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不同类型的写作面对着不同的读者，写作目的也各不相同。可很多时候人们却忘记了真正的读者是谁，丧失了写作的针对性，就像这位读者根本不存在一样。
——引自一位调查受访者
了解和明确你的意图只是有效沟通的一半，而另外一半就是你的沟通对象亦即读者。如果你的意图表达得足够明确，那么对方应该能够明白你想要他做什么。剩下的就是如何说服他去做了。为此，你的写作必须要 针对读者 ，为其量身而作。
你会惊奇地发现，写作的时候是很容易把读者抛在脑后的。如果只是发送一封简短的邮件，你可能还会很在意你的读者，因为电子邮件更像是在与对方交谈。但是随着写作的篇幅越来越长，内容越来越复杂，就很有可能逐渐忽视你的读者。你需要组织大量的写作内容，或许时间还很紧迫，这时就很容易过分关注自己想说什么而不是读者想听什么，或者竭力去描述诸多复杂的信息，把你得到的信息一股脑儿全写上去，一点儿也不想落下。尤其是当你参与了调研或者收集信息的过程，就想把所有东西都写上去，不管你的读者需不需要。
无论你是构思全文还是撰写初稿，很重要的一点是，要考虑到读者的观点和想法。每个读者都有其独到的见解。你对他们的想法了解得越深入，你们之间的沟通才会越成功。了解对方的观点和想法，你需要考虑以下三个要素：
✧ 关系。 你和读者是什么关系？他是你的老板？或是客户？还是下属？他对你言听计从还是你需要说服他才行？
✧ 信息。 关于你写的这件事，对方了解多少？你需要提供多少信息给他？他还需要得到多少信息才能按照你说的去做？
✧ 态度。 读者对你写给他的东西会有什么想法？他会很有热情？会很谨慎？会抵触？还是漠然视之？他会有何期许？他会有何看法？
这三个要素经常是相互交织的，但分别考虑每个要素能够使你更好地理解它们各自的作用。让我们通过例子来分别看看这几个要素是如何影响你的写作效果的。
你与读者的关系将会决定你的写作内容及表达方式。我们来看一个例子。
马赛厄斯在一家IT咨询公司工作。最近他有一些担忧，感觉客户对他有所隐瞒。为了解决这个问题，他分别给自己的老板谢丽以及客户联络人里奇写了两封邮件。
谢丽，你好！
我遇到了一点儿问题，是关于公司的销售团队的。我觉得里奇在向我们隐瞒一些交易信息。我怀疑有些交易的利润空间没有期望中那么大。由于监管不力，他们可以刻意隐瞒这些交易。没有完整的信息，我们没有办法进行全面的分析；没有正确的数据，我们提出的建议也会有失水准。这件事我会继续跟进，有任何进展会及时向你汇报。
马赛厄斯
与此同时，马赛厄斯也给客户联络人里奇写信谈了这件事：
里奇，你好！
我昨晚重新看了一下公司所有的交易数据，发现有些交易没有记录在案。虽然我们主要是想看总体情况，单笔交易的细节并不是重点，但是数据还是要有的。麻烦你帮我找一下莫顿和巨鹿这两笔交易的数据。如果有需要，我们可以在电话里谈。
谢谢。
马赛厄斯
马赛厄斯要应对这两位沟通对象的需求，必须掌握好分寸。对他的老板谢丽，他可以直言不讳地说出他的怀疑，那就是客户那边有人在隐瞒数据自保。同时他必须站在谢丽的角度告诉她这种情况存在一定的风险，会影响他们的分析结果从而导致不当决策。而对客户联络人里奇，马赛厄斯必须以一种温和委婉的方式去谈这件事，这样对方才能够配合，因为他没有办法强迫里奇交出数据。马赛厄斯跟里奇说，他们正在查看总体数据，而不是每笔交易的具体细节。这样就能让里奇放心，他们对里奇可能犯下的错误不会太追究。
我们没法保证里奇一定会配合，也没法保证出了任何问题他都可以免责，但是马赛厄斯已经预料到里奇的种种顾虑并尽可能地去消除它们。这里他已经做得很好了。
不同的沟通对象对信息的需求是不同的。我们来看几个例子。
约瑟任职于阿瓦兰特公司。这是一家医药公司，最近研发了一种skeezazine药物的新型缓释制剂Skeezixx XR。老板让他为公司网站上的两个动画视频起草剧情脚本。这两个视频一个是给患者看的，放在官网首页；另一个是为医生设计的，需要输入密码进入专有页面进行观看。
约瑟知道两个群体都需要这种新型药物的介绍，但是出于各自的需求和视角，他们对信息的要求又有所不同。首先他为医生撰写了视频脚本：
使用新型药物Skeezixx XR可免挂号费，高效开具处方，给需要skeezazine的患者提供了更多的选择。Skeezixx XR是skeezazine药物唯一的百分百缓释配方制剂。它的独特配方可使skeezazine药物在二十四小时内缓慢释放，日服一次，很方便。相较于其他品牌，Skeezixx XR有更多的服用剂量可供选择，共有五种：二十五毫克、五十毫克、一百毫克、一百五十毫克和二百毫克。
Skeezixx XR 快速启动程序 能够确保您的患者买到阿瓦兰特价格实惠的药物。这个程序可以快速识别有免费挂号资格的患者，可在全国各大药房通过电子券自动实现免费挂号。我们的代理商能够帮助患者锁定可以使用电子券的药房。
现在开Skeezixx XR药比以往任何时候都简单容易。
下面是为患者撰写的版本：
想买Skeezixx XR药，现在变得容易多了。Skeezixx XR快速启动程序能够确保您及时买到阿瓦兰特价格实惠的药物。如果您符合免费挂号的条件并且您的保险要求事先授权，我们可以向您提供免费产品，帮您立即享受优惠政策。
另外，我们还可以全程协助您获得保险的事先授权。我们药房的服务团队也能按照第一处方为您配好药，并直接递送到您家里。
最后，我们还为符合特定条件的患者提供援助服务。如果保险无法支付或想使用现金付费，我们可以为您提供非常实惠的折扣价格。
现在买skeezazine类药物Skeezixx XR， 比以往任何时候都简单容易 。要想了解Skeezixx XR，请向您的医生咨询。
可以看出，以上两个版本反映了两类读者不同的需求和兴趣点。患者并不需要了解药物的具体剂量以及开处方的复杂细节；而对医生来说，这些信息却十分重要。患者想知道的是，阿瓦兰特公司会为他们提供怎样的便捷买药服务。
为不同的读者提供正确的信息，我们来看一个更日常的例子。
达琳经营了一家小公司，现在正准备把所有客户档案进行数字化处理。她决定让员工把传统的纸质档案数据录入系统，并由几个临时雇员协助完成。为此，达琳给参与此项工作的公司员工写了一封邮件：
大家好！
非常感谢大家共同参与公司传统纸质档案的数字化处理工作。把所有东西集中整理到一个地方，是一件很有意义的事情。
我们将从周一开始，争取在周五（二十三日）完成。苏美拉会把需要处理的档案资料分发给你们。
你们需要通过常规登录进入公司客户系统。请遵循以下步骤进行操作：
录入信息之前，先检查一下客户信息是否已存在，确保没有重复录入。如果发现纸质档案和现有数据记录有明显出入，请向苏美拉或者我确认。
将纸质档案中的以下信息项录入系统：
姓名、地址、电话号码、联系人、服务起止时间（如果对终止服务时间不是很确定，这一项可不填）、服务代表。
如有任何问题，请联系苏美拉或我。谨记：有疑问时请不要自行猜测。我们的主要目的是整理客户数据信息，一定要多花点儿时间确保准确。
再次感谢大家对此项工作的支持和参与。
祝好。
达琳
达琳同时还要对那些协助录入数据的临时雇员进行动员和指导：
大家好！
欢迎加入我们的团队，也非常感谢大家报名参与这项工作。相信大家都知道，我们正在将客户档案进行数字化处理，你们则是要协助在职员工将内容录入公司的数据库。
这项工作将从周一开始，预计在周五（二十三日）完成。
在掌握数据录入的具体细节之前，先了解一下我们的系统。
你们应该已经通过入门邮件收到了登录证书。如果没有，请赶快联系我。如果忘记了登录密码，也请告知我。
你们停止工作十分钟后系统会自动退出登录。但我还是建议你们，因故离开时要主动注销系统，回来时再重新登录。
系统有自动保存的功能，但最好养成习惯，即每次录入后主动点击 保存键 （在屏幕界面右上方）。
你们要做的档案资料将由苏美拉·马尔多纳多下发。
请依照以下步骤操作：
录入信息之前，先检查一下客户信息是否已存在，确保没有重复录入。如果发现纸质档案和现有数据记录有明显出入（如公司名称、地址等），请向苏美拉或者我确认。
将纸质档案中的以下信息项录入系统：
姓名、地址、电话号码、联系人、服务起止时间（如果对终止服务时间不是很确定，这一项可不填）、服务代表。
如有任何问题，请联系苏美拉或我。有疑问时请一定 不要自行猜测 ，要问清楚。 我们希望你们多问而不是乱猜。
再次感谢大家对此项工作的支持和参与。
祝好。
达琳
达琳在给公司员工的邮件内容基础上写了这封信给临时雇员。很显然，她认真地思考了临时雇员可能需要哪些额外的信息。信中加入了这项工作的背景信息和数据库系统的操作方法。她重申了第一点操作步骤，使不在这个团队中的成员了解得更清楚，这样是很有必要的。同时也再次强调有问题应多问而不要臆测。根据临时雇员的需要和想法去撰写这封信，从而避免了很多混乱、疑惑甚至可能发生的错误。
关于如何选择合适的写作内容，我们还将在第五步“内容补漏删冗”中进行详述。
眼下最热门的公司，如亚马逊、苹果、谷歌等，它们有一个共同点：都从一份优秀的商业计划书起家。商业计划书是以潜在投资人为目标读者、全面展示企业发展目标及战略规划的书面文件，其主要目的是说服投资人对初创企业进行投资。这是一笔很大的赌注：你必须正中投资人的下怀，否则很难拿下初创融资。
成功撰写商业计划书，你必须很有说服力地回答下面三组问题。第一组是关于人的问题：为何你能够成为公司的创始人和管理者？你在行业内有名吗？你能为公司吸引杰出人才吗？第二组是关于机遇的问题：公司产品和服务的市场大不大？是否有成长空间？公司产品和市场匹配度如何？第三组是关于环境的问题：公司在何种背景和环境下创建？行业内有竞争者吗？公司将如何应对市场的变化？针对这些问题给出的答案，将决定你是否能够拿到投资。如果不能充分有力地回答这些问题，你的投资人只能简单地说一句“不好意思”了。
想象一下，你用同样的方法去对待日常的商务写作，真正懂得如果不能满足读者的需求，那就达不到写作的目的；想象一下，你每次写到一些重要的信息时，都要问自己“读者想要什么？”“我怎样去满足读者的需求？”“我如何才能说服读者？”很显然，大部分商务写作都不会像商业计划书那样存在很高的风险，但是商业计划书的撰写为各类商务文本写作提供了一种很有用的方法和规范。把这种专注和严谨的写作态度和方法应用到日常，将会大幅提升商务沟通的成功概率。
罗伯特·C. 多尔蒂：福布斯工商学院执行院长。
莎拉任职于一家小型零售公司。在过去的几年里，公司的网站迅速大规模地拓展，由最初只是作为公司纸质产品目录的补充，到现在已经成为公司最主要的销售渠道。莎拉想让她的老板玛丽为公司网站的信息维护团队提供一些支持。
玛丽，你好！
我们现在需要更多人手维护公司的网站。网站上的产品介绍信息变化太快太频繁，我们根本忙不过来。起初让营销助理来做还说得过去，但现在随着公司网站大规模拓展，情况需要另当别论了。
杰米已经忙得不可开交。我们目前的产品种类繁多，却没有统一的信息介绍模板，产品品牌声音不一致。有些产品描述信息不全，杰米不得不花很多时间答复客户的电话咨询。
我觉得我们应该考虑进行合同外包，雇用兼职员工对网站上所有的产品介绍进行整理并且实时更新。日后我们可以聘用一位全职人员对网站和产品信息进行管理，但目前还是先将这项业务外包出去。我和杰米可以制作一个新的产品介绍模板并尽量补充一下缺失的内容信息，然后交给外包公司。
您下周有时间吗？我们可以讨论一下这件事。
谢谢。
莎拉
可以理解，这件事让莎拉很是苦恼。杰米的工作量很大，他确实需要人手。如果你从邮件中仔细感受一下莎拉的态度，就会发现她一直在强调她单方面的需求，而没有考虑玛丽的态度和想法。
玛丽对莎拉信中谈到的事情会怎么想呢？首先，雇用兼职外包人员是要花钱的。对必须控制预算的玛丽来说，更让她吃惊的是，莎拉还建议再招聘一位全职员工。另外，莎拉信中留下了很多没有解释的重要问题。她说杰米忙得不可开交，原因何在？既然莎拉和杰米有时间制作模板并添加新的内容，为何没有时间去更新产品介绍信息呢？如果我是玛丽，我看到莎拉的邮件第一反应就是“不行”。
莎拉没有想过对方会有这个反应，因为她未曾仔细考虑过玛丽对这件事的态度。她只关注了她和她团队单方面的需求。现在，让我们假设莎拉花时间认真思考了对方的态度和想法，重写了这封邮件。
玛丽，你好！
我们下周能安排个时间讨论一下公司网站管理的事情吗？由于网站业务的快速拓展，网站管理的工作量远远超出我们的预期，我觉得有必要把业务外包给一位兼职人员，这样就可以解决我们的问题，而且费用也不会太高。
目前我们需要解决以下问题：
» 网站上产品介绍信息不统一，尤其是不同类别的产品。
» 产品信息描述不统一使得品牌声音不一致，导致我们去年做的品牌战略根本没有得到真正的实施。
» 很多产品介绍信息不完整，杰米不得不花很多时间去答复客户的电话咨询。
» 产品介绍信息的不统一和不完整，使得顾客线上购物体验不佳。
杰米现在把精力都用在了如何更新产品信息而不是推进市场营销上。他是一位很聪明很有头脑的员工，他的工作不应该只是简单的数据录入和接听电话。
我的建议如下：
» 你、我和杰米应该共同制作一个新的产品介绍模板，模板要能够反映我们去年所定的品牌个性风格。
» 有了模板以后，以业务外包的形式聘用一位兼职人员去专门管理公司网站，按照新的模板制作产品介绍，对缺失的内容进行标记。
» 把以上事情处理完之后，我们再考虑下一步怎么做。
明天我会再跟进确认一下讨论的时间和计划。
谢谢。
莎拉
在修改后的邮件中，莎拉考虑到了玛丽可能的反应。现在信中给玛丽传达的信息是什么？不再只是费用的支出了。莎拉现在的提议能够让公司更好地实施先前的品牌战略，能够让顾客获得更好的线上体验，能够充分利用员工杰米的价值。莎拉对现实情况进行了充分的考虑，意识到他们可能不会一直需要兼职外包人员，也可能并不需要再加一位全职员工。但是，即使真的需要，玛丽也会表示十分理解。
当你面对的读者只有一个人时，写作就会很直接很简单。而如果你的目标读者是一个群体，那就要复杂得多了。在这种情况下，你必须假定你的读者会有不同的观点甚至需求。应该如何应对这种状况呢？学会问自己下面几个问题：目标读者中谁是资格最老的？谁是最终拿主意的？哪一位是最不容易说服的？哪一位是最可能提出异议的？原因何在？做完这一系列分析，你就能准确地预测对方所持异议并为此做好准备。
但是，当面对的读者中有些人你并不认识和了解，该怎么办呢？这种情况在做商务提案时经常出现。这时候，你可以从营销人员名册中随便抽出一页，创建一些虚拟的人物角色作为假想目标读者。比如，你可以假想其中一位是资历很高的经理，一位很关注预算支出，一位心中另有打算，等等。不要因为顾虑潜在读者而使自己变得不知所措。相反，要通过对他们个体的理解和分析来确保你的写作能够满足每个人的需求。不要被这些可能的目标读者吓到了，而是要让他们帮助你。当你面对的读者是一众人，要对他们每个人进行设想和分析，这样才能更准确地预测可能出现的反对意见并且更有力地说服他们。
如果你是 规划型 的写作者，下面的小技巧可以帮助你。在第一步“明确写作意图”中，我们已经做了个小练习帮你精准确定写作目的。现在我们在此基础上更进一步。在草拟写作提纲时，请将以下两个非常有用的句子补充完整：
我的写作目的是_____________，因此我的写作对象会______________。
我的写作对象需要了解_______________才能够那样做。
如果你是 校订型 的写作者，完成初稿后准备进一步修改，那么请站在读者的角度去通读全稿，然后回答下面的问题：
如果我是［填入读者的名字］，我会认为____。
如果我是［填入读者的名字］，我想知道____。
如果我是［填入读者的名字］，当____，我的反应可能会更好一些。
无论你是哪种类型的写作者，都要站在读者的角度去思考，这样才能更加了解对方并与他们进行更加有效的沟通。
随着虚拟团队建设的兴起，现在很多人通常都在和来自不同国家和文化背景下的人共事。而且由于工作地点不同，团队成员之间可能只是通过写作进行沟通。当你面对的是一个跨国团队，那么在书面交流中一定要多加注意，以免造成误会或冒犯对方。
对于与跨国团队的有效沟通，下面是几点建议：
✧把每个人的名字写对。在跨国团队里工作，你会发现很多同事的名字对你来说都奇怪而陌生。花点儿时间去学一下每个人名字的正确写法和读音。如果不确定，去问一下。你的同事会很乐于解答你的问题，而不愿意看到自己的名字被搞错。
✧避免使用行话术语。即使对那些英语讲得非常好的人，使用行话术语也是不可取的，尤其是具有隐喻意义的术语表达。想告诉对方“我们不要好高骛远”，正确的写法是“let’s not do more work than we need to do”，而不是“let’s not boil the ocean”；想表达“我们先从容易解决的问题开始”，不要说“start with low-hanging fruit”，而直接说“start with problems that are easy to solve”。（即使你是写给本国的同事，也尽量避免使用这样的表达。）
✧如果别人写给你的东西你不太明白，花点儿时间尽量去弄清楚。不要不懂装懂，应该不懂就问。
✧不能直接拒绝别人。在一些国家的文化中，拒绝请求或直接说不，是非常不合适的。直接的拒绝会让人感觉很丢脸，因此许多文化中的坏消息都要通过很含蓄的方式表达。如果同事和你沟通时含糊其词或者不直接回答你的问题，那他可能是想拒绝你但没有直接说出来。这时候，请换一种方式表达你的要求，简单说明一下你对同事答复的理解，委婉地确认一下你真正明白了对方的意思。
✧学会积极正面地看待文化差异。如果你感觉对方沟通的语气或口吻很古怪，那也许只是你对异域文化行为模式的本能反应而已。
✧礼多人不怪。与同事沟通时最好要比平常更加正式一些，这样也可以尽量避免伤害对方的感情。
在大部分的沟通中，都存在一个重要的战略要素，即正确预测对方攻势从而抢占先机。在各种商务场合的文书写作中，不管是货品的销售，还是项目的融资，抑或某种解决方案的协议，明智的做法是，充分考虑对方可能的反应和答复，事先预测对方所持异议并为此做好准备。
准确预测对方所持异议，就要求必须真正了解你的沟通对象，这样你才能从他的角度去看待这件事。他是管理预算的那个人吗？他还收到了哪些要约？为什么他要投资你的项目而不是别人的？除了你的，他还在处理哪些人的要约？他会花时间优先处理你的项目吗？你怎样才能让他在诸多竞争对手中优先处理你的要约？公司选择这个时机承担风险做这个项目合适吗？你怎样才能说服对方此事利大于弊呢？事先准确预测对方所持异议可以防止你在对方提出否定意见时措手不及，也可以大幅缩短后续的商讨和谈判时间。
“对方态度”是一种重要的商务沟通方法，最早是由俄亥俄州立大学的英文教授基蒂·O. 洛克
提出的。简单来讲，写作中的“对方态度”指的就是要把注意力锁定在阅读者而非写作者身上。这种方法强调对方的重要性，突出对方利益的最大化。在写作中使用“对方态度”经常需要把句子中的主语从第一人称“我”“我们”换成第二人称“你”“你们”。
我方已将您所订货物装船发出。→你方将很快收到所订货物。
我们提供了最多的品种供选择。→您有最多的品种可选择。
不难看出，销售人员一直很擅长这种写作方法。当然，不只在销售领域，你可以在任何商务场合使用这种方法以博得对方的善意和好感。
我需要您帮我们……→您可以帮我们……
我们的新程序只需要十五分钟。→您可以在十五分钟内进入我们的新程序。
如果……我可以更快地完成。→如果……您就可以更快地看到成果。
从第一人称“我”到第二人称“你”的转换可以作为一个简单的小技巧，使你的写作更具感染力，更能吸引你的读者。
针对目标读者去写作，很大程度上要求你的文字内容要明了易懂。除了对内容本身进行斟酌，还可以通过使用恰当的格式让读者更好地获取文字信息。职场上大多数人都没有时间真正仔细地阅读文本，他们只是对文中信息进行快速捕捉。下面这三个技巧可以让你的文字清晰明了、内容重点突出，更适合阅读者的快速浏览。
✧段落要简短。人们在阅读大段文字时，眼睛往往容易“跳行”。而由 几句话 组成的简短段落更能让读者对内容进行轻松把握。
✧使用编号列项。当写到 一列内容 的时候，你可以考虑采用编号列项的格式。编号的项目可以是一列词、句子或者问题。提醒一句：当你写的内容各项之间不是并列关系，或者各项内容都需要详细的阐述而一个简单列表不能解决问题的时候，这种方法并不适用。有些人在进行商务写作时过分爱好编号列项格式。我的建议是，如果你采用这种格式，一定要确保其合理性，该用的时候再用。
✧适当加粗文字。合理加粗字体能够 凸显重要词汇 ， 吸引读者的注意力 。如果一篇文章中对一些内容进行合理有效的字体加粗处理，读者就能很容易地 捕捉到重点并领会意图 ，而不是逐字逐句地全文阅读。和使用编号列项一样，这种方法也不要过度使用。如果文章中文字加粗部分过多，那么这种格式也就失去了意义，看起来很多余，而且 效果会适得其反 。
最后再提示一点：以上三种格式编辑技巧，请不要过度使用。如果你的文章中有太多的编号列项、字体加粗、斜体等，看上去会像一封推销信。而且这样做会让你忽视文章内容本身而去过多关注格式。把格式编辑作为一种工具，让它服务于你，而不是你服务于它。正确巧妙地使用格式编辑，可以更好地组织写作内容，吸引读者准确地关注文中的重点信息。
如何在写作中满足读者的需求和预期，请认真考虑以下几个要素：
✧ 关系： 我写作的阅读者是谁？他和我什么关系？他一定会按照我的意图去做吗？
✧ 信息： 读者对我写的事情了解多少？我需要向他提供多少背景信息帮他了解此事？他想要什么样的信息？
✧ 态度： 读者对我写的事情会有什么样的态度？他会接受还是反对？要说服他我需要加入哪些信息和内容？
接下来，我们将探讨一下文章的开头怎么写，看看清晰明确且具有感染力的开篇是如何激发读者阅读的欲望和兴趣的。