7.降低转换成本，减少浪费的时间

抛弃时间的人，时间也会抛弃他。

——莎士比亚

有一天，迈克·戴维斯准备花两个小时写一份由两部分组成的长篇报告。他写好了第一部分的草稿，准备开始写第二部分的草稿。这个时候，他决定给自己一个小小的奖励，他站起来，去咖啡室为自己倒了一杯咖啡，并且与自己的一个同事简短地聊了会儿天。

几分钟后，他回到自己的座位，发现有两封新的电子邮件。“这我需要看看。”他对自己说。

回复完两封邮件，他重新开始写自己的报告，然而他发现已经没有办法从原来的那个地方开始写报告了，他忘记了当时的思路。于是，他不得不多花费5分钟的时间把自己写的东西重新看了一遍。

迈克·戴维斯的问题在办公室里是普遍存在的。很多时候，每一个办公室里都充斥着让人分心的事物。读读今天的《纽约时报》、查看一下朋友和同事的电子邮件或者在咖啡室与几个同事边喝咖啡边聊天，当然，还有网络，可以时不时地去看看最新的头条新闻、天气预报、体育比赛或者电影评论，这些都会让你分心。

让你分心的事物不单单是简单地把你从工作中拉走，事实上还可能出现让你的工作进度产生倒退的现象。这是因为它们分散了你的注意力，当你每一次重新开始工作的时候，都会因此而产生转换成本。为了继续休息之前的工作，你必须努力去回顾已经完成的部分，这样就产生了转换成本。一个人的工作越复杂，需要花在这上面的时间往往就越多，转换成本也就越高。根据纽约一家调查机构的一项调查估计，转换成本可以降低一个公司20%—40%的效率。这对生产力而言是一种无形的巨大的浪费。

其实，在工作的过程中，稍微分心对工作的实际影响并不大。心理学家认为，在工作中分心或稍微休息一下，思绪会暂时由潜意识占领，但当重新开始工作的时候，原来的意识又可以重新接管，继续工作。

曾有研究人员对130名志愿者进行测试，让他们在事情做到一半的时候，休息5分钟，测验的结果显示，稍稍休息的人反而比一直专心的人，更能够专注地解决问题，速度也有所提升。

因此，工作受不受分心的影响也要看分心的程度和时间。如果分心是为了暂时转移一下注意力，让自己的大脑暂时休息一下，那么一般分心1—10分钟对工作是没有多少影响的。只有分心的时间久了，原来的工作思路变模糊了，才会影响一个人的工作。在日常生活中，不少人往往很容易分心太久，使其需要重新花费大量精力去找回自己的思路和构思，让工作进度产生倒退。

当你的工作受到分心影响时，你就需要好好分析一下是什么导致你分心。通常情况下，导致你分心的事情大致包括电子邮件，效率低下的会议，办公室里的娱乐、消遣等。

如果你的电子邮件经常打开，那么，你可能会常常收到亲朋好友发来的笑话或者问候的邮件。他们可能原本并不想打扰你的工作，仅仅是为了问候你一下或者让你开心一下，然而无意中却让你分心了。遇到这种情况，通常可以用两种方式解决：一是只在中午休息的时候处理与工作无关的邮件；二是要求亲朋好友或者其他人不要在你工作的时候打扰你。

身在职场，你不免要参加各种各样的会议，有的对你有意义，有的对你没有任何价值。对你有意义的会议也就罢了，参加对你没有任何意义的会议会让你觉得是在浪费时间、浪费生命。那么，怎么判断你参加的会议是否对你有意义呢？那就要看会议有没有主题，会议的议程控制得是否非常好。如果会议有明确的主题，而且议程控制非常好，而你又做好了会议前的准备工作，那么，你就去参加会议吧。这样的会议对你而言，肯定不是毫无价值的。如果你发现会议没有明确的主题或者目的，那么你就可以找个理由不参加这种会议。

一个公司的员工多了，工作有些单调了，或者工作中遇到困难了，人们就想停下来休息一下，两三个人在一起喝口茶或者喝杯咖啡，聊聊天。这种情况在职场中是非常普遍的。在工作中，你也会有懈怠心理，也想停下来休息一下。这种心理情有可原，也是可以理解的。但是，你要记住的是，在休息之前，一定要先把手头的紧要工作完成，以免找不到头绪或者打断构思。

你也许永远都不可能完全消除那些让人分心的东西，但这里有个简单而有效的方法可以帮助你战胜它们中的大部分。很多销售人员和管理者长期坚持这个方法，并收到了很好的成效。把下面这个字条贴在你的电话机上、桌子上、电脑显示器上或是任何一个你很容易看到的地方：“我现在是在为我的目标而努力吗？”如果分心了，这个小纸条可以让你把精力重新集中到重要的事情上去。

另一个降低转换成本的方法就是在一个单独的任务上集中精力，直到完成。然后再开始下一个。