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在一些企业的班组现场，打开工具柜进行检查时，发现在班组的工具柜内存放着大量的物品，如各类工具辅具、劳保用品、好的和坏的维修配件、生产中用的零件、记录表格、文件资料、私人物品等，混乱堆放，寻找起来费时费力。这种状态非常普遍存在，因此班组长必须对班组的工具柜进行规范管理。
为加强辅具、工具等物品的管理，提高辅具、工具的利用率，更好地为班组现场生产服务，就需要制定适用于企业范围内所有班组的辅具、工具管理规定，建立个人辅具、工具等物品登记管理台账。
由企业的物资管理部门负责全部辅具、工具的管理，各班组负责本班组辅具、工具的使用管理。班组各岗位员工负责本岗位（个人）配备辅具、工具的管理。
各班组根据需要设兼职的辅具、工具管理员或由班组长亲自负责，依据企业的辅具、工具管理规定负责本班组辅具、工具和岗位配备辅具、工具的台账管理。工具台账见表1-4。
表1-4 工具台账
各班组依据企业制定的辅具、工具计量发放标准和本班组实际需要提报辅具、工具需求计划，注明使用个人或班组，报分管领导签批后报物资管理部门采购。
工具柜应设置适于工具保管的相应各种型号的柜、架、盒等，统一编号、登记，建立辅具、工具分类的班组台账、个人台账，注明各种工具的存放位置。有条件时应使用形迹法对工具存放进行有效管理。
贵重工具、精密工具等应有专用工具箱进行保管，细长杆类工具应悬挂保管防止变形，磨料、废料、废旧工具和其他工具应隔离存放，各类砂轮要上架立放。
所有辅具、工具必须采取防锈、防潮、防压措施，切实保证辅具、工具不损坏、不锈蚀、不变形。所有辅具、工具须经常保持良好可立即使用的状态。
在班组存放的辅具、工具都要定期清点核查，做到账、卡、物一致。
定期做好工具柜、架、箱、盒及工具本身的清洁卫生工作。
申请领用的辅具、工具到货后，物资管理部门会依据申请和计划进行发放，发放时由各班组长或兼职工具管理员或部门工具使用人填制“工具/辅料领用单”（见表1-5），经上级领导核实签字，领用人在发放台账上签字后到工具库领取辅具、工具，同时物资管理部门会根据领用出库单建立班组或个人辅具、工具管理台账。
班组新进人员需领用辅具、工具时，须有部门领导签字才能发放并建立台账。
辅具、工具使用人员在变换岗位或调离班组时，必须与物资管理部门进行辅具、工具交接变更，物资管理部门根据实际需要决定收回或调拨给其他班组人员使用。
一般来说，仓库对班组领用的辅具、工具有以旧换新的要求，辅具、工具必须收旧，交旧后才发放新工具。
表1-5 工具/辅料领用单
对班组内个人使用的辅具、工具和班组公用的辅具、工具，具体使用者和班组兼职管理员有责任正确使用、妥善保管，保持辅具、工具完好，并存放在规定位置，防止辅具、工具丢失。
班组公用辅具、工具不到规定报废时间而丢失，或损毁无法维修而又需要领用新辅具、工具的，要按辅具、工具原价的一定比例扣罚本班组（有的企业是按原价赔偿），发放的新辅具、工具损坏需要维修后再用的，由本班组负责维修及相关费用。
个人使用及负责保管的辅具、工具在规定使用期限内丢失或损坏，通常由个人购买补齐或维修，费用自付。
在使用的辅具、工具除保管者每日、每周自查外，每月由班组抽查，一般企业会在每年的6月、12月由财务部牵头、物资管理部门等部门人员参加，对辅具、工具使用情况进行实物盘点检查，发现丢失或损坏且不及时补齐的要对责任人及班组进行经济处罚。
班组中的重要岗位应设有必要的专用辅具、工具，并定点放置。班组公用辅具、工具必须随时保证完好无损，以备生产急需，否则要给予处罚。
班组领用的工具统一由班组长或兼职工具保管员管理，要建立在用工具明细账，反映班组工具存量和操作者直接保管使用的工具种类和数量。
辅具、工具要分类、分规格在工具柜、工具架、工具盒上定位编号顺序存放。
外部借用辅具、工具时，必须办理借用辅具、工具登记手续。借出的辅具、工具收回时，要当面检查辅具、工具的完好情况，发现问题要立即处理。对用后需维修的辅具、工具，应报车间主管领导安排维修，修好后入班组辅具、工具柜、架。
每天下班前要清理使用、借出工具，每周检查一次，保证账、物相符。
所有在用辅具、工具，保管者都要做到用后擦抹干净，防锈、防丢失。精密工具，要按规定进行计量检查，不常用的工具用后要清洗涂油。
人员调离本班组时，个人保管的工具需交回管理部门并销账处理。
辅具、工具报废后，一律实行以旧换新，不交回旧辅具、工具不准核发新辅具、工具。
申请报废的辅具、工具，要执行辅具、工具报废标准和报废流程。辅具、工具报废要严格审查规格、精度，数量与领用是否相符，防止冒名顶替，以防辅具、工具管理混乱。
对收回的废旧辅具、工具，仓库工具管理员进行挑选、分类存放，按规定分别进行定期处理。
可翻新、修配或直接回用的，一是交旧领新时先发旧辅具、工具，二是领新辅具、工具时先发旧辅具、工具；在领用单上盖“旧辅具、工具”字样，不计费用，但和新辅具、工具一样登记在用辅具、工具明细账，进行管理。
废辅具、工具残体，要区别情况，妥善处理，避免以废充好或以废顶账，以防管理混乱。
日本丰田汽车公司是世界知名的大公司，在物料管理中却有很多“吝啬”之举：如果员工的一只手套破了，依照规定只能换一只，另一只等用破了后才能拿去更换，丰田汽车公司的这种“小气”听起来难以令人相信，可都是确凿的事实。
在一些班组员工的工具箱里，经常可以看到成堆的劳保用品，以前还有用线手套拆了给小孩打毛衣的事情，这些都说明企业的劳保用品（物）管理制度本身存在问题，应实事求是地加以改进。
在辅具、工具管理方面，企业要学一学日本丰田汽车公司。在成本管理上他们从一点一滴做起，办公纸用了正面还要用反面，厕所的水箱里放一块砖用来节水。有钱的公司都在节约，何况我们呢！