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当阅读文档遇到不懂的术语时，我们都会感到沮丧。但当我们在术语表中查到说明时，沮丧的情绪顷刻就烟消云散了。
所有术语的定义都应该以这样的方式编写：定义中使用的任何单词，都应该尽量避免让人再去术语表中查找含义。一种技巧是首先用日常用语解释，然后再使用术语解释。在术语的说明文字中，在其他地方定义的术语要用特殊字体（如楷体）标识。示例如下。
数据流图 ：是图形化符号，用于展示系统的功能、数据库、和系统有关的环境之间的信息流动。通常用于：结构分析，转换的组成（气泡表示），数据流（箭头表示）和数据存储（两条平行线表示），以及外部实体（三角形表示）。