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对于很多人来说，办公室是最熟悉不过的地方。我们每天都在办公室工作，但是这个办公室跟“办公室工作”中的办公室，并不一样。我们要从办公室的地位和作用，来认识办公室的工作。
“办公室”一词，在理论和实践意义上有大小之别、广狭之分。大至高层领导机关和领导人的办公室，小至一个基层单位的办公室。
在广义上，办公室一般指单位或个人办公（或工作）的地方；从狭义上，办公室是指某机关、某单位的一个综合办事机构，是直属于该机关、单位行政管理序列的，直接为领导服务的“办公室”，和其他机构一样，都是该机关、单位的一个建制。
办公室概念有两种含义：一是指办公的房间，是工作人员完成任务、执行公务时的办公（或工作）地点，是党政机关或企事业单位公文收发、材料准备、档案保管等的处所；二是指正式的工作机构，是在党政机关和企事业单位内设立的处理行政性事务的办事机构，是设在领导身边、直接为领导服务的综合部门，是一个机关或单位沟通上下 、联系左右的枢纽和桥梁。
办公室的规模、名称，因级别和地区及单位隶属不同而不尽一致，高层的一般称办公厅，中低层的一般叫办公室或秘书处、文秘股等。无论设多大规模，叫什么名称，办公室都是协助领导掌管行政事务、办理专门事项、负责处理日常工作的参谋性、辅助性、协调性、服务性、综合性的机构。
一个体系完整、建制独立的办公室，一般应包括如下要素：
1.办公地点
即办公室人员处理公务的专用房间，包括工作面积和写字台、工作椅、文件橱以及其他设备、用具等所占的面积。
2.工作人员
即担任一定职务、承担一定责任的办公人员。所有的办公场所，都有一定数量的工作人员，即使办公自动化程度很高的办公室，也必须有工作人员，只不过数量大大减少。总的来说，办公室工作人员分为普通工作人员、内设处（科、室）主管和办公室负责人三类。
3.物理空间
即工作人员进行公务活动的区域。根据人类工程学的观点，物理空间是指办公室人员在工作时肢体活动的范围，分为整个办公场所占有的面积和个体人员办公时身体周转以及桌椅移动的空间区域。
4.办公条件
即为办公场所配备的机器设备、办公用具和办公用品，以及相应的技术手段。随着办公自动化的推进，用于配置办公设备的投资将越来越多，例如多功能电话、个人台式电脑、复印机、传真机等。此外，一个现代化的办公室，还需要具有个人办公自动化和群体办公自动化的设备技术，具备局域网、因特网的上网条件。
5.办公制度
即为实现办公场所的制度化、规范化、科学化管理而制定的各种行为准则。包括工作职责、工作程序、工作标准和有关的操作规程，以及值班制度、接待制度、保密制度、归档制度、信息工作制度、请示报告制度、工作责任制度、考核奖惩制度等。
办公室的位置非常特殊而重要。办公室所从事的工作是领导中枢的一种综合性工作，它承上启下、协调左右，直接为单位的领导和管理工作服务，办公室的运行状况直接影响着一个单位的整体工作水平和效率。因此，办公室的职权可大可小，关键看所在单位的领导如何认识办公室、如何使用办公室、如何授权办公室。很显然，办公室管理职责的宽与窄，并不完全取决于办公室自身。
办公室的定位，必须根据各单位的实际情况，找准自己的坐标，确定自己的工作重点。按一般情况看，办公室可从三个方面进行定位：
1.办公室是单位的“领头”部门
在我国目前的管理实践中，一个单位的管理体系一般都由“一个龙头”和“三类部门”组成。“一个龙头”即“领导班子”，领导班子是一个单位的“首脑”、总指挥和决策者。“三类部门”指的是：业务部门、服务部门、监督部门。业务部门负责单位主营业务的生产、执行工作；服务部门负责给领导和整个单位的正常运行提供服务；监督部门负责监督各项工作的正常推进。办公室一般属于服务部门，很多时候也兼具监督部门的职责。由于办公室兼有多种功能，对上要当好领导的参谋、助手，对下要检查监督和组织协调，对外要搞好横向联系，因而在单位中处于“领头”的地位。
2.办公室是单位的“智囊”机构
为领导者决策，当好参谋助手，是办公室管理最重要的职能，也是比较高的一项要求。特别在科学技术飞速发展，各项事业突飞猛进，情况动态变化迅速，社会生活节奏加快，信息量与日俱增，领导工作日益繁重的今天，领导决策民主化、科学化的要求愈益迫切。这就必须依靠办公室的管理作用，充分发挥其主动性和创造性，为进行决策搜集和了解各种信息，进行合理加工整理、正确分析、综合判断，做出若干决策预案，为领导最后决策提供科学依据。在决策实施过程中，既要收集各种新情况和新问题，总结新经验和教训，又要迅速进行反馈，以使领导者对决策进行及时的修改、补充或调整，保证决策顺利实施，取得预期效果。为了适应这种形势的要求，办公室作为单位的智囊和办事机构，理所当然地要发挥参与决策的作用，主动当好领导的参谋助手。
3.办公室是单位的“中心”枢纽
办公室在一个单位中，是沟通上下、协调左右、联系各方、保证单位工作正常运转的枢纽。如果把一个单位比作一个人的话，那么，领导层、决策机构是大脑，业务部门、执行机构是四肢，办公室则是中枢神经系统。办公室承担把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反馈给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个肢体正常运转的重任。所以，办公室实际上犹如铁道系统中的枢纽站、水陆联运的交汇点，处于整个管理系统总控制、总调度的“中心”地位。办公室的“中心”作用，贯穿于办公室管理活动的全过程，这种作用发挥得越充分，办公室的管理效率就越高。相反，如果纽带错位，管理就松散混乱，单位工作和领导工作的效率与质量就无法保证。
4.办公室是单位的“形象”窗口
办公室是一个单位的总进出口，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界对本单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、工作作风、管理水平和工作效率等。另外，本单位领导者得到外界的各种信息，也首先是靠办公室这个“窗口”。办公室中人员素质、管理水平、工作效率的高低和服务态度的优劣，不仅直接影响本单位的形象和声誉，还是影响合作单位、基层单位和职工的重要因素。因此，办公室必须起表率作用，不但要有良好的秩序 、严格的制度、实事求是的作风，而且要务求实际、严格高效，在单位内外树立良好的形象。
分类是认识事物的一种重要手段。为深刻认识和理解各类办公室的性质，掌握办公室工作与管理的知识，必须对数量庞大、规模不等、功能各异的办公室予以分类，可从以下两个角度对办公室进行分类。
根据办公室的工作性质，可把办公室分成以下三类。
1.确定型事务处理的办公室
在这类办公室中，工作人员所从事的工作基本上是程序性工作，即有规则的、重复性的工作，如收发室、档案室、保管室、医院的病历室等都属于此类办公室。这类办公室主要从事信息的收、发、存储、转换和加工处理等，其事务、数据处理是确定的，工作容易实现自动化。
2.非确定型决策处理工作的办公室
在这类办公室中，工作过程是根据上级指示，结合本单位、本系统的实际情况，进行研究和决策，制订出适合本单位、本系统的实施计划，再通过决定、命令、通知等形式下达给下级机构，并以多种手段去贯彻执行。在执行过程中，要根据执行情况随时修改计划，以适应变化了的环境和情况，从而不断完善决策，如行政首脑机关的政策研究部门、军事决策部门的作战室、企业里的计划部门、国家规划的管理部门等都属于此类办公室。
3.混合型处理工作的办公室
在这类办公室中，既有确定型事务处理工作，又有非确定型决策处理工作，或介于两者之间的工作，所以又称混合型办公室。这类办公室的工作，一部分处理过程是确定的，其他部分处理过程是不确定的，如各部委的职能管理部门、基层领导部门的办公室等均属此类办公室。
按照办公室具体负责的业务，可把办公室划分为以下四种类型。
1.数据处理和文字处理办公室
这类办公室主要承担文件生成、信息检索、计算、存储等工作。
2.传递功能办公室
这类办公室主要以电话、会议、会谈、文件等方式，对信息进行分发或传递。
3.实时管理办公室
这类办公室主要安排会议或会谈的时间、程序、地点等。
4.判断决策办公室
这类办公室主要承担文件的报审、批准，问题的讨论、确定等。
本书中所涵盖的内容，主要是针对混合型办公室而言的。在内容上力求覆盖面广，同时又与人力资源管理等与办公室工作相近的事务区分开来。
办公室属于一个单位的行政部门之一，它担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号施令的任务，是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。就其作用而言，可用八个字概括，即“参谋、督促、协调、服务”。
一般来说，办公室的地位有如下几点：
1.从领导决策过程看，办公室工作处于辅助者地位
办公室是综合部门，对单位生产经营、人事管理、财务运作、产品研发等各个环节比较了解，工作的接触面较广，能采集到方方面面的信息。办公室所掌握的这些信息，可以在领导决策过程中起到重要辅助作用。
2.从执行力角度看，办公室工作处于执行者的地位
高层会议形成的重要决策、决定、决议是否执行到位，需要办公室去跟踪，各项内部规章制度需要办公室去检查、落实。因此，办公室人员既要有雷厉风行的工作作风，又要有坚持原则、敢抓敢管、敢于督办的气魄。
3.从协调职能看，办公室工作处于代理者的地位
办公室负有承上启下、沟通左右、协调各方的职能。上级的指示要传达，部门之间的关系要协调，下级的意见要反馈。因此，办公室人员既要为人诚恳、品行端正，又要善于言辞、成熟老练、快速应变，并做到保守秘密、守口如瓶。
4.从处理日常事务职能看，办公室工作处于服务者的地位
办公室的文秘、会务、接待等工作都具有服务性，工作千头万绪、琐碎繁杂。办公室人员既要忠于职守、乐于奉献，又要包容忍让、不计得失，做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为。
由于办公室工作处在单位运行过程的特殊环节，直接影响着单位的整体利益，正确履行办公室的职能，全面发挥办公室的作用，是高层领导应当关注的问题，也是办公室工作人员应当不断自省、自励的问题。
一般来说，办公室管理要发挥以下三大作用。
1.领导的参谋和助手作用
办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对于这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。
2.承上启下和协调工作的作用
办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作、化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论、方针政策和规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟和办事质量。
3.单位的窗口和门面作用
外单位人员前来办事，首先接触的是办公室的工作人员，办公室人员的着装打扮、精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要不断提高自己的综合素质，加强职业道德修养，对前来办事的内外部人员要热情接待、周到服务。即便遇到特殊情况，也应不急不躁、心平气和，使办事者高兴而来、满意而归。
办公室在组织中所具有的功能一般有以下几点：
1.参谋与助手的功能
办公室的参谋助手功能，主要体现：为领导提供及时、准确、全面的信息；为领导决策提供具有科学性、超前性和可操作性的预案；为领导的重要活动和会议提供具体的方案；帮助领导处理日常性工作事务，使领导能够集中精力抓大事等。办公室的各项工作都要围绕这些方面，把参谋与助手功能贯穿、渗透到各项工作的全过程。
参谋与助手功能的价值在于其有效性，必须把调查研究作为谋事之基、成事之道。办公室人员要通过调研，掌握全面、具体、准确的信息，只有这样才能参事以准、谋事以深，易于为领导所接受。
2.枢纽与心脏功能
如果把一个组织比作一个人的话，办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，它既存在和服从于更大的系统，又有自己相对独立而相互联系的子系统，这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中的领导与被领导关系、实现系统中诸因素的相互联系的就是办公室，它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一个组织来说是必不可少的。
3.协调与沟通功能
一个组织系统步调一致、协同前进，才能顺利完成各项工作任务。要做到这一点，就必须不断地沟通组织内外部，互通信息，彼此理解，互相支持，然后才能调整自己的行动，统一步伐。办公室在组织活动的协调与沟通中起着十分重要的作用，它要协调办公室内部的关系、办公室与领导的关系、办公室与其他部门的关系、本单位与上级领导机构的关系等多方面的关系，通过协调理顺关系，沟通上下左右，才能实现组织效率的提升。
4.窗口与管家的功能
办公室是个窗口。组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义，那就是办公室的把关作用。例如，办公室要把好文字关，文字工作是领导安排、指导工作的重要手段，必须严格把关，提高质量，削低“文山”。另外，办公室还要把好财物关、会议关、信息关等。办公室还是个管家，它肩负多种任务，吃、喝、用、住、行无所不包，一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理，其他专业部门未囊括的事项也由办公室管理。
知道了办公室的功能，只是知道了它“做什么”而已，更重要的是要了解如何更好地发挥办公室的职能作用。要充分发挥办公室的职能作用，应从以下几个方面着手：
1.明确位置，牢固树立四种意识
办公室的地位特殊，要做好办公室工作，必须牢固树立以下四种意识。
（1）要树立政治意识。办公室人员要坚持正确的政治方向，在思想上同领导保持一致，做到政令畅通。
（2）要树立服务意识。办公室对外是单位的“窗口”，对内是各部门的“服务部”，因此，办公室工作人员必须牢固树立服务意识，踏踏实实做一名“服务员”“勤务员”，全面提高服务质量。
（3）要树立大局意识。由于办公室所处的地位和承担的职责，决定了办公室人员必须立足本职、胸怀全局，认识问题和分析问题都要自觉从大局出发，克服片面观念，统筹兼顾，正确处理好局部与全局、个人与集体的关系问题。
（4）要树立创新意识。要根据形势和任务的变化，不断探索改进办公室工作的新思路、新办法。同时，要认真做好领导的参谋与助手，为领导出新点子，推动工作的开展。
2.搞好协调，创造良好的工作环境
办公室是联系上下、沟通左右的枢纽，需要加强与各方面的联系和协调，形成合力。在现代社会中，往往分工较为明确，部门众多，要实现单位目标，需要各个部门的共同努力。因此，办公室的协调工作就显得尤为重要。
3.做好调研，为领导决策提供依据
调研工作是办公室发挥参谋与助手作用的重要途径，为此要做到以下两点。
（1）要把握重点，增强针对性。要针对不同时期的工作重点以及带有苗头性的问题，准确把握领导决策对不同信息的需求，及时确定调研课题。
（2）要解决实际问题，增强实效性。重点课题明确以后，办公室要组织有关部门深入基层，了解情况，反复研究，为领导提供决策建议，达到解决问题、推动工作的目的。
4.强化督查，确保上级决策的贯彻落实
目标能否实现，关键在于决策能否得到贯彻落实。而领导的时间和精力是有限的，不可能亲自督查下属部门和人员对决策的落实情况。因此，只能由办公室来进行督查，确保各项工作部署能够取得实效。