1.为什么企业搞流程管理犹如修建内部高速公路
我们对比图1-5、图1-6。
图1-5 乡间小路推车图
这两张图就是有无流程管理的生动写照。
没有流程管理的企业就像行进在泥泞的山村路上,走快是不可能的,走得慢是常态,走不动也时有,翻车也有可能。走不动,需要推车时,有人在使劲,有人在旁观,也不排除有人在装模作样。
图1-6 高速公路行车图
走在乡村的土路上,除非有人带路,否则沿途要经常下车,问问方向、辨认岔路,走不快不说,还常常在半路上抛锚,举目四望,孤立无助的时候,像极了各自为政的企业管理现状。
没有流程管理的企业到处是泥泞,到处是坎坷甚至有陷阱,方向不明、目标不清,想走快没可能,走错路倒是常常遇到,半路抛锚还不能自行做主。这种混乱的状况不改变,低效甚至无效的活动重复上演,耗费精力、耗费时间,企业关门倒闭是迟早的事。
流程管理好的企业就像行进在高速公路上,所有人都可以按照既定目标高速前行。只要你遵守规则,就不会被设卡罚下。前行过程中,自己手握方向盘,牢牢把握主动权,沿途都是路标,不必时时问路(不必事事请示)。知道目的,方向正确,不受外来因素干扰,任何人开车都能到达目的地。是否到达目的地,自己也能判断,不必事事依靠他人(上级或专职人员)裁决。
实施流程管理的企业,人人拥有工作主动权(战略清晰、职责明确、计划到天到人),工作沟通、前后衔接一清二楚,责任岗位一目了然,常规工作犹如体育比赛的标准动作,员工上岗前只要稍作培训,就能准确理解,执行起来轻车熟路,效率自然很高。这就是我们把实施流程管理比作修建内部高速公路的原因。
企业要想摆脱低效运行的现状,就必须改革求新,自觉离开坑坑洼洼的老路,杜绝可以自由散漫行走的土路,建设人人都可以(遵章守纪)快速前行的内部高速公路。
2.企业修建内部高速公路的时机选择
总有人问:“什么时候是企业实施流程管理的最佳时机?”
很显然,回答这个问题要因企业而异,不同企业的最佳时机不同。
这些情况都是适宜导入流程管理的“时间窗口”:调整企业战略、增加新业务、扩大经营规模、批量增加用人、集中调整中高层管理人员、更换企业总经理、打算大规模调整员工薪酬、打算升级企业的信息系统、应对危机事件,以及上游企业提出要求。此外,新的一年开始,或企业新的财年开始,或企业成立周年纪念日,都是启动流程管理项目合适的时机。
企业修建内部高速公路越早越好,早修早受益,早建早提速。二十世纪八十年代有一句流行的口号:要想富,先修路。如果你想改变企业低效运行的窘况,想走出依赖老板个人作用导致“恶性循环”的死胡同,希望沟通快捷、工作高效,就尽快修建本企业的内部高速公路。相信,假以时日,你的企业也能走上快速发展的坦途。
从中国企业普遍存在的低效运行现状出发,凡是没有实施流程管理的企业马上开始就是最佳时机。
3.企业如何修建内部高速公路
企业实施流程管理与修建高速公路有异曲同工之妙。先做总设计,再画施工图,实地勘测,现场画线,材料工具齐备,成立工程指挥部,组建施工队伍,计划周密,夯实基础,统一施工,“逢山开路,遇水填桥”,通力协作、夜以继日,战胜困难、攻克难关,把控施工质量,假以时日,一条康庄大道就会呈现在世人面前。
(1)先做总设计
确定企业流程管理总体战略,规划企业实施流程管理的总方针总目标,纳入员工阶段工作重点,或列入所有系统负责人的年度目标。
(2)夯实基础
夯实思想基础,组织企业全体员工进行流程管理理论观点学习,并清理企业习俗中不适应流程管理的观念或旧习。
夯实技术基础,组织企业骨干员工进行流程管理技术培训,让一部分人先行掌握流程优化设计的技术方法。
(3)成立项目组
成立企业流程管理项目组,即企业管理工程的指挥部。让企业负责人当组长,统一组织企业流程管理项目的设计,让企业管理变革顺利进行。
(4)统一工具
流程图呈现方式五花八门,流程图软件也不止一种。企业必须选择大家认可的工具,确保“书同文、车同轨”。规范本身就是效率的体现。
(5)组织流程设计
组织流程设计,从企业战略梳理开始,先设计企业组织架构(一级流程图)、再设计企业岗位设置(二级流程图),再统一组织拟订企业三级、四级流程目录,再据此把设计任务分解到具体的设计人员,把设计完成时间明确到具体日期,即统一流程设计计划,按进度进行流程优化设计工作。
(6)扫除障碍
设计流程图时,必须坚持专业的人做专业的事,必须突破传统束缚、部门束缚,扫除工作障碍、技术障碍、思想障碍、人员障碍,真正做到“逢山开路,遇水填桥”,确保流程设计不因“钉子户”而改道。
(7)把控质量
项目领导小组必须把控流程优化设计质量,定期听取汇报、检查进度、评审设计质量,坚持以“务实、独特、简洁、高效”为判断标准。堵塞照抄照搬之风,至少在设计上保证没有流程黑洞产生。
(8)项目验收
项目验收,进行流程评审是必要的,但仅仅只有评审通过还远远不够,还必须通过试运行检验。大家知道,高速公路、高铁建好之后,都有一个时期的空载驾驶(不载客)运行,以检验道路的安全性。
优化设计后的流程图试运行效果良好,时间缩短、效率提高、价值增加、员工满意,就表明企业内部高速公路修建完成,也就是企业流程管理导入项目取得了初步成功。
高速公路需要持续养护,企业流程也需要持续优化。企业运行不停,流程优化不止。