问题01
工作过于依赖某个人怎么办？

“那个人休假，结果影响了整个业务进程。”“不知道这个人在做什么，做到哪一步了，所以即使想要跟进也找不到头绪。”……这就是工作专属化带来的问题，很多企业都有这方面的烦恼。

工作专属化可能导致业务内容重叠。例如A小组和B小组都对同一家公司展开营销活动，或者销售员C和销售员D去拜访的是同一个客户。

这一问题的解决关键在于明确各自的职责范围。

如果一个人休假会给整个团队的工作带来影响，那么团队领导需要做好以下三点：

第一，掌握团队里每个成员的工作内容。

第二，对工作内容进行重新分配。

第三，提前做好预案：如果团队的某个成员休假的话，则由谁跟进、如何跟进。

这三点的重点可以归纳为把所有工作内容从人身上剥离，全部聚集在一起。具体做法如下。

第一，掌握团队里每个成员的工作内容。首先可以让团队的每一位成员将自己的工作内容总结之后交给自己，然后一对一地当面听他详细讲述工作内容。例如，如果写的是拜访A公司，那么可以详细问他具体的步骤。如果倒茶、倒垃圾、整理资料等没有写上去，则问他这些是否属于他的职责范围。

即使自己有相关的营销经验，也不要过于自信，武断地认为自己已经非常了解下属的工作内容。作为领导者，要以自己并不了解该工作内容的心态，详细询问具体的内容。

团队领导充分掌握团队动态，了解团队成员正在做什么工作，这一点很重要。要将所有工作内容从每个人身上剥离出来，全部聚集在一起。要实行工作内容整体可视化，从更高的角度审视整个工作，这样就可以摆脱专人专岗的局面。

第二，对工作内容进行重新分配。团队领导从整体上掌握工作情况后，就会发现有些人承担的工作量过大。如果一直不断地分配任务给某个人，那么再能干的员工也会丧失干劲，甚至可能会导致这样的员工辞职离开公司。团队领导应当将一部分工作分派给别的员工，减轻业务过多员工的负担。与此同时，还要明确所有团队成员的岗位职责。

第三，提前做好预案。应该先倾听团队成员的牢骚，例如“某个成员休假的时候，某项工作难以推进”。为了防止出现工作难以推进的情况，当某个团队成员休假时，要事先决定好他的工作由谁跟进、如何跟进，然后将分派结果通知到团队所有人。其他人对该工作的跟进很难完美替代原来的员工，但是起码能够做到不影响其他成员的工作。这里有一个方法，例如我休假时会让某位同事来进行这个工作，这种方法叫作“授权”（Delegation）。亚马逊非常重视工作中的授权行为。

在公司创业阶段，因为员工人数不多，所以为了保证公司的发展，一定要看到谁在做什么，业务一定要从头跟到尾。2018年年底，我拜访过西雅图的数家初创企业，员工们无一不是精力旺盛地长时间工作。在这一点上，日本的新兴企业完全无法与之相比。在公司发展的不同时期，需要有不同的工作方式，孰优孰劣很难判断。

只是很多工作专属化氛围浓厚的企业，尽管现在员工数量发生了很大变化，但是创业时期什么工作都做的习惯仍然保留了下来。典型的例子是，骨干员工吐槽年轻员工干劲不足，他们经常会告诉年轻人：“我们年轻时候都是自己找活干，什么都做。”

如果按照目前专属化的工作方式，若是一切进展得顺利还好，但如果影响业务进展的话，团队领导就要打破某项工作对特定员工依赖的局面，在团队中重新分配工作内容，提前为应急场合做好预案。

当然，即使在团队内部重新分配工作内容，也有可能出现工作运转困难的情况。

出现这种情况主要因为资源（人力、物力、资金）不足，所以需要调配补充资源，而不是凭借一腔热血勉强操作。团队领导可以招揽新人（人力）、引进设备（物力）、寻求外界帮助（资金）。通过交涉，调配各种资源，保证业务顺利进行，这是团队领导的重要职责。