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对文档进行排版时，通常会以段落为基本单位进行操作。段落格式主要包括对齐方式、缩进、间距和行距等，合理设置这些格式后，可使文档结构清晰、层次分明。
为了增强文档的层次感，提高可阅读性，可对段落设置合适的缩进。段落缩进方式有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4种。
★ 左缩进：指整个段落左边界距离页面左侧有一定的距离。
★ 右缩进：指整个段落右边界距离页面右侧有一定的距离。
★ 首行缩进：指段落首行第1个字符的起始位置距离页面左侧有一定的距离。大多数文档都采用首行缩进方式，缩进量为两个字符。
★ 悬挂缩进：指段落中除首行以外的其他行距离页面左侧有一定的距离。悬挂缩进方式一般用于一些较特殊的场合，如杂志、报纸等。
若需要设置段落缩进，则可在“段落”对话框中实现。方法为：将光标定位到要设置段落缩进的段落中，或者选中要设置的段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中即可进行设置。其中，“文本之前”代表左缩进，“文本之后”代表右缩进，在“特殊格式”下拉列表中可以选择“首行缩进”或“悬挂缩进”选项。
段落对齐方式是指段落在文档中的相对位置。段落对齐方式有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐5种，分别与“开始”选项卡中的5个对齐方式按钮相对应。
要设置段落对齐方式，只需要将光标定位到要设置段落对齐方式的段落中，或者选中要设置的段落，然后在“开始”选项卡中单击相应的对齐按钮即可。
为了使整个文档看起来疏密有致，可以为段落设置合适的段间距和行距。其中，段间距是指相邻两个段落之间的距离，分为段前距和段后距；行距是指段落中行与行之间的距离。段间距常用于设置标题段落与前、后文本之间的距离，行距常用于设置正文中行与行之间的距离。
设置段间距和行距的方法如下。
★ 设置段间距：将光标定位到要设置段间距的段落中，或者选中要设置的段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中，通过“段前”数值框可设置段前距离，通过“段后”数值框可设置段后距离。
★ 设置行距：将光标定位到要设置行距的段落中，或者选中要设置的段落，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中，在“行距”下拉列表中进行选择，或者直接在“设置值”数值框中进行设置即可。
在制作文档时，为了能突出显示重点内容，或者美化段落文本，可以为段落设置边框或底纹效果。下面练习为文档中的段落设置边框和底纹效果，方法如下。
步骤① 设置段落底纹
❶ 选中要设置底纹的段落，单击“开始”选项卡中“底纹颜色”按钮旁的下拉按钮。
❷ 在弹出的下拉列表中选择需要的颜色。
步骤② 完成效果
返回文档，取消文本的选择，即可看到段落底纹效果。
步骤③ 设置段落边框
❶ 选中要设置边框的段落，单击“开始”选项卡中“边框”按钮旁的下拉按钮。
❷ 在弹出的下拉菜单中单击“边框和底纹”命令。
步骤④ 设置边框样式
❶ 弹出“边框和底纹”对话框，在“设置”栏中选择“方框”选项。
❷ 选择边框的“线型”、“颜色”和“宽度”。
❸ 完成后单击“确定”按钮。
步骤⑤ 完成效果
返回文档，取消文本的选择，即可看到段落边框效果。