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商务技巧13:如何高效在家办公(远程办公)

通过不限制场地的工作方法提高职场的投资回报率

大约从2009年起(除了在瑞可利职业研究所工作的2年),笔者在不断进行新员工招聘的公司担任领导。

公司每个月都会有新员工加入。在人际关系还没有完全建立的情况下,笔者一边思考应该如何高效地进行在家办公(远程办公),一边思考如何更好地对公司进行管理。

其实,笔者有2年在瑞可利职业研究所从事事业开发和研究工作的经历。由于职业的特殊性,当时笔者独立工作以及与公司外部人士开会的工作形式占了大半部分。

极端地说,笔者当时可以选择每天远程办公的工作方式。如果灵活运用视频会议系统,召集公司内部员工现场开会的必要性也会降低。当时公司的首席执行官甚至给笔者写了一封信,说笔者可以一个月不去公司工作。

结果,笔者一直持续着远程办公的日子。

没有通勤时间,也不会因上司或同事的突然搭话而打断自己的工作。笔者以极高的效率完成了工作,并且没觉得有什么问题。

但是,如果笔者一直闷在家中,和关系融洽的同事之间的交集就会变少,在某些瞬间也会微微感到寂寞。笔者和该公司的员工一起工作了很长时间,早已建立了人际关系,因此,会在某些瞬间感到寂寞。

这只是笔者一个人的特殊感受吗?

在此,笔者阅读了一则瑞可利职业研究所关于调查远程办公发展迅速的国家——法国的报道。

远程办公发展迅速的国家——法国的情况

法国企业开始远程办公的契机之一是2008年发生的国际金融危机。企业为了节约经费,把城市中的一部分事务所转移到了房租便宜的郊外。同时,企业通过引入远程办公制度的措施来解决员工通勤的时间和成本负担加重的问题。

另外,法国地方自治团体还把促进远程办公作为地方刺激政策,成为该制度推进的巨大力量。

随后的第二年,也就是2009年,法国的很多企业都允许员工远程办公,将远程办公作为防止流感蔓延的紧急对策,这成为该制度正式引进法国的重要一步。

2012年,法国政府对《劳动法典》中关于远程办公的内容进行了修正,为利用信息技术的新型工作方式完善了法律框架。

除此之外,还有这样的故事背景。由于2016年大气污染问题的出现,法国政府对人们提出了尽量减少外出的要求。法国政府通过实施车牌尾号限行政策来控制车辆进入城市,给利用汽车通勤的员工带来不便,导致企业不得不同意员工远程办公。

据说2017年埃马纽埃尔·马克龙上台后,法国政府大力推进了远程办公制度的实施。通过远程办公,法国政府可以节约约100亿欧元的经费,这个数字相当于当时法国国内生产总值的0.5%。

2018年1月的法国《劳动法典》的修正中,远程办公被认定为是员工的权利。 也就是说,如果雇主拒绝让员工远程办公,那么雇主就有义务向员工解释拒绝的理由。

2017年1月,员工 “拒绝联系的权利” 也得到了法国政府的认可。员工可以在上班时间拒绝处理公司和客户发来的电子邮件,政府还对远程办公时发生的“隐形加班”进行了整顿。这些通过赋予员工切断网络连接的权利、在公司内导入压力检测系统等方式得以具体实现。

在此基础上,法国政府也加快了在各铁路车站搭建远程办公场所的速度。场所类型多样,既有可以在安静环境中商谈业务的地方,又有可以根据不同职业交换信息的空间,不同场所展现各自的不同特点。

关于这一点,日本也颇有进展。

总结来说, 即使是在远程办公发展迅速的法国,企业当初也是迫于无奈才开始引入远程办公制度的。在此基础上,法国政府和地方自治团体完善了制度,民间企业也进行了相关设备的配置。

远程办公时必须有自由座位制度

那么,远程办公的工作效率如何呢?

关于远程办公是否能提高工作效率有一组有趣的数据。从结论来看,目前每周远程工作1~2天较为有效。

如果一周远程办公不到1天,那么对于引进该制度所花费的精力来说则效率过低;如果一周超过2.5天,员工就会失去与企业的联系,变得孤立,导致工作效率下降。

这也许和笔者之前的寂寞感很相似。

另外,企业在讨论如何通过远程办公提高工作效率的时候, 设置自由座位(员工没有固定座位的办公室形式) 是必不可少的。如果员工座位是固定的,那么该员工在远程办公时他的座位就无法被有效利用,办公室的空间也不能实现最大化。

首先企业要设置自由座位,然后再实施远程办公,按这样的顺序就能打造出高投资回报率的办公室。 9nwSBqaQ2Nieui/KZZ6K9rvc1yuly6PGrHC8cgRd5J7hLHX5N3GRsvnucyltHZOT

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