这是一种通过两根坐标轴思考事物的矩阵型分析法,用于判断工作的优先级。
紧急度/重要度矩阵 是一种非常便利的模型,多用在判断优先顺序的过程中。这种 矩阵 型的分析方法需要先设置“紧急度”和“重要度”2个坐标轴,根据具体的“紧急度”和“重要度”的程度, 标绘 出手头的 任务 。这样一来,就可以将任务分类成以下4种。
优先级最高的是“紧急度”和“重要度”都高的任务。接下来,就可以按照“重要度”高但“紧急度”低、“重要度”低但“紧急度”高、“重要度”和“紧急度”都低的顺序,明确进行区分。
如果不决定优先顺序,很可能造成失误
首先,紧急度和重要度都高的事情,是应当最优先处理的任务。符合这种情况的是即将到期的工作,例如应对重要客户的投诉,或者处理事故等。
其次,重要度高而紧急度低的事情,是指类似开发新客户或者行业研究等重要但不紧急的工作。但是,如果这些工作往后推迟,它们的紧急度将会上升,并逐步变成最优先任务。
再次,紧急度较高但重要度较低的工作,是指接待突然来访的客人或者接听电话等无法置之不理的事情。此类任务尽管重要度不高,但必须立即处理。
最后,紧急度和重要度都很低的工作,指的是等待时间长或差旅时间长且回报低的在业务上并不重要的事情。在这些事情上花费时间是一种浪费,所以应尽可能减少。
决策矩阵是一种通过使用数值来表示个人主观的意见,从而形成客观判断的工具。
决策矩阵 可用于根据重要度不同的各种标准,对有可能解决问题的多个意见进行评估。
这种方法是以纵轴为“选项”、以横轴为“评估标准”创建表格,并在单元格中填入评估结果。
这一模型根据不同的重要性,对多个选项进行评估,然后选择评估得分最高的选项,从而得出合理的结论。
为了客观判断各种不同的主张
如果要使用决策矩阵,首先要整理评估的对象。选择多个需要探讨的主题,列在纵轴上。
然后设定评估项目和 权重 (重要性)。权重是指按照相应的比重把该项目换算成分值。例如,在5分制的评估中,“可实现性”倍率设为1倍,“未来前景”倍率设为3倍。类似这样,将重要因素的倍率设定成比其他不重要因素更高。
当全部项目填写好评分后,乘以权重后进行加算。其综合评分可以用分数实现可视化,从而能够帮助人们更明确地做出决策。如果发现结果与直观感觉出现偏差,针对这一偏差进行探讨,还可以发现设定权重时没有预想到的因素。
明确应当解决的任务,是解决问题的第一步。
现状/目标、差距分析 模型用于准确掌握应当解决的问题。
首先,尽可能准确掌握“现状(As is)”,在此基础上,弄清作为应有状态的“目标和理想(To be)”。
对比“现状”与“目标和理想”两者,即可获知现状与目标和理想的差距。
这一方法是通过思考并执行用于消除差距的措施来解决问题,因此被称作“差距分析”。
掌握现状
所谓问题,就是目标和理想与现状之间的“差距”,而消除差距、向目标和理想靠近,也就是解决问题。
为了明确定义发现的问题,可以追问“什么时间的问题(时间/Period)”“哪方面的问题(空间/Perspective)”“谁的问题(立场/Position)”这3个问题,再加上“目的是什么的问题(目的/Purpose)”,形成“发现问题的4P”。运用它,就可以更容易明确任务。
通过这样的分析,就可以明确应当采取的行动,同时指出解决问题的方针。
明确目标和理想后思考流程