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本书旨在 帮助你提升商务写作效率、树立信心并全面掌握商务写作技能。在全书接下来的内容里，你将看到：
✧商务写作通用的 七步法则 。
你可以将此七步法则应用于工作中各种文书的写作，用起来非常容易。书中提供了一些范例，展示了各个步骤在实际应用写作中的效果。我已经将这七个步骤逐条整理好并列出一个写作步骤自查清单，便于你在写作中参考。
有些步骤也许你已经做得很好，有些则不然。你需要根据自身具体情况来分配花在每个步骤上的时间。我并不想要求大家必须通读全书并学习整个内容体系，而是希望在你需要的时候可以随时翻开这本书，及时有效地解决写作中遇到的问题。
✧各种 最常用的商务文书写作 指南，包括电子邮件、即时讯息以及演讲展示等。
书中针对如何成功写出这些商务文书给出了详细的建议，关于写不同类型的文书时如何运用以上七个步骤，也提供了专门的小技巧。
✧写作技巧、写作风格等方面的一些方便实用的 写作资源 。
你是否正在努力打破写作瓶颈？不记得如何准确使用逗号了？忘记了分号到底是何用途？总是搞不清affect（影响）和effect（效果）两个词的区别？类似种种问题，你都能在书中找到足够的解决办法。
这部分还包含一些写作语气、结构、格式编辑以及移动设备端写作等方面的内容，希望可以帮到你。
另外，书中还加入了很多来自不同领域的专家学者的文章。这些专家在文中提出了成功进行商务写作的深刻见解以及屡试不爽的有效方法。
本书强调真实商务环境中的实际应用性。我希望这本书能够为你有效解决写作困惑、突破写作瓶颈，让你的商务写作变得更加快速、更加高效。
想使用本书进行写作教学的老师们，可以访问我的网站www.howtowriteanything.com获取更多资源。学生们也可以在此网站找到并下载各种商务写作范本以及其他写作资料。
有兴趣了解商务之外的写作指南的读者，可以关注我先前出版的一本书《完全写作指南》（诺顿出版社，二〇一四年）。全书有将近六百页，包含两百多个写作任务，是一本全面讲述写作方法的写作百科全书。书中对应每种写作文体都配有提纲模板、注意事项和标准范文，旨在帮助读者应对工作和生活中所有的写作场景和要求。
书中关于日常生活写作的部分教你如何撰写感谢信、道歉信、婚礼请柬、给老师的信、唁函、讣告等。学术写作部分包含了笔记和参考文献的基本写法，比较与对比类文章、实验报告和校内新闻写作等。书中还给出了一些学术场景下的书面沟通技巧，比如怎样通过电子邮件向导师或教授寻求推荐。
想了解更多此书内容，可以到我的网站www.howtowriteanything.com免费下载部分章节。
应该有人写文章谈谈运用现代技术进行书面写作对人际关系的破坏性了。有时候电子邮件会被不当使用并且造成误解。电邮以及其他技术的滥用已经开始让我重拾电话了，我更愿意打电话或者与人当面沟通。
——引自一位调查受访者
首先，我想指出的是，书面写作并非总是商务沟通的最好途径。即便是非常好的写作也可能会降低沟通和决策的效率。不当的书面表达会造成诸多误会，考虑不周的文字表述还可能泄露机密，从而给你和公司都带来极大的风险。明智的做法是，在动笔之前充分考虑书面写作是否为当下最适宜的沟通方式。
下面这张图可以帮助你了解，打电话或者当面交谈是否比书面沟通更能有效地传达信息。一张图表并不能涵盖所有，还会有一些面谈比书面交流效果更好的场合，比如你因故向对方道歉的时候。无论如何，你都可以先从这里入手，做出正确的选择：写，抑或不写。
在工作中对各种会谈和决策等信息做好书面记录是很有用的，但这同时也会给你个人和公司都带来一定的风险。新闻中这种事情屡见不鲜：在进行涉法调查时公司的商务邮件被泄露，最终导致公司的不当行为被曝光或使公司处于难堪的境地。沟通专家们都认为，谨慎处理书面文本很大程度上能避免这种负面信息传播、管制措施和法律问题。我们希望你也能同样谨慎。
有一个简单的办法可以帮你保护公司利益、避免严重后果。那就是在工作中无论写什么，落笔前先问一下自己：“如果我写的东西被老板读了会怎样？”“如果我写的东西上了《纽约时报》头版，我会有何感受？”如果问题的答案让你感觉有些不舒服，那就把你写的东西删掉吧，不如考虑当面沟通或者根本就不必沟通了。
有风险的写作内容范围很广泛，包括任何（哪怕只是看上去）非法或不道德的内容以及会给公司带来负面影响的内容。性别歧视或种族歧视言论、关于挪用公款或超额收费的玩笑话、针对你的同事和客户的侮辱性语言，这些都会给公司带来很大的麻烦。
另一点需要记住的是，在保护公司的同时，你也在保护自己。你在工作中撰写的电子邮件、短信、即时讯息都是属于公司所有的，公司可以未经你知晓或同意随时查阅。如果你写下的这些信息违反了法律、道德标准或者是公司政策，你很可能会丢了这份工作。
随着社交媒体的兴起，商务写作的范畴也比以往更加广阔了。即使你在社交媒体上发言时并未明确表示代表公司，但请记住，你发布的任何东西都会对公司产生一定的影响。发布信息时，考虑一下你的老板对此会怎么想。一些具有法务和风险管理部门的大公司，通常会针对员工个人使用社交媒体的问题制定相关的规范和准则，而且对员工的所作所为相当敏感。其实任何公司对你在网上的行为都是很在意的。听起来似乎不太公平，但事实是，无论你为哪个公司工作，你都有可能因为在社交媒体上的不当行为而被辞退。像宣扬暴力、言行粗鄙、发布色情内容或者侮辱谩骂他人等等，此类行为都会给公司带来负面影响，也会使你的工作岌岌可危。
记住你在工作中传达的任何信息都是公开的。牢记这些，能够使你和公司远离书面写作背后的潜在风险。
安妮塔·古普塔：德国邮政敦豪集团全球媒体关系主管，企业沟通与责任事业部美洲地区负责人。
在三十年的写作教学和培训生涯中，我见过各种类型的写作者。完成一项写作任务有很多方法，但没有哪一种方法是唯一正确的。重要的是明白哪种方法对你最有效，然后去应用，而不是强迫自己对别人所述的方法照搬照抄。
依我看，大部分写作者可归为两种类型： 规划型 和 校订型 。
规划型的写作者倾向于在落笔前对写作过程进行整体筹划——组织内容、勾画提纲。而校订型的写作者更愿意即刻落笔，一气呵成，写完后再进行修订和整理。当然，大多数人在写作过程中都或多或少兼顾两种类型，但还是会有自己比较青睐的方法。我本人属于第二种类型，我更倾向于完成初稿后再进行后期的修改和润色。经过很多年的时间，我才摸索出这种写作方法最适合我，也并不会因为没有事先列出提纲而影响写作效果。所以尽管使用自己最喜欢的写作方法，用哪种类型都没有关系。
如果你以前从来没有想过这个问题，或者你不是很确定到底哪种方式适合自己，现在应该好好考虑一下了。在写作过程中，你的自我认知越清晰，越能快速有效地完成写作任务。