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管理者若想有效地召开会议，首先要确定会议议程。召开会议时要向所有与会者提供一份书面的会议议程。无论是正式还是非正式的会议，无论会议时间长短，管理者常犯的最大的错误就是没有制定议程就召开会议。
在我职业生涯的早期，我需要定期和领导开会，有时候甚至每天都要和领导开会。但是我发现，即便有时候会议时长将近一小时，我们可能也无法就任何事情达成共识。我们俩对这种状况都不满意。
有一天，在未经任何培训或学习的情况下，我把想与领导讨论的事情列了一份清单，并把这份清单复印了一份带到了会议上。当我把这份清单递给他时，他十分高兴。
有了会议议程，与会者便能立刻讨论议程上的所有议题，并就将要完成或未完成的事情做出决定。这样一来，会议时间可以从一小时缩短为20分钟，便可大大地提高会议的效率。
从那时起，我的领导很乐意与我开会，因为他知道我们的会议非常有效率。后来，我被委以重任，并很快就在公司里得到了升职的机会。
任何会议开始前都要制定书面的议程，即使是在会议开始前几分钟整理出来也可以。
议程内容的第一句话应当是对会议的目的的描述。如果管理者无法将其简化为一句话，这就意味着会议的目的不够明确。对于大多数（即便不是全部）与会者来说，这将是一次无效的会议，会浪费他们的时间。
但是，当管理者制定了书面的会议议程，议程的开头也阐明了会议的目的时，与会者就会迫使自己思考自己正在做什么以及为什么要这样做，也能更清楚地了解如何最好地处理议程上的每项议题。
按优先级和重要性的顺序组织所有议题。管理者可以问问自己：“如果我们在被打断前只能讨论议程上的一项议题，那么哪一项是最值得讨论的？”
会议从最重要的议题开始，可以确保能够讨论所有重要的议题。如果无法在会议结束前讨论完所有议题，可以将最不重要的议题留待日后的会议讨论。
如果可能，请在会议开始前的24～48小时以复印件或电子邮件的形式分发会议议程，这样能够给与会者更多准备和思考的时间。与会者如果在开会前已经做好充分的准备，就能在开会时发表自己宝贵的意见，从而提升会议的时间投入回报。会议越重要，管理者就越有必要提前分发会议议程。
管理者应将出席会议的人数控制在最低限度。当我还是一位年轻的主管时，我觉得邀请所有人参加员工例会才能保证公平，才能使所有员工都认为自己是团队的一部分。一段时间后，我发现他们中的很多人并不想参加会议，我所践行的民主是一次失败的体验。
从那时起，我只邀请那些需要处理议程上议题的员工参加会议。团队其他人可以自行选择自己是否参加会议。
管理者要不断问自己：真正需要谁参加这次会议？谁可以做出贡献并需要参与决策或问题解决？谁需要这些信息，是否有更好的方式向他们传达这些信息？