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每场会议都会产生直接或间接的费用。每个公司都期望从投入的成本中获得一定的回报，并且回报应大大多于公司为举行会议而支付的费用。
如果有员工来找管理者，希望管理者批准他用几百美元购买某种机器或在某个项目上进行投资，管理者在批准前都会想确切地了解这笔费用能获得什么价值的回报，公司能从中得到什么好处。会议也应是如此。
管理者召开会议时，必须意识到参加该会议的人员会耗费巨大的工资成本。计算会议成本的一种简单方法是用所有与会者的时薪总和乘以开会的时间（单位为小时）。如果这些人每年的收入为50000～100000美元，那么每位与会者的时薪约为25～50美元。如果邀请这些高薪人士中的10个人参加会议，那么一小时的会议成本可能高达500美元，甚至更多。想象一下，如果让你自掏腰包向每个人支付这笔费用，那么你是否愿意承担这样的开会成本？
因此，管理者要不断反思会议的花销是否合理。如果会议进展顺利且富有成果，能获得什么样的回报？值得花这笔钱吗？如果一些员工需要暂停手头的其他富有成效的工作来开会，那么会议必须比他们本来可以完成的工作更富有成效、更有价值。
管理者要明确会前和会议期间需要做哪些事情，以确保实现最大的投资回报。作为会议的筹办者和组织者，管理者的工作就是提升会议的价值。确保会后与会者能说：“这真是一次非常高效的会议，我的时间花得非常有价值。”
我最喜欢的时间管理法则之一是“排他性法则”。该法则指出，选择做一件事意味着同时选择不去做你可以做的其他事情。由于一次只能做一件事，因此任何时候管理者只要决定了要做某件事（例如，参加会议），即便其他的事情可能会产生更高的价值，也要专注于做手头的事情。管理者要追求的是最高的时间投入回报，因此要仔细思考如何利用自己和所有与会者的时间，就好像自己需要按照与会者的与会时长支付他们工资一样。