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在对图表进行美化时有一个非常重要的原则：明确目标做减法。许多图表颜色错乱，意图不清，无用信息繁多，乱用主次坐标，无原则地将所有图表技巧都用在一张图表上，这样只会增加阅读者的负担。前面笔者介绍过图表的本质是“为数据的观点服务”，不是只为作图而制作图表。所以制作图表时建议读者减少不必要的信息，做到图表合适、直观清晰、主题明确、配色统一，只有这样才能使图表为我们所用，让图表表达出数据背后的逻辑与观点，支撑业务决策。
想要实现图表合适、直观清晰、主题明确、配色统一4个目标，在图表美化过程中，可以通过4个步骤来完成，如图3-1所示。接下来就按照这样的思路来进行案例的实践操作。
图3-1
打开“\第3章 图表美化之术\3.1-图表美化步骤”源文件。
在“原始数据”工作表中有这样一个案例，IT项目经理小文的团队主要承接业务部门的信息系统开发需求。因为系统顺利上线，所以乙方驻场服务的工程师在4月份退场，剩下的工作只能由公司原有的员工自行完成。由于工作量大，员工抱怨不断，开发进度慢，老板的批评随即而来，小文差点被打上了“没能力”的标签。于是小文将每个月处理开发需求的数量进行了统计，想通过数据体现出是人力不足的原因导致了开发团队整体效能的下降。
如果小文利用图3-2所示的柱形图向领导汇报，能否达到想要的结果？其实，为了展示开发工作量的变化对整体业务完成情况的影响，可以通过图3-3所示的折线图的形式来展示，这样可以更加直观地展示出人力不足对效能的影响。
图3-2
图3-3
接下来我们按照4个步骤，对图表进行美化与完善。首先就是选择合适的图表类型，将柱形图转化为折线图。
说明： 本例中“开发数”的单位为“个”，表中和下文中的单位省略，不再标出。
在“选择合适的图表类型”工作表中，选中工作表中创建好的“柱形图”并选择“图表设计”选项卡，单击“更改图表类型”按钮，在弹出的“更改图表类型”对话框中选择“折线图”选项，接着选中“带数据标记的折线图”选项，单击“确定”按钮，如图3-4所示。
这是第一步，根据数据特点与要展示的观点选择合适的图表类型进行呈现。
优化图表上默认的图表元素。首先优化图例，选中图表并单击右上角的“+”按钮，在“图表元素”列表中勾选“图例”复选框，并在其下拉列表中选择“顶部”选项，如图3-5所示。
图3-4
图3-5
接着还可以对网格线进行设置。在“图表元素”列表中勾选“网格线”复选框，并在其下拉列表中勾选合适的网格线类型，如图3-6所示。也可以选中网格线，按“Delete”键直接将其删除，使图表更加干净、清晰。
同样可以对图表的边框进行设置。选中“折线图”图表并选择“格式”选项卡，单击“形状轮廓”下拉按钮，选择“无轮廓”选项。
图3-6
工作表中的网格线也可以被取消，使图表看起来更加干净。选择“视图”选项卡，在“显示”组中可以勾选或取消勾选“网格线”复选框进行设置。
通过“图表元素”列表设置的图例距离绘图区域比较远，视觉上效果不太好。实际上，图例是一个相对固定的内容，可以直接插入两个文本框并输入图例名称来体现。首先选中图例，按“Delete”键直接将其删除，然后插入两个文本框，将文本框内容分别修改为“新增”和“处理”，调整文本框的位置并修改字体的颜色。如图3-7所示，这样的效果看起来清晰很多，也减少了阅读的成本。
图3-7
此时图表中的数据标签看起来很杂乱，可以进一步对其进行优化处理，只保留右半部分需要展示的数据，将左半部分无用的数据标签取消。我们尝试直接选中数据标签，并按“Delete”键删除，这样操作后发现，会将折线图上的数据标签全部删除，无法达到保留右半部分的目的。那么如何解决这个问题呢？这里就需要对每一个数据标签进行操作，接下来我们一起来试一试。
为了易于区分两组数据标签，可以将“橙色”数据标签统一设置在折线下方位置，将“蓝色”数据标签统一设置在折线上方位置，将两组数据标签分开。
选中“橙色”折线图的数据标签并右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“设置数据标签格式”命令，在右侧“设置数据标签格式”工具箱的“标签位置”中选中“靠下”单选按钮，如图3-8所示。
同理，选中“蓝色”折线图的数据标签，在右侧“设置数据标签格式”工具箱中“标签位置”中选中“靠上”单选按钮，即可完成“蓝色”折线数据标签位置的设置。
将左侧需要删除的数据标签逐一删除。选中左侧第一个数据标签（选中数据标签后，再次单击，即可单独选中一个数据标签），并按“Delete”键可将其单独删除。同理，将其他需要删除的数据标签依次删除，如图3-9所示。
图3-8
图3-9
对坐标轴进行优化。在图表中不建议将坐标轴中的文本设置为倾斜的，这样不利于读者阅读。可以选中横坐标轴并选择“开始”选项卡，单击“方向”按钮，根据当前文本的倾斜方向选择“顺时针角度”选项取消倾斜设置，如图3-10所示。
对于纵坐标轴，可以调整它的小数样式。选中纵坐标轴，在右侧“设置坐标轴格式”工具箱的“坐标轴选项”页签中的“数字”组的“类别”下拉列表中选择“数字”选项，在“小数位数”文本框中输入“0”，按“Enter”键确认，如图3-11所示。
图3-10
想要为纵坐标轴添加刻度线，可以选中纵坐标轴，在右侧“设置坐标轴格式”工具箱的“刻度线”组中的“主刻度线类型”下拉列表中选择“外部”选项，如图3-12所示，这样就完成了图表元素的优化。
图3-11
图3-12
根据图表汇报的风格对它进行颜色的设置。选中“新增”折线并在右侧“设置数据系列格式”工具箱中单击“填充与线条”按钮，然后选择“线条”页签，在“线条”组中选中“实线”单选按钮，在“颜色”下拉列表中选择颜色为“灰色”，如图3-13所示。
图3-13
对折线的标记点进行颜色美化。选择“标记”页签，在“标记选项”组中选中“内置”单选按钮，在“类型”下拉列表中选择一个圆形样式，将“大小”设置为“5”。在“填充”组中选中“纯色填充”单选按钮，在“颜色”下拉列表中选择颜色为“灰色”。在“边框”组中选中“无线条”单选按钮，如图3-14所示。
图3-14
同理，对“处理”折线进行颜色美化。选中“处理”折线并选择“标记”页签，在“标记选项”组中选中“内置”单选按钮，在“类型”下拉列表中选择一个圆形样式，将“大小”设置为“5”。在“填充”组中选中“纯色填充”单选按钮，在“颜色”下拉列表中选择颜色为“深蓝色”。在“边框”组中选中“无线条”单选按钮，即可完成对折线美化的设置。
根据图表风格调整图例的颜色。选中“新增”文本框后，在“开始”选项卡的“字体颜色”下拉列表中选择与对应折线一致的“灰色”。选中“处理”文本框后，在“开始”选项卡的“字体颜色”下拉列表中选择与对应折线一致的“蓝色”，效果如图3-15所示。
图3-15
到这里关于图表的呈现就基本完成了，但是为了使阅读者更清晰、明了地读懂图表中的元素，我们还可以为图表补充关键信息。
例如，可以为纵坐标轴添加标题。选中图表并单击图表右上角的“+”按钮，在“图表元素”列表中勾选“坐标轴标题”→“主要纵坐标轴”复选框，如图3-16所示。
图3-16
在纵坐标轴的标题文本框中直接修改标题内容为“开发数”，并将其拖曳至纵坐标轴上方，如图3-17所示。
为了突出显示坐标轴，可以将坐标轴轮廓设置为黑色。选中横坐标轴并选择“格式”选项卡，单击“形状轮廓”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择颜色为“黑色”。接着选中纵坐标轴并选择“格式”选项卡，单击“形状轮廓”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择颜色为“黑色”，此时坐标轴轮廓就突出显示出来了。
图3-17
为了更直观地展示出数据变化的时间点，可以在关键时间节点位置插入一条垂直线来辅助阅读。例如，本节案例中乙方人员退场时间为“4月”，可以选择“插入”选项卡并单击“形状”下拉按钮，选择“直线”选项，按住鼠标左键，在“4月”位置向下拖曳绘制直线。选中线条并选择“格式”选项卡，单击“形状轮廓”下拉按钮，选择和图表风格一致的“深蓝色”，如图3-18所示，就可以清晰地读出“4月”后数据发生了明显的变化。
通过插入文本框的方式添加图表的其他补充信息和相关结论，就完成了“各月度开发工作量趋势图”图表的可视化，如图3-19所示。全部设计完成后，所有元素都是一个独立的个体，建议将这些元素组合为一个整体。按“Shift”键的同时选中图表和文本框等元素并右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“组合”命令，这样就可以将其组合在一起向领导做汇报了。
图3-18
图3-19
在这个案例中，我们通过4个步骤帮小文完成了他的工作汇报。第1步是根据汇报信息选择合适的图表类型。第2步是做减法，优化图表中的元素。第3步是根据汇报风格进行配色的调整。在汇报的时候，颜色和风格可以选择偏蓝色的商务色色系，当然还可以拾取公司Logo的配色方案。第4步是站在用表人的角度补充图表的信息，突出想要表达的核心观点。例如，你的目标是什么？想要得到怎样的效果？造成这个事件的原因是什么？有了这4个步骤就可以对照着检查图表是否合格，这是我们自检图表合规性的一个小方法。