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在正式着手构建HR共享服务之前，企业必须进行必要的准备，确保具备所需的基础。基于当前对企业实践经验的发掘和总结，我们概括了三个重要基础：一是有足够规模的组织，使得构建HR共享服务能形成规模效应；二是有统一流程所需的人力资源技术基础，即建立“一个公司”的共享服务愿景；三是拥有信息技术支持。相应地，很多企业在构建HR共享服务时也容易在这些方面受到挑战。
只有实现了规模效应、降低了人力资源运营成本才有构建HR共享服务的必要。因此，HR共享服务通常更适合大型集团企业，并不适合单一机构的公司。大型企业员工规模庞大，工作地点分布广泛，通常在每个业务单元设立人力资源组织，工作流程不统一且运营成本高。把各级子公司重复性的事务集中处理，更容易产生整合规模效应，从而降低单位成本。有了标准化的基础，服务体量越大，越能够体现规模效应的成果。例如，从薪资流程处理来看，一名薪资专员处理500人的薪资和1000人的薪资，其步骤和流程基本一样，在有标准化流程和工具的前提下，花费的时间差别不大。
积极创建共享服务中心的组织大多有以下特征：一是企业集团（包括分公司和分支机构）员工数量庞大；二是企业在全国各地或者世界各地设立数量众多的子公司或分支机构；三是人力资源部门员工数量庞大，例如在子公司或者分支机构中都设立人力资源部；四是企业集团重视人力资源及其政策的执行，重视对人员的保留和发展，强调员工信息管理和员工对公司的满意度、归属感；五是企业集团有从提高人力资源管理效率为出发点来提高企业竞争力的愿望。特别地，业务复杂度越高的企业，人力资本发挥的作用越重要。因此需要将员工服务和效率、成本放在较重要的位置，而建立共享服务中心可以带来明显的收益。20世纪80年代，美国福特公司成为第一家建立共享服务中心的公司，随后，通用电气、杜邦等公司也陆续成立了类似于共享服务中心的机构。目前，国内大多数企业的HR共享服务还处于初级阶段，少数大型公司例如华为、腾讯已经有了较为成熟的经验。
HRSSC适合于大型企业，对于那些规模较小但成熟度较高的企业来说，一个不错的选择是外包服务。小公司内部没有足够的规模效应，但外包公司就有规模效应。一项针对亚洲领先企业的调研显示，81%的企业设立或正在设立HRSSC，其中31%的企业选择自建，14%的企业选择将人力资源事务性工作外包，36%的企业选择混合模式，即部分自建、部分外包。