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PDM系统覆盖产品生命周期内的全部信息，为企业提供了一种宏观管理和控制所有与产品相关的信息的机制，并从全局共享的角度，为不同地点、不同部门的人员营造了一个虚拟协同的工作环境，使其可以在同一数字化的产品模型上一起协同工作。一个完善的 PDM 系统应包括以下基本功能模块，如图1-3所示。
电子仓库与文档管理是 PDM 最核心的模块。对于大多数企业来说，一般都需要使用许多不同的计算机系统（主机、工作站、PC等）和不同的计算机软件来产生产品整个生命周期内所需的各种数据，而这些计算机系统和软件还有可能建立在不同的网络体系上。在这种情况下，如何确保这些数据总是保持最新的和正确的，并且使这些数据能在整个企业范围内得到充分的共享，同时还要保证数据免遭有意的或无意的破坏，这些都是迫切需要解决的问题。PDM的电子资料库和文档管理提供了对分布式异构数据的存储、检索和管理功能。在PDM中，数据的访问对用户来说是完全透明的，用户无须关心电子数据存放的具体位置，以及自己得到的是否是最新版本，这些工作均由 PDM 系统的电子仓库与文档管理功能来完成。另一方面，电子仓库与文档管理通过角色权限控制来保证产品数据的安全性，在 PDM 中电子数据的发布和变更必须经过事先定义的审批流程后才能生效，这样就使用户得到的总是经过审批的正确信息。
图1-3 PDM系统基本功能
电子仓库与文档管理是 PDM 中最基本、最核心的功能，它保存了管理数据的数据（元数据），以及指向描述产品相关信息的物理数据和文件的指针，它为用户存取数据提供一种安全的控制机制，并允许用户透明地访问全企业的产品信息，而不用考虑用户或数据的物理位置。其主要功能可以归纳为文件的输入和输出、按属性搜索的机制、动态浏览/导航能力、分布式文件管理和分布式仓库管理、安全机制等。
为了达到一定目标，工作组中的成员按照一定顺序动态完成任务的过程称为工作流程，即工作流。工作流与过程管理用来定义和控制流程数据操作的基本过程，帮助企业协调组织任务和工作过程以获得最大生产效率。
工作流与过程管理主要控制用户之间的数据流向，以及在一个项目的生命周期内跟踪所有事务和数据的活动，其中包括宏观过程（产品生命周期）和各种微观过程（如图样的审批流程），是支持工程更改必不可少的工具。
由于产品数据管理过程的复杂性和多样性，目前一般 PDM 的过程与工作流管理是在对企业中各种业务流程进行详细分析的基础上，通过系统的模板定制与二次开发来实现的。
产品结构与配置管理是 PDM 系统的核心功能之一。产品结构与配置管理是以电子仓库为底层支持，以物料清单（BOM）为其组织核心，把定义最终产品的所有工程数据和文档联系起来，对产品对象及其相互之间的联系进行维护和管理，实现产品数据的组织、控制和管理，并在一定目标或规则约束下向用户或应用系统提供产品结构的不同视图和描述。产品结构与配置管理能够建立完善的 BOM 表，并实现其版本控制，高效、灵活地检索与查询最新的产品数据，实现产品数据的安全性与完整性控制。
在企业中，不同的部门（如设计部门、工艺部门和生产计划部门），或者不同的阶段，对同一产品的结构形式的要求并不相同，因此，产品结构与配置管理提供了按产品视图来组织产品结构的功能。通过建立相应的产品视图，企业的不同部门可以按其需要的形式来对产品结构进行组织。而当产品结构发生更改时，可以通过网络化的产品结构视图来分析和控制产品更改，以控制产品对整个企业的影响。
在 PDM 系统中，项目是指某个工程围绕设计、生产和制造进行的所有活动的总称。所有设计、生产的相关活动都是以项目为单位进行组织管理的，例如，航空制造厂按照飞机型号与批次组织生产，汽车厂按照汽车的型号组织生产等。项目管理是在项目实施过程中实现其计划、组织、人员及相关数据的管理与配置，对项目的进度情况进行监控与反馈。
项目管理是建立在工作流程管理基础之上的，其管理内容应该包括项目和任务的描述、项目成员组成与角色分配、项目工作流程、时间与费用管理、项目资源管理等，为控制项目开发时间和费用、协调项目开发活动、保证项目正常运行提供一个可视化的工具。
零件分类管理将具有相似特性（结构相似性和工艺相似性）的零件分为一类，并赋予一定的属性和方法，形成一组具有相似零件特性的零件集合，即零件族。
一般采用编码的方式进行零件分类管理，零件编码一般分为标识码和分类码两部分。标识码用来唯一标识零件；分类码标识零件的功能、形状、生产工艺等信息。通过对零件编码，简化了零件描述，便于利用计算机实现分类处理，便于信息的传输、存储和检索，实现零件及其相关信息的快速检索。
PDM系统可以按照用户的需求合理配置所需的功能模块，并提供面向对象的定制工具，定制工具中提供有专门的数据模型定义语言，能够实现对企业模型全方位的再定义，包括软件系统界面的专门改造及系统的功能扩展等。为了使不同的应用系统之间能够共享信息，对应用系统所产生的数据进行统一管理，还可以将外部应用系统“封装”或集成到 PDM 系统中，实现应用系统与PDM系统之间的信息集成。