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值班，是办公室工作中最基础，也是最经常的事务性工作之一。值班工作看似简单，却承担着极为重要的任务。做好值班工作，需要根据单位实际情况，建立和完善相应制度；更要值班人员提高认识，讲求方法和策略。
由于单位的性质、主营业务不同，值班工作在不同单位的内容也不尽相同。笼统来说，值班工作应包括如下几个方面的具体内容：
1.通讯联络
值班期间，应负责接收和传递各种邮件、文书，并按照文书工作的程序和要求进行处理。要接听、记录、处理电话事宜，保证本单位与其他单位之间的信息畅通。值班室应该配备必要的办公通讯设备，如电脑、电话、传真机等，并保证其性能良好、运行正常，还应该备有本单位领导、各部门负责人以及公安、消防、交通、急救部门的电话号码和联络方式，以备不时之需。
2.公务接待
遇有来访的业务人员或客人，值班人员应按照正常的接待要求和接待礼仪做好相关接待工作，并妥善回答客人的咨询，尽量满足客人的要求。对于外地来访客人，必要时应提供诸如联系食宿、预订车票等服务。
3.印信管理
许多时候，值班人员还要负责单位、部门、领导的印章以及公用介绍信和证明信的保管和使用，承办开具信函和公文运转等事项。印信事务原则性很强，值班人员一定要严格按照有关规定和程序办理印信事务，未经领导审核和授权绝不私自用印或开具各类介绍信、证明信，更不能委托他人代为用印或以印谋私。
4.处理突发事件
当遇到紧急文书或紧急情况，如发生自然灾害、事故或突发事件时，值班人员应做好传达消息、沟通协调、灵活处理等工作。
5.承办领导临时交办的工作
领导有时候把一些临时性、随机性工作交给值班人员处理，如迎送突然造访的客人、下发临时性会议通知、更改既定计划、紧急联络有关人员、检查某项工作等，值班人员要认真对待这些工作，向领导问明情况和要求，保证按时无误地处理好，并及时向领导复命。
6.承担本单位的一些基础性服务工作
如收集整理、及时掌握上级及所属单位电话号码；掌握本单位及所属单位领导同志家庭居住地址、电话号码及有关通讯联系资料。还要做好诸如购买车船票、派车、保卫、信件分发等事务性工作。
值班工作的内容和任务，决定了值班对工作人员的具体要求如下：
1.明确岗位职责，严格遵守纪律
值班人员必须明确自己的职责范围、工作标准以及具体的任务要求，充分认识到值班工作的重要性，不断增强做好值班工作的责任感和各种能力。要严格遵守岗位纪律，坚守岗位按时上下班，尽职尽责认真处理值班期间的各项任务。
2.把握情况要真实和全面
值班工作人员往往是获得信息情况的第一人。值班工作人员获得的信息和情况是否准确真实，对于领导分析判断、决策处理问题是十分重要的。值班工作人员在值班时，对来人、来电反映的情况，首先要认真接听和记录，注意判断情况的真伪，必要时要联络有关方面落实其真实性及事态发展状况，根据自己收集的信息情况，有条理性地向领导汇报，经批示后，再交有关方面进行处理。如果没有落实清楚就向领导汇报，就有可能造成谎报或误导，有时还会给工作造成很大损失。这就要求值班工作人员要不断提高自身素质，增强辨别是非的能力和处理问题的能力，尽量避免错报和误报的情况发生。
3.办理事项要及时，结果反馈要迅速
值班人员对各类文件、传真、信函、情况反映和公务电话等，要区别不同情况及时分类处理。属于值班人员职权范围的，应及时处理、答复；属于有关职能部门的，按“分级负责，归口管理”的原则，及时转交有关部门办理，并要求反馈结果；对发生的重大突发性事件、事故及一些新情况、新问题，要及时向有关领导汇报。值班期间，一般的重要文件、情况处理以及领导指示和意见的转达一定要做到“当日事，当日毕”。特别紧急的情况，在准确地了解、把握其全貌的前提下，汇报及处理一定要争分夺秒。一般来讲，紧急情况的报告及初步处理应在接到报告后两小时内完成。
4.增强保密意识，严守保密制度
值班人员在值班期间，难免会接触到本单位、本部门的秘密。对经手处理的重要文件、传真和电话记录等资料要妥善保管，属保密事项的，不得对外泄露；对领导的家庭地址和电话等，未经领导同意，不得外传。
5.值班资料要保存完整
一是要注意做好记录工作。这是值班人员接到原始信息后形成的第一手资料，具有很重要的价值，必须认真记录好每一个细节，保证记录的真实性、完整性。二是要保存好原始记录，以便今后工作中的查询和调阅。
“制度是决定性的因素”，做好办公室值班工作，必须要建立全面的、可行的制度，做到“有规可循”；同时也要加强制度的宣传、教育，增强值班人员的制度和规矩意识；对于制度的推行而言，必要的检查、督察不可或缺，要通过问责来倒逼制度的执行。
在值班工作中，应当建立并严格遵守的制度有如下几项：
值班岗位责任制度，是对值班工作的职责范围及值班纪律的明确规定。值班人员必须尽职尽责坚守岗位，做到人不离岗、人不离机（主要包括电话机、计算机和传真机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息等。值班人员绝不能擅离职守，有事必须提前请假，由主管领导另行安排人员值班，如无临时替班人，不得离开岗位。在值班室内不得进行娱乐性活动，以保持值班工作的严肃性。
填写值班记录是值班人员最基本的工作内容之一，必须明确要求，形成制度。值班人员在值班期间接收到的信息、掌握的动态、接待的人员、处理的问题以及尚未办结和备忘的工作，要用简洁、明确的文字填写值班日志，以便保持工作的连续性，为下一班值班人员提供工作方便，也有利于保留好值班工作的第一手资料，以备日后之用。
在日常工作中，需要固定填写的值班记录包括：值班电话记录、值班接待记录、来访人员登记、值班日志四种，依次对应表 2-1-1 至表 2-1-4。
表 2-1-1 值班电话记录
表 2-1-2 值班接待记录
表 2-1-3来访人员登记
表 2-1-4 值班日志
值班日志是值班工作的原始记录，其内容包括：值班时间、人员、处理有关问题时领导的指示以及处理结果，需要交代下一班工作人员处理的待办事宜等。值班日志既是不同人员交接班时确保值班工作可以顺利延续的重要文件，也是领导全面掌握值班情况的重要参考资料。因此，一定要按照规定，完整、全面、细致地进行填写。
交接班是值班人员沟通情况、交接工作、保持值班工作连续性的活动，凡有值班的地方必须建立交接班制度。根据各系统工作性质不同一般分为两类：
一类是集体交接班制度。值班机构的所有工作人员集体进行交接班，通报值班期间发生的大事、领导的批办意见、办理到什么程度、接班人员还需做什么工作；接班人员也可就不明事项、相关细节进行询问，以便工作衔接紧密、运行流畅。集体交接班通常安排在工作日早晨刚刚上班即早晚班交接时进行，如由前一晚值班人员汇报当班情况，值班主任或带班人通报有关情况并布置当天工作。
另一类是相接的值班人员单独交接班制度。值班人员将值班期间记载在值班日志上但尚未完成的工作，逐项交给下一班的值班人员，以保证值班工作的连续有效性。交接班很重要，制度要严谨、程序要规范，相关交接手续要完整，容不得半点疏忽。
值班人员对于印信的使用和管理，一定要按照本单位的有关规定执行。明确印信使用范围和管理细则，严格履行印信使用手续，印章和介绍信由专人管理和使用。执印人按规定或经领导授权用印及开具介绍信、证明信时，要办理用印登记手续，填写值班用印登记表（表2-1-5），公章的使用情况每年要统计上报。
表 2-1-5 值班用印登记表
表 2-1-5 前五项由经办人填写，并在经办人栏签名。用印媒体，指加盖印章的文件、介绍信等；用印数量，指本次用印的数量；批准人，指具有签批资格的领导；签章人，指掌管印章的有关人员。
保密是值班工作的重要职责之一，制定严格的保密制度十分重要。值班室是信息的枢纽，工作中常常涉及一些带有机密性的事情和文件，所以要求值班人员认真执行有关保密规定。值班日志和值班报告要妥善保管，离开办公室时不得把文件遗留在办公桌上；不在可上网的计算机上办理公文；不用普通电话讲涉密内容，用保密电话讲涉密内容时声音不要过大；闲杂人员不准随意进入值班室，不在值班室接待私人客人；不与无关人员谈论秘密事宜，不随意透露领导人的行踪及家庭情况等。
值班人员有处理问题的权力界限，对于超出权限的重要事项，一定不能擅自主张，要本着认真、慎重、负责的原则，严格按规定要求先请示、后办理。即便遇到十分紧急的情况，也必须边请示边处理，尽可能请领导做出决断。值班报告（表 2-1-6）应简明扼要讲述事项内容、涉及的单位、拟采取的措施，经领导批示后注明领导意见，办理完毕要将办理结果及时报告，做到事事有回应。
表 2-1-6 值班报告
为保证值班室有一个良好的工作环境，还应建立一些必要的辅助性制度，如“会客制度”“卫生制度”“接访制度”“考勤制度”和“安全保卫制度”等。
值班工作对任何一个单位都不可或缺，同时也要求必须做好。制度制定以后，执行就是决定性的因素。制度的执行，工作的开展，归根结底在人，在于值班人员的思想认知和业务水平。具体来说，做好值班工作，要把握如下几点：
做好事务性工作，不能玩花架子，要付出踏踏实实的努力。首先，要有踏实的工作态度。做好值班工作必须树立勤奋敬业、无私奉献的精神，发扬艰苦奋斗的作风，受得住寂寞，经得住考验，挡得住诱惑，做到干一行、爱一行、钻一行、精一行。其次，要有求实的工作精神。坚持时时、事事、处处说实话、办实事、求实效。向领导报送紧急重要信息时，要认真核实，弄清事情发生、发展的基本脉络，提高上报信息的准确性和客观性。处置突发情况和督办落实领导批示意见，要坚持对上负责与对下负责的一致性，既贯彻领导意图，又考虑基层职工的利益诉求，做好居中协调工作。再次，要有务实的工作作风。坚决克服“重形式、轻效果”的错误倾向，做事情力求扎实，不搞形式主义，不摆花架子。要通过电话抽查与实地检查相结合、工作通报与职工举报相结合等多种办法，加大值班工作督促检查力度，对作风飘忽、弄虚作假等问题及时发现、及时纠正。
值班工作，可能会涉及本单位的各级领导、不同部门，甚至每一个成员。因此，必须把工作做细致。首先，考虑要细。分析考虑问题做到细致入微，既有整体把握又有相关分析，在思维空间上不留死角、不落环节。凡事多想、多看、多问、多记，细心虑事、谨慎从事，努力把每一件事情想周全、办到位。其次，安排要细。对日常工作要经常研究，及时总结经验、完善措施。对突发重大事件，要有应急处置预案，确保随时妥善处理。再次，落实要细。从小事做起、从细节抓起，凡事不出现拖、压、误、漏现象，保证工作标准不打折扣、工作程序不抄近路，努力把每一件事情做精致，把每一项工作做成品牌。
值班工作往往要处理突发事件、紧急情况，一旦延误，就会造成损失。因此，必须讲究效率。首先，反应要快。对紧急突发事件要争取在第一时间作出判断，正确分析和把握事情的性质和发展趋势，准确地提出处理建议。其次，办理事项要快。接打每一个电话、收发每一份文件、接办每一件事情，能一分钟办完的事情绝不延缓一秒，能当班办完的事情绝不拖到下一班，能当天处理完的事情绝不等到第二天，力争做到“零停留”“零延误”。再次，反馈要快。克服“重办理、轻反馈”的现象，对事情办理进度要及时跟踪，对领导交办事项要专人盯办。当事情办理完毕或进行到一定阶段时，要及时搜集情况，快速进行汇总和反馈，以便各级领导尽快掌握各项工作的进展情况，切实为领导及时作出决策做好服务。
值班工作会面对形形色色的人物和事件，如果对制度、规章的执行不到位、不严格，那么制度最后就会成为一纸空文。因此，这就要求值班人员，首先，要严肃对待。值班工作无小事，事事关系大局。对每一项工作、每一件事情，都要“严”字当头，慎重处理，要善于从单位利益的高度去研判，分清主次、大小、轻重、缓急，做到严肃对待、认真办理。其次，要严格管理。对值班工作人员，以及值班过程中涉及的其他部门人员，都要严格管理，明确工作职责和要求，不断提高工作规范化水平。再次，要严格考核。针对各项工作制定具体考核标准，做到细化、量化、目标化、责任化。围绕工作目标搞好各项考核，逐步建立科学的值班工作评价机制。
第一章 总 则
第一条 为保证单位的安全和稳定，保证信息畅通，及时处理紧急突发性事件，结合单位实际情况，制定本办法。
第二条 单位值班工作是指平时和法定节、假日值班，以及重要时期的领导带班。
第三条 单位值班工作实行由单位主要领导总负责，分管领导牵头，办公室配合的领导责任制。保卫部门是单位值班工作的牵头管理部门。
第四条 各部门主要负责同志是本部门值班工作第一责任人。值班人员为各部门行政人员。
第五条 值班工作遵循“反应迅速、运转高效、应对妥当”的原则，妥善处理好突发事件和特殊时期的信息工作。
第二章 工作内容
第六条 值班人员的主要职责是“值守”与“应急”，即处理来电、来访等日常工作，协助处理突发事件和完成领导临时交办的任务，认真做好值班记录，发生重要情况要及时向单位领导或带班领导以及职能部门汇报信息，并做好应急事务的处理工作。
第七条 来电处理。值班人员应准确了解来电人意图，认真记录（填写表 2-1-1），并根据具体情况进行处理。重要通知、重大事项和突发事件应马上向办公室通报；一般的问讯应尽可能给予答复，并及时反馈给相关的职能部门。
第八条 来访接待。对来访人员，值班人员要热情接待，仔细了解所反映情况，做好记录（填写表 2-1-2）。涉及本部门职责范围内的事件，应耐心给予解答；非本部门职责范围内的事件，根据自己掌握的准确情况，尽可能给予解答，如确不能解答，当告知来访人应找的相关部门；凡有书面材料的，要及时转交相关职能部门。
第九条 访客登记。对于来单位寻人、办事人员，应详细询问接洽部门和人员，来访事由，出入单位的时间，并形成记录（表 2-1-3），留底备查。
第十条 处理突发事件，如在值班期间出现火情、盗情、疫情和其他突发事件，值班人员应采取必要的应急措施，及时向两办及保卫部门通报，并通知相关部门处理。
第十一条 值班人员要认真履行值班职责，填写值班日志（表2-1-4）。值班人员值班完毕后，将《值班日志》交接班人员，履行交接班手续，如遇重要事件，需要向领导汇报或需要领导作出批示的，应及时填写值班报告（表 2-1-6），并按领导批示办结事项，及时反馈。
第三章 日常管理
第十二条 单位办公室将重点检查部门值班的安排落实情况和值班人员在岗工作情况，同时对重要事项做出安排处理等。
第十三条 值班人员和带班领导须保证手机 24 小时处于开机状态，确保通讯畅通。
第十四条 值班人员要在指定地点值班。值班人员不得迟到、早退，不得脱岗、漏岗，不得随意调换、顶替。值班时不得做影响值班工作的事情。
第十五条 “值班安排表”不得擅自变更，原则上不能请人代替值班。值班人员因特殊原因确需调整值班时间的，由本人与其他值班人员协商调换，提前 2 个工作日告知办公室，确认后方可变更。
第十六条 值班人员要以高度负责的精神，服从值班安排，履行值班责任，切实做好值班工作，不得以任何理由拒绝或耽误值班。
第十七条 凡不按规定到岗或退岗的，单位将通报批评，如因缺岗造成事故或耽误重要工作的，将视损失情况追究当事人责任。
第四章 附 则
第十八条 原有规定与本办法不相符的，概以本办法为准。本办法由办公室负责解释。
第十九条 本办法自发文之日起施行。