类分析，在这里用产品样式进行分类。
第二步：数据采集
小张开始采集销售数据，得到了初始的数据，如表2-1所示。
表2-1
其中，P0005产品因为价格没有确定，还在与客户沟通，所以价格与销售额均为“#N/A”，表示数据缺失。数据缺失的单元格是无法参与分析计算的。
第三步：数据整理
由于初始数据存在不规范的数据，因此应对这些数据进行修改。目前可对P0005产品的价格进行暂估，并得出相应的销售额。整理完数据的表格如表2-2所示。
表2-2
第四步：数据分析
（1）合计销量和销售额
销量和销售额的合计是最基本的统计项目，结果如表2-3所示。
表2-3
（2）占比分析
占比分析主要分析产品的销售结构，分别从销量、销售额入手。分析结果如表2-4所示。
表2-4
（3）对比分析
对比分析与去年同期对比。对比之后发现衬衣销量与去年同期相比大幅度下滑，结果如表2-5所示。
表2-5
询问相关部门后，找到了原因：去年推出了15种新款衬衣，而今年目前仅推出了5种，新款款式少是衬衣销量下滑的主要原因。
第五步：数据报告
（1）描述整体数据现状
报告中肯定要先给出整体数据现状，主要从销量与销售额两个角度来进行分类占比计算，如表2-4所示。
（2）汇报发现的问题
发现的问题可以以两种方式进行汇报，一是表格。表格的优点在于，当数据量较少时，阅读起来较为简单，制表人的意图也不容易被误解，如表2-5所示。
二是图表。图表的优点在于，当数据量较多时，可以更为直观地展示出各种数据间的关系及数据分析结果，与阅读表格相比，阅读者更容易领会到图表所表达的意图，如图2-2所示。
图2-2
（3）提出改善建议
分析报告中不能只给出分析结果，还要提出改善建议。改善建议中通常要回答以下几个问题：谁？做什么事？目标是什么？什么时间完成？因此，小张给出的改善建议为：
设计部应开发新的衬衣款式，从下月起陆续推出10款以上，市场部配合做好相应的推广工作，确保今年衬衣的销售额不低于去年。
撰写数据分析报告时，不管是大报告（内容多、正式场合）还是小报告（内容少、非正式场合），都要保证逻辑清晰。另外，数据分析报告若要出彩，必须关注分析目的，即发现问题、预测未来、优化决策。