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办公室的地位十分重要，办公室的工作关乎单位的运行。因此，必须加强办公室的自身管理。一方面，要掌握办公室管理方式方法，提高工作的规范化、制度化、程序化；另一方面，要充分发挥办公室工作人员的创造性，提高办公室的协调应变能力。
办公室管理是指通过整合组织的各种资源，在特定的环境和条件下实施计划、组织和协调等职能，为领导和组织提供服务以实现组织目标的过程。
办公室管理包括四个要素：一是明确的组织目标；二是服从自己目标的运转方式；三是具有现代观念的管理者；四是先进的科学管理手段。
以一个企业为例，经理办公室是整个企业的指挥部和神经中枢，大量的信息流入这里，经过经理和办公室人员处理后，又从这里流出，从而促使企业组织各部门协调一致，使整个组织正常运转。
从信息工作上看，办公室管理是办公室根据一定管理目标进行信息的输入、转换、输出，经过反馈、修改，再次进行新的输入、转换、输出的不断循环，直至圆满地完成预期目标的过程。也可以把整个办公过程看作接收、变换、处理、传递、利用信息的过程。
要开展办公室管理活动，必须具备办公环境、办公用品、办公信息、办公制度和办公机构等必要条件，这就是办公室管理的基本内容。
办公环境是直接影响办公室工作效率的基本要素之一，办公环境包括物质的和抽象的环境、内部的和外部的环境。物质环境指办公楼的建筑、办公设备等情况；抽象环境指本办公系统与管理的各种实体之间，以及与其他办公系统之间的相互影响、约束控制、领导与被领导的关系等。内部环境是单位内的物质抽象环境；外部环境是与单位办公活动相关联的外部社会环境。
办公用品主要指办公室管理活动中所使用的各种工具和设备，它是从事办公室管理活动的必要条件。
办公用品一般分为三部分：
1.传统的办公室用品及设备，如纸张、笔墨、算盘、手工复印机等。
2.现代化办公设备，如移动电话、文字处理机、传真机、复印机、摄像机、录音机以及其他办公自动化设备。
3.办公家具。随着科学技术的发展，过去那种认为有办公桌、椅子、卷柜等就足够支撑办公室管理活动的观念早已发生变化，办公家具是否齐备、科学，将会直接影响办公室管理的效率。
办公信息是办公室管理的主要对象，从信息处理的角度看，办公室管理就是对办公信息进行处理的过程。办公信息处理可以分为四个方面：
1.信息生成。这是指从上司、社会等信息源采集信息，按办公目标制成一定形式的信息。
2.信息传输。包括公文的收发和口头信息传递等活动，如接打电话，组织、召开会议等。
3.信息加工。包括秘书拟稿、翻译、标引、摘录、编辑等工作，可根据办公信息处理过程和特点，分为事务性信息处理和研究性信息处理。
（1）事务性信息处理是一些例行公事处理，多属交办性业务，主要由中、下级人员完成，业务特点是繁杂、琐碎、重复、量大，需要计算机的支持，是办公自动化的先行部分，也是速见成效的部分。
（2）研究性信息处理需要运用人的智力或创造性思维来从事调查研究、综合分析等，其处理结果应具有一定的创造性、决策性、预测性，信息产品中的大部分可服务于领导决策。
办公信息处理实际上就是办公室工作的信息化，换言之，就是把一般办公室的主要工作环节，诸如公文的收、发、处理、清退、归档等看作对信息的收集、加工、传递（输入/输出）的过程。
4.信息管理。包括文件整理归类、归档、存档、清退、检索等。
办公制度是实现办公室规范化管理的前提，包括建立制度和组织实施两个方面。建立制度是前提，组织实施是关键。
一般把办公室建立的各种规章制度称为办公室岗位职责，它有如下主要内容：
1.工作项目名称的规范化。工作名称往往直接反映某项工作的特点、范围和重要性。制定工作规程，首先要有个恰当的名称，最好用全称，以避免产生误会，如《××××公司销售部奖惩制度》不能随意缩写为《奖惩制度》。
2.明确规定工作内容和范围。这是工作规程的核心部分，它要求以具体任务为中心，明确规定项目的定义、目的、性质、职能、职责、权限等因素。
3.不同岗位人员的专业化要求。指完成该项工作必须具备的知识、技能条件等。
4.工作基本程序。制定各项工作的基本程序的要求是：
（1）要指明办公信息流程的路线、渠道条件、工作步骤、各步骤要解决的问题和处理方法等。
（2）要注意工作的简化原则。
（3）要确定具体目标，工作间的关系尽可能“直接挂钩”，不搞“间接搭桥”。
（4）要上下级关系对应，避免多头领导。
5.标准化要求。这是指要制定出完成工作质量、数量和时限等量化的指标。
6.政策依据。办公制度必须与现行的国家政策、法规等保持一致，并且要及时反映政策的变动。
7.明确协作关系。对组织内各工作单元的协作关系必须规定清楚。
8.接受监督。这主要指外部监督关系，包括明确监督来源、监督渠道、监督方式和监督内容等。
办公机构是办公室中的基本职能单位，如国务院、省、市等各级政府行政管理部门中的部、委、厅、局、处、科等。办公机构是办公活动的组织形式，是发挥办公室管理、组织职能的必要条件。
我国的办公机构有多种划分方法。有按管理职能划分的，如政府部门的综合司、法规司、财务司、下设处等机构；企业单位设立的生产科、财务科、供销科、人事科等。有按管辖区域划分的，如政府部门的各职能系统：邮政系统、铁路系统等，各自独立自主处理管辖区域内的有关事务。还有按行业和产品划分的，将某一行业的业务集中进行管理，如国家烟草专卖局、国家粮食和物资储备局等。这种划分适用于经营生产性管理单位及文教、卫生、体育等管理机构。也有按服务对象划分的，如侨务办、港澳办等机构。办公机构的设置与划分将直接影响办公室管理系统的组织结构。
办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小至打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想管理有序、提高效能，就必须采取有效的管理方法。
一般来说，办公室的管理方法有如下几种：
1.调查研究法
调查研究既是办公室的一项基础工作，又是办公室管理的重要方法。办公室管理要想坚持理论与实际相结合，为领导决策提供有用信息，无一不需要进行调查研究。掌握调查研究的正确方法和有关技巧是办公室全体工作人员必须具备的基本素养。
办公室进行调查研究的具体步骤是：确定调研题目；组织力量；选用科学的调研方法；对调查结果进行分析研究。
2.“弹钢琴”的方法
办公室管理和弹钢琴一样，在总的任务已定的前提下，要学会把握管理的主旋律，通过全体成员的密切配合，才能弹好办公室管理这架“钢琴”。
（1）要学会统筹全局、把握本质。管理者要有系统观念，统掌全局，无论哪项工作，无论处于什么位置的人，都要以办公室管理的整体目标为出发点和归宿。办公室应通过自己的有效协调，使其他部门的工作都为实现组织的整体目标而开展。
（2）抓准、抓紧中心。办公室工作有主有次、有急有缓，有时主要的工作并不一定是亟须办的，亟须办的工作也不一定是主要的。办公室的各种工作穿插在一起，要求管理者能够抓住一定时期内的中心工作。
（3）坚持抓住中心工作带动一般工作。办公室管理中，要反对“单打一”的思想和工作倾向，既要全力以赴抓住中心工作，又要分出适当力量兼顾一般工作。
办公室的管理工作主要是对人员的管理，应当充分调动工作人员的积极性。可从以下方面着手。
1.心理激励
如何调动办公室工作人员的积极性，是办公室管理面临的基本问题。领导作用在于能让组织内的成员齐心协力地为实现共同的目标而努力工作，要做到这一点，关键在于满足员工的正当需要，调动其工作的积极性。因此，就要充分研究人的心理，学会心理激励的方法。
（1）激励要因人而异。虽然绝大多数人工作的目的是为了获取报酬，但是也不能忽视员工在个人成就、个人成长方面的诉求。对于不同的人，能够激发他们积极性和主动性的因素也不同，有的人可能是升职，有的人可能是加薪，也有的人可能是领导经常的鼓励和赞扬，要区分不同的情况，有针对性地进行激励。
（2）要提高员工的工作兴趣。常言道：“兴趣是最好的老师”，人如果对一件事感兴趣，就会自发自动地进行探索。在心理激励过程中，要学会通过思想教育、改善办公条件和生活条件，使办公室人员对所从事的工作产生新鲜感，使之产生强烈的兴趣，提高工作人员的积极性。
2.思想教育
思想教育是不同性质的单位都会使用的员工管理的一种方法。它主要通过多种多样的形式，来对办公室成员的思想认识、情感和行动产生影响，使他们能够取得共识、协同工作，共同致力于组织目标的实现。
加强员工的思想教育，有助于全体成员形成正确的政治思想、良好的道德情操和做好工作的责任感，使人们懂得在工作中应该做什么、不应该做什么。这样的选择是在内心接受的前提下进行的自我选择，而非被动地服从，因而也就能够达到更好的工作状态，取得更大的工作成绩。进行思想教育的方式是多种多样的，例如组织学习上级文件、听报告、参观考察、个别谈心、树立典型等。
办公室管理的科学化，是指将办公室的经验管理变为科学管理，使办公室工作规范化、制度化、程序化。
办公室管理的规范化，就是要求办公室工作按制定的原则、标准，做到以下几方面工作的规范化。
1.公文撰写规范化
在草拟公文时，从公文种类、格式到审稿、核稿、签发，都要严格按国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》去做，以提高公文的撰写质量。机关之间公文来往甚多，要遵循有关公文处理的规定，保持公文的一致性。
2.公文处理规范化
公文处理看起来只是收发、传递工作，但做得不好，传递不及时，就会出现差错，影响领导的工作效率，甚至会贻误大事。因此，必须制定出公文处理的规范。公文从签收、登记、拟办、承办、督办到立卷、归档、销毁，都要严格按既定的规范办理。
3.会议办理规范化
会议办理的规范化是对会议的时间、议题、出席者及审批手续制定出一定的规范。在时间安排上，对一些经常性的会议，可以把它们的时间固定下来，以便领导者事前安排好工作，并做好会议准备工作。在会议议题和出席者方面，要对一些经常性的例会的会议议题和出席者作出明确的规定。在会议办理的审批上也要有一定的规范，如果没有一定的审批手续，事无巨细都提交领导会议讨论，不仅会浪费领导的时间和精力，而且会滋长下属单位负责人和工作人员不负责任的现象。因此，凡提交领导会议讨论的议题必须由本单位领导或办公室（秘书工作部门）负责人审批、把关。
4.接待工作规范化
各级办公室的接待任务繁重，如果每当外单位有人来，都要领导出面接待、介绍情况，势必会影响领导的其他工作。要摆脱这种状况，制定接待工作规范十分必要，要根据接待对象的级别、来访目的，确定接待规格，如由哪一级领导者或部门出面接待，接待标准如何，都要规定下来，以便按章接待。
办公室管理的程序化，就是办公室常规工作的步骤性，即把事情办理的先后次序分解成一个个的步骤固定下来，以后办事就按规定的步骤去做。工作程序可以把各种规章制度具体化、步骤化，制定工作程序时要注意按工作的先后顺序，把每一个步骤的做法、要求都规定得清清楚楚，并注意前后步骤的衔接。
有了工作程序，无论工作多忙，环节多复杂，只要按程序规定的顺序一步一步去做，就能做到有条不紊、忙而不乱。这样既可避免凭经验办事，在忙乱中出错，又可使刚从事办公室工作的新同志按部就班地开展工作，不致因经验不足而缩手缩脚，无所适从。
办公室工作的主要规章制度有以下几种：
1.岗位责任制
这是办公室内部明确职责、分工，进行目标管理和考核的一项重要制度。在制定岗位责任制时，对每一个工作人员的职责和任务都必须做出明确而具体的规定，每项工作都要有具体的目标、要求，有时间限制的要规定完成的时限，切忌笼统。要尽可能地定出定量的目标和要求，以便考核。与此同时，要制定奖惩办法，完成任务好、工作出色的，要给予奖励；工作中出错多的，要给予适当的处罚。
2.公文处理办法
这是提高公文质量、加速公文运转、提高办公室工作人员和领导者工作效率的一项重要措施。公文的种类很多，有上级的指示、决定、决议、批复、通知等，也有下级的请示、报告，还有其他机关、单位的来文，运转很复杂。有些重要的公文，须经几位领导审批，几个部门联合办理。公文处理是一项细致、复杂的工作，如果没有一定的章法，很难避免出差错。因此，办公室要根据既定的公文处理办法，结合本单位的工作实际，制定出适合本单位情况的公文处理办法，对公文的种类、写作格式、呈报手续、审批手续、编号等作出明确的规定。
3.会议制度
会议是领导者集思广益，充分发挥集体智慧进行民主决策的一种重要形式，是常见的领导方式之一。如果没有规范的会议制度，无论大小事情都由领导者开会研究，会议将泛滥成灾，导致“会海”出现。要精简会议，提高会议质量和效率，办公室就必须建立完善的会议制度。
4.接待制度
迎来送往是办公室的一项经常性工作，也是一项最直接体现本单位形象的工作。办公室是所在单位的窗口，而外单位的来访者对某个单位的印象，往往首先从接待工作开始。如果接待人员热情周到，待人有礼，就会给来访者留下良好的印象。在接待工作中，最值得注意的是接待规格、费用开支、食宿交通安排等事项。如果没有一定的标准，领导高兴就出来接待，不高兴就不出来，安排食宿想用多高的标准就用多高的标准，接待人员不仅会无所适从，也会违反有关政策和纪律。因此，必须建立接待工作制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明文规定，并严格执行。
管理的艺术性首先要强调其实践性，没有实践则无所谓艺术。办公室人员必须在管理实践中发挥积极性、主动性和创造性，因地制宜地将管理知识与具体管理活动相结合，才能进行有效的管理。所以，管理的艺术，就是强调管理活动除了要掌握一定的理论和方法外，还要有灵活运用这些知识和技能的技巧和诀窍。
办公室管理的艺术，一般表现在以下三个方面：
艺术的关键在于一个“巧”字。无论是进行作品设计，还是办公室管理，了解基本知识、基本规律的人很多，但是能够随心所欲地灵活运用的人却很少。在办公室管理的过程中，我们总会遇到各种意想不到的事件，而这些事件如何解决并没有标准答案，这就需要管理者根据自己掌握的方法和理论，结合实际情况，随机应变，巧妙解决，这样才能提升管理的艺术。
在激烈的市场竞争条件下，通常认为，一家企业能否成长的关键有四点：灵活性、计划、控制、资本。其中灵活性是最难做到的，却对企业的持续发展至关重要，策略灵活就是一个组织在制定和实施自己战略计划的过程中，要根据市场、资源与环境等因素的变化，灵活调整自身的发展战略，应时而动才能掌握主动。
管理的很大一部分工作就是协调，通过协调内外各方的关系和行动来实现组织的目标。协调工作涉及到管理过程的方方面面，既有人与人的关系，也有人与物的关系，其中最核心的是组织成员个人与组织目标之间的关系以及组织内外人际关系的协调。由于每个人的思维习惯、成长背景、价值观念、偏好情感都不同。因此，协调工作也不能单纯地依赖科技手段，而必须借助各种行之有效的管理经验、技巧与诀窍。