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印信管理，指的是印章和介绍信的管理。印与信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。严格印信管理与使用是办公室的重要岗位职责。
1.印章的含义
印章是“印”和“章”的合称，“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。印章是代表组织职权的一种凭证和标志，也是权力的象征。
2.印章的作用
一般来说，印章具有以下三个方面的作用：
（1）标志作用。各级各类社会组织不管是在其管辖范围内，还是在对外交往中，都必须有一个区别于其他组织并为人们所识记的标志，这个标志往往就是其独特的法定名称，而印章就是这个名称的载体。在开展工作的过程中，印章便明确地表明了其合法身份。
（2）权威作用。各级各类国家机关、社会团体、企事业单位都是依法按照一定的程序而成立的。因此，都有着特定的地位和管辖范围，在一定的层次和范围内具有权威性。而对于某一法定组织来说，其领导人依法定程序具有法人代表资格。因此，领导人的名章，不是代表其个人，而是代表其负有某种职权。所以“印”和“章”便是权威的象征，代表着一定的职能和权力。
（3）凭证作用。印章象征着组织的合法性、权威性，文书材料一经加盖印章，就代表着组织对其法定效力的确认和法定职权的行使，也意味着它将必须承担的法定义务和法律责任，所以印章具有法定的凭证作用，加盖印章是一种法律行为。
3.印章管理的相关规定
印章的刻制与启用是一件十分严肃的事。国务院曾于 1999 年出台《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》，明确了印章的规格、式样和制发，印章的名称、文字、字体和质料，印章的刻制、管理和缴销等基本问题。
（1）印章的规格式样
国家行政机关和企业、事业单位、社会团体的印章一律为圆形。国务院的公章，直径为 6 厘米；省、部级国家机关的印章，直径为 5厘米；地、市、州、县机关的印章直径为 4.5 厘米；其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为 4.2 厘米（包括边框）。
（2）印章的质料和文字
印章的质料，由制发机关根据实际需要确定。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶和塑料刻制，另有一种专用于贴有照片的身份证明上的钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”和“渗透印”，无须印泥可连续使用万次以上。
印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体；实行民族区域自治的地方人民政府的印章，可以并刊汉字和相应的民族文字。
印章的图案分为三种：县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位刻有国徽；党的各级机关印章刻有党徽；企事业单位公章则刻有五角星图案。
（3）印章的刻制和销毁
印章制发机关应规范和加强印章制发的管理，严格办理程序和审批手续。刻制印章应到当地公安机关指定的刻章单位刻制，国家行政机关和企事业单位、社会团体的印章，如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关封存或销毁。
印章的使用是有一定程序的，其程序是：
1.用印需申请
盖用单位公章，用印人必须填写“用印申请单”（表 2-3-1），经本单位的主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。
表 2-3-1 用印申请单
2.盖印需正确
在盖印前，必须检查有无单位领导人批准用印的签字，对用印的文件内容与出示证明用途应认真阅览，不要不看内容就盲目盖印，以免出现差错。同时，还要认真检查存查的材料是否齐全，对需要备案留存的文件，做好登记备案工作，立卷归档以便核查。
盖印要端正、清晰，任何文件和信函的盖印，必须位置恰当。盖印时，其位置通常在文件末尾，年、月、日的中间即所谓“骑年盖月”。带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。
3.印后需登记
用印后应当进行用印登记填写用印登记表（表 2-3-2）。登记的项目有：用印部门、事由、批准人、经办人、盖章人等。
表 2-3-2 用印登记表
1.专人负责
应选择事业心、责任心强的人保管印章，不准随意更换公章管理人员或将公章交予他人管理，一般情况下印章的管理者也是具体的使用者。办公室对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选，并应加强平时的教育和考查。
2.防止污损
使用印章要注意轻取轻放，避免破损，同时要注意经常洗刷，防止印泥和污垢将刻痕填塞；要保持图案和印文的清晰。
3.确保安全
印章应选择安全的地方存放和保管，如机要室或办公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则应当装配牢固的锁。经管人员不得将锁存印章的钥匙委托他人保管，也不得将钥匙插入锁孔后离去，以免印章被人盗盖，造成严重后果。
印章在该单位名称变更、机构撤销、合并或因其他原因不复存在时，停止使用。停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明停用的原因，标明停用印章的印模和停用时间，停用的作废印章要及时送交原颁发机构处理，不得在原单位留存。
机构变动或其他原因而停止使用印章时，应严格按上级规定将印章及时处理。销毁方法有两种：一种是自行销毁；另一种是送刻章部门回炉销毁。销毁时都必须报单位负责人批准。
销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查考。
介绍信是一种简化的公文，是机关、团体、企事业单位向有关单位介绍被派遣人的情况与任务时使用的一种专用信件，具有介绍和证明两种作用。
1.介绍信的形式
常见的介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，为印制好的两联，一联供外出人员使用，一联做存根保存，两联上盖骑缝章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关印章。
2.介绍信的种类
（1）行政介绍信。当单位人员调动工作时，需要出具这类介绍信，介绍被调人员的姓名、职务、级别，被调往何单位、任何职务。被调人员持这类介绍信到新单位报到。
（2）组织介绍信。这是单位人员调动工作时，接转组织关系的书信。被调人持这类介绍信到新单位报到，可以证明被调人的政治面貌，参加新单位的组织生活。
（3）专用介绍信。这是外出联系业务、洽谈工作或办理相关事务的书信。
1.介绍信的填写要求
介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。介绍去参加会议的，应写明参加什么会议；介绍去联系工作、商洽问题的，应写明联系什么工作，商洽什么问题。介绍信上一般都有“有效期：×年×月×日止”字样，此处务必填写，严禁开具无时间限制的介绍信。
办公室工作人员要对开出的介绍信负责，若介绍信由别人填写，办公室工作人员要做核对，看内容是否明确具体，有没有超出其工作范围，信文与存根记载是否一致，等等。经检查无误后再加盖单位印章。
介绍信持有人将介绍信丢失，应及时报告，涉及重要事项的应及时通知前往办事的单位，防止冒名顶替。对空白介绍信，要严格控制，特殊情况下开出的空白介绍信，用后多余的应归还。
严禁将印章带出单位或在空白介绍信上加盖印章，在印章使用中发生问题，按“谁批准、谁负责”的原则追究责任，严肃处理。
图2-3-1 简易介绍信模板
2.介绍信的印制和保管
正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。
3.介绍信的开具
开介绍信要经过一定的批准手续，审批手续因联系公务内容的不同，分别由有关领导或部门负责人批准。一般来讲使用单位的介绍信，需经本单位的领导人或办公室负责人批准，对于不涉及本单位重要事务的一般性事项，由授权印章管理人员负责掌管。
开具介绍信应有编号和骑缝章，存根要与介绍信的内容一致。在实际工作中由于工作需要，得到领导同意后可以开具留有一定空白的介绍信。这种特殊情况就需履行领导人亲笔签署意见的手续，并尽可能在介绍信上填上事前能够填写的项目，如办事人的姓名、所要办的事项及期限，只留下抬头由经办人员填写，这样就使空白介绍信限制在一定的范围内。同时在开具介绍信时要注明具体用途，不可简单地写上“联系工作”等笼统的说辞。
4.介绍信的使用
凡领用介绍信需经单位领导批准，工作人员不得擅自开具发放。开具介绍信应由办公室人员填写领用人姓名、身份、去往何单位、联系何业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致，于落款处及骑缝上应加盖两次公章。使用介绍信要有明确的规定，即什么事由谁批，超出规定范围的，应先请示而后办。对于介绍信的批准人应在存根上做记载，有批条的应将批条粘贴在存根上。对于一些下属部门较多的单位，办公室工作人员要把好关，在一般情况下不直接为下级单位人员开领导机关介绍信。
第一章 总 则
第一条 为规范本单位印章申请与刻制、改刻与废止、管理与使用，特制定本制度。
第二条 本规定中所指印章是在单位发行或管理的文件、凭证文书等与单位权利义务有关的文件上，因需以单位名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第二章 印章管理
第三条 本单位所有印章的申请、刻制、改刻与废止均由办公室主任提出并制定方案，报单位负责人批示。方案中必须将所指印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限做出说明。
第四条 单位印章的刻制由办公室主任负责，如单位其他部门所用印章有更换或改制，则需将原印章交还于办公室主任处，办公室主任需将废止印章妥善保存，保存期限最少三年。
第五条 单位各部门如遇印章散失、损毁、被盗的情况，部门负责人应迅速向单位办公室递交说明原因的报告书，办公室主任则应根据情况依本章各条规定的手续处理。
第六条 办公室主任应将单位内所有印章登入印章登记台账内，并将此台账永久保存。
第七条 印章在单位以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年、月、日以及申报者姓名汇总后报办公室主任。
第三章 印章使用
第八条 本单位各部门如因工作需要使用公章时，首先应当如实填写“用印申请单”（表 2-3-1），连同需盖章文件一并交印章管理人。
第九条 印章管理人需认真核对申请单和所提交的文件在内容、数量方面是否一致，确认无误后，方可盖章。
第十条 盖章结束后，应将相应文件复印留底，同时填写用印登记表（表 2-3-2）。
第四章 印章借取
第十一条 单位印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。
第十二条 印章原则上不准带出单位，如确因工作需要，需经单位负责人批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。
第五章 用印方法
第十三条 公司印章应盖在文件正面。
第十四条 盖印文件必要时应盖骑缝印。
第十五条 除特殊规定外，盖单位章时一律应用朱红印泥。
第十六条 使用单位名称章时，名章一般盖于单位名称、部门名称及出差地点的右侧。但单位名章与职务名章并用时，应盖于名称中间或竖写名称的下方。
第十七条 使用职务名章时，通常盖于职务名称的右下。如竖式书写则盖于下方。
第六章 附 则
第十八条 本规定从发布之日起实行。