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如果将所有职场必备技能做一个排序，我们会把写作技能排在第一位。不论是职场新人还是老人，也不论你从事技术岗还是管理岗，你会发现日常工作中，至少有一半以上的时间，做的都是跟写作相关的事情。跟领导汇报、交付项目成果、分享工作经验，甚至开个会做会议纪要、发个邮件、用微信与同事沟通工作，都要用到写作。
可以说，写作影响着我们工作的方方面面。
在同等工作能力下，擅长写作的人，毋庸置疑将更容易获得领导青睐及升职加薪。因为，写作能力越高的人，越能够轻松顺畅地通过文字传递自己的想法和要求。相反，写作能力越差的人，传递信息的效率就越差。好比水壶煮饺子，明明有一壶东西，却怎么也倒不出来。
职场是个需要处处留档的地方，口头上说得再漂亮也没用，唯有文字才能作为凭证留存。同时，写作能清晰地表达出你的想法、目标、计划、某个项目的关键节点，让别人立刻明白下一步应该如何协助你开展工作。所以，一个合格的职场人应具备较好的书面表达能力。
职场写作，很多人常会陷入“以量取胜”的误区，认为汇报材料肯定是越详细越好，他们认为这不仅能体现自己的写作水准高，更能体现自己认真与用心。
焱公子有一个朋友，因为汇报材料总不能让领导满意，被领导在会议上批评了几次后，愤而辞职了。他对焱公子吐槽：“我花大量时间找资料，熬夜写了十几页文案，方方面面都考虑到了，老板却说我的汇报材料冗长、抓不住重点。我隔壁工位的小张只交了一页纸，就得到了认可。这已经不是第一次了，之前也多次出现这种情况。老板总说我写得太啰唆，不着重点。
“问题是，没有功劳也有苦劳吧？我那么努力，他都没看到吗？这种老板跟着也没意思，不干了。”
职场中，这类情况非常普遍。明明花了很多心思，认真写了项目报告，却未必能被上级认可，最后不仅做了无用功，没准还要被指责工作能力不行，梳理总结能力太差……
究其根源，其实是没有掌握正确的职场写作方法。
想要在短时间内就显著提升写作能力，当然不可能，因为写作不是一蹴而就的事。不过，若能掌握一些基本的小原则，会让你获得立竿见影的效果。
焱公子在爱立信、华为公司工作多年，在这里分享他与同事们常常使用的“1分钟原则”，即无论做何种形式的汇报，你都必须在1分钟内让对方清楚地了解你想表达的核心内容。尤其是跟上级汇报工作，无论是通过邮件、微信还是PPT，都一定要遵守这个原则。
比如，如果做邮件汇报，你必须把结论首先前置在第一段，之后再逐层展开细节。整体上，一封合格的邮件汇报，一定是“总——分”或者“总——分——总”结构；如果在微信上汇报，不管是发在工作群还是私发给领导，在手机的一屏之内，你就必须要把关键信息都罗列进去；如果是用PPT汇报，紧随封面后的第一页，就应涵盖汇报的全部核心信息，确保你的汇报对象哪怕只剩一点点时间只看这一页，也能充分了解到你整体想表达的内容和诉求。
厉害的“职场老司机”都深谙职场写作之道。焱公子的前上司深得大老板青睐，除了工作能力超强、事事皆快速响应并办妥，还有一点便是写作与沟通能力极高。似乎任何复杂的工作，他都能条目分明地拆解、罗列，并在1分钟内汇报完成。这也给了焱公子很好的参照与学习方向，从进入职场开始，焱公子就在上司的影响下，极度重视写作能力的提升。
你越会写，就越容易被看见，自然也越容易获得更多的机会与关照，从而更快完成职场跃迁。
不同于文学创作，职场写作偏重的是实用性而非文学性。优质文笔和华丽辞藻并没有那么重要，更重要的是目标明确、对象清晰和表达精准。换言之，职场写作更关注“你为何而写？”“你为谁而写？”以及“怎么写才能让对方有兴趣且完全看懂？”。
弄清楚这3个问题，也就解决了你绝大部分的写作难点。
◎你为何而写？
焱公子从传统行业转型做新媒体，在全网做出一定影响力之后，有很多人慕名而来，希望跟他学习新媒体写作。焱公子每次都会问他们一个同样的问题：“你为什么要写呢？”有一些传统作家圈的朋友回应说，“想让自己的作品被更多人看见”“让自己更有影响力”之类的。但当焱公子认真给他们讲解完新媒体的各种底层逻辑，无一例外，他们都听不进去。
他们发在新媒体平台上的文章，依然会用比如《一朵小花》《云上的天空桥下的你》这类特别文艺范的标题。用户看到时，不知所云，很少愿意点击，也就失掉了点击率。
文章内容呢，他们会直接把以往所作的诗和散文全部复制上去，有的人连图都懒得配，就这样发布了。结果可想而知，在新媒体平台上几乎都是个位数点击量。朋友的自尊心受到了伤害，纷纷表示，新媒体读者的阅读力太低了，根本看不懂这么好的文学作品，不写不发也罢。
其实，像朋友们的这种情况，属于压根没想清楚自己为何而写，所以他们放不下内心的骄傲。不愿意按新媒体的逻辑来写作，自然也就一无所获，没有点击率。
职场写作也是一样的。无论你今天要写一篇总结汇报、会议纪要还是周报、日报，都不妨提前仔细想想：你为何而写？
老板和上级让你写，所以不得不写？没错，这是一个很实际的答案，也可能本来就是你的真实想法。但抱着这种想法去写的结果是，无论你写什么，都只是想尽快交差了事，并不会真正上心。
如果做新媒体抱持着这种心态，一定创作不出能打动读者的作品；同样，一个职场人抱持着这种心态写汇报材料，也一定无法打动客户、上级和老板。
知名经济学家薛兆丰曾说：“每一个职场人，都是在为自己的简历打工。”你今天在职场的每一份有记录的文字输出，都是一次为自己个人品牌的添砖加瓦。你是为自己盖一幢摩天大楼，还是盖一间小平房；是尽量用顶级的工艺加上最好的材料精心浇筑，还是做成豆腐渣工程也无所谓，这都取决于你自己。
只是，取法其中，得乎其下。无论工作还是汇报，如果习惯性敷衍，最终敷衍的只是自己。倒不如一开始就想清楚：既然终归要写，我就要让每次写出来的文字都有价值，努力抓住每一次被看见的机会。如此一来，你便不会对它那么抵触与反感，也必然能够写得更好。
◎你为谁而写？
在新媒体平台做内容，最重要的四个字就是“用户思维”。你要学会站在用户的角度，琢磨他们喜欢什么样的内容，之后进行针对性地输出，再基于数据反馈，不断修正与迭代。
职场写作同样如此。你得非常清楚那个将要看你内容的人是谁。你可能会说：“这不废话吗？那肯定是领导或者客户啊。”这没错，可是答案稍微粗糙了。就像做新媒体时我们需经常做用户画像，你说你的用户是宝妈群体，而基于你的后端产品和市场调研，我们可能会告诉你：你的用户是1~3岁孩子的妈妈，年龄在25~35岁之间，她们主要生活在一线城市，有着较好的教育背景，每月愿意在孩子身上消费约5,000元，喜欢网购、刷剧，有强烈的接受再教育、再学习与做副业的需求，最活跃时间段是晚上10点到次日凌晨1点之间。
你的用户是宝妈群体没错，可是仅仅回复“宝妈群体”四个字，就粗糙了。用户画像越精细，证明你对对面看你内容的人了解得越细致。当你掌握的信息越精确、具体，你输出的内容才会越有针对性，才可能获得更好的数据表现。如何精准获取用户画像，本书第四章的“4.1转型线上”一节，有非常详细的阐述，此处先按下不表。
领导、客户，都只是一个身份标签，在这个身份的背后，是一个个和你一样活生生的人，他们有和你一样的喜怒哀乐和七情六欲。只有更了解他们是什么样的人，关注什么、喜欢什么、反感什么，你才能写出他们真正感兴趣的汇报内容。
焱公子之前在华为做项目交付时，曾遇到一个传说中特别难搞定的高层客户。以她的职场地位，本该只关心决策层面的事情，但和其他高层不同，她不仅强势，还细心，细到关注每一个技术指标，事事都要过问。
在事先了解到她的个性后，焱公子立刻着手把原本的汇报PPT由15页增加到了58页，将所有相关细节全部罗列了进去；同时，找现场工程师认真逐一核对。为了以防万一，在汇报当天，还带了几位技术负责人一起前往。
那场汇报，这位客户非常满意。后来据客户经理说，这是他对接这个客户几年以来，第一次看到她在会议上没有人，并难得地露出了笑脸。
职场上，清楚地知道你为谁而写，是写得对、写得好最大的前提。
◎怎么写才能让对方有兴趣且完全看懂？
美国知名培训师迈克·费廖洛曾提出“结构化思维”，它本身是一种高效沟通的模型，但同样适用于职场写作。
费廖洛定律告诉我们：在职场上，级别越高的人，越没有时间听详细的解释。高层想要的，往往只是结果。所以，践行结构化思维的第一步，是首先交付一个极简的思考结果。常规的汇报方式，是先列出数据，然后一步步推导出结论；而结构化思维将其进行了简化，首先呈现结果，快速抓住对方的注意力并引发其兴趣后，再来切入过程。
有一个非常著名的“黄金30秒”电梯测试。
某销售员多次约见一位客户经理，却一直没有进展。有一天，机缘巧合下竟跟该经理同乘一部电梯。销售员想，要怎样在电梯升降的30秒内，让他对自己产生兴趣？
他知道，自己需要找出一个简洁又最能打动对方的观点，以便争取更多的时间。最后，他把握住了黄金30秒，说了以下的话：
您好，我是××公司的××。我们的××产品，能帮助您在原有的业绩上提升15%的销售额。您若有兴趣，我们可以详谈。
这段话，运用的就是典型的结构化思维的思考方式。其核心在于，始终以“让对方能接收尽量多的信息”为前提，也即我们前面提及的“用户思维”。
用对方乐于看见且能理解的方式，输出你想表达的内容，会事半功倍。举例来说，如果你的老板平时只爱看微信和电子邮件，那么就算你的PPT做得再漂亮，可能也不如认真写好一条微信留言或者一封电子邮件来得有用。
运用费廖洛结构化思维，每个人都能轻松写出一份符合多数领导审美与理解习惯的职场报告或方案。你可以按照如下6步组织方式来展开。
第1步：取一个凝练又指向清晰的标题。职场写作中，让你的标题尽可能就是你的核心观点或建议。越清晰明了，越能第一时间抓住领导的眼球。例如《××项目增加预算汇报》就比《××项目例行周报》要更有指向性。
第2步：做简洁的内容概要。尝试只用一页纸的篇幅，梳理出你整份报告的逻辑，把所有结论和关键性数据前置。
第3步：构建框架式主体。对你想要表达的思路、观点逐一论述，并以相关数据、事实作为支撑。
第4步：列出风险与机遇。在方案中呈现出工作当中可能会涉及的风险与机会点，以此作为领导审批时的重要参考。
第5步：制订细节实施计划。以清单或条目的方式，列出节点事件及相对应的落地计划。
第6步：做好附录文档。这是一份相关资料的梳理，更多是作为补充或者留档，不一定需要在正式汇报中呈现。
总体来说，以结构化思维来写作，就是在充分考虑对方的接收度和你想要达成的诉求的前提下，将内容用更符合对方阅读习惯的方式，重新做组织和展现。这样做出来的提案或汇报，说服力会更强，也更容易获得通过。
你若能将之用于日常跟上级、同事的沟通交流中，你的观点也会更容易被他们所认可和接受。
焱公子开过很多期写作训练营，几乎每一期都会有学员问这样一个问题：“感觉每天都在做重复性的工作，每天都在见同一批人，哪有那么多东西可以写呀？”
这是一个非常好的问题。的确，巧妇难为无米之炊，如果没有好的素材，确实很难下笔。但素材其实无处不在，只是你每次都走马观花，从来没有真正驻足去看。
不信？哪天你坐地铁上下班时，停止刷10分钟手机。用这10分钟好好看看周围，刻意观察一下，一定能发现一些不一样的东西。
焱公子有一回坐地铁，听到旁边一个中年男人打电话。他说：“买房买车、生孩子、生二胎，我哪样不是依着你？我现在工作不开心，就是想出来创业。你为什么不能支持一下？我觉得自己活得好失败啊。最失败的是，我活丢了自己。”
这段话让焱公子深受触动。后来，他结合一个同事的遭遇，写出了《死于三十五岁》这篇故事，讲述了一个男子在家庭责任与自我实现间的博弈。故事在各个新媒体平台受到了广泛欢迎，获得了10万+的阅读量。很多读者留言评论说，过于真实，仿佛偷窥了他们的生活。在我们的工作当中，其实有太多可以写的东西了。如果你是一个职场新人，可以写很多的“第一次”。第一次认识到公司与校园的区别、第一次做完大项目的体验、第一次出差、第一次独立搞定一个客户、第一次搞砸一件事的反思、第一次拿到工资的喜悦……
如果你已经是“职场老鸟”，你当然可以写得更有针对性。你可以写行业洞见、项目规范、技术细节分享、客户沟通技巧等等。记住，你不是在为公司写，也不是为别人写。关于写作，你的内心要很笃定：你的每次落笔，首先是对自己个人品牌的塑造。
以下3步，可以帮助你挖掘素材、解决无东西可写的难题。
◎第一步：拆解
他山之石，可以攻玉。即便你已经是所属行业里写得最好的一个，也依然可以通过学习与拆解别人的文字，来汲取更丰富的养分；如若你还没能达到第一，那么向榜样学习，会是一条捷径。
怎么学？学什么内容？
向内，你可以多看看公司资深员工写的汇报材料，都是如何组织语言、构建结构的；向外，你可以在公众号、抖音、头条等平台搜索行业大拿，首先看他们都在讲什么话题、哪些话题获得了比较好的数据效果、他们呈现的方式是怎样的，其次再试着分析他们写这篇文章或创作这条视频的目的、构建了什么样的立意、开头结尾是怎么写的、哪个金句给你留下了深刻印象……
逐一拆解，并把你的拆解心得全盘记录下来。
◎第二步：模仿
没有人天生就会跑，模仿是人类掌握一项新技能的开始。所以在拆解“大牛”的作品之后，你要学会的是站在巨人的肩膀上创作，然后持之以恒地练习。华为掌舵人任正非有一句名言：“先僵化、后固化、再优化。”他说的是管理方法，但同样适用于写作能力的培养与提升。
◎第三步：内化
杜甫一直是李白的“小迷弟”，古龙走上武侠创作之路是受了金庸的影响。但无论是李白杜甫还是金庸古龙，他们后期的写作风格都与之前截然不同，因为杜甫、古龙通过自己的吸收与提炼，将前人的经验内化成了自己的东西。
当你看得足够多、写得也足够多时，必然也能脱离机械的模仿，找到适合自己的写作风格，写出独树一帜又令人耳目一新的内容。
写作是现代职场人最重要的生存技能，你越会写，越容易被外界看见，也相应会获得更多机会。想快速提高写作能力，可以尝试从遵循“1分钟原则”开始。
关于职场写作，最重要的3个问题是：你为何而写？你为谁而写？怎么写才能让对方有兴趣且完全看懂？弄清楚这3个问题，也就解决了你绝大部分的写作难点。
用心观察日常工作生活，你会发现素材处处皆是。同时，可以按照拆解、模仿、内化3步走，来完成素材挖掘，提升写作能力。