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人力资源部门负责管理企业所有员工的信息，时常需要将员工的基本信息以各种方式进行排序，以便做一些初步、简单的数据统计和分析。在Excel中，对数据排序的方法有多种，如普通的升序和降序排序、选择条件进行自定义排序，还可以自行编辑序列进行排序。本案例中员工信息管理表的自定义排序效果如下图所示（结果文件参见：结果文件\第2章\员工信息管理表2.xlsx、员工信息管理表3.xlsx、员工信息管理表4.xlsx）。
对于员工信息管理表，主要可以对以下几种数据进行排序：按出生日期进行排序，可以随时获取员工年龄；按入职时间和部门进行多条件排序，可以统计各部门员工的工龄长短；按员工学历和部门进行自定义排序，可以分析各种学历的分布情况，等等。运用排序分析数据的具体思路如下图所示。
Excel排序中最普通的排序就是仅对一列数据进行升序或降序排序。具体操作方法都非常简单，而且可以通过不同的途径进行快速排序。下面演示升序和降序排序的操作方法。
通过Excel的快捷菜单可以快速完成升序或降序排序的操作。下面对员工的出生日期进行排序。
步骤01 升序排序。 ➊ 打开“素材文件\第2章\员工信息管理表2.xlsx”文件，右击“员工信息”工作表中的F2单元格（“出生日期”字段），选择快捷菜单中的“排序”命令； ➋ 展开二级菜单，选择“升序”命令，如下图所示。
步骤02 查看排序结果。此时“出生日期”字段已按照从小到大的顺序排列，与出生日期匹配的年龄的排列顺序则是从大到小。同时，其他字段下的数据也自动对应出生日期的顺序变化而改变顺序，如下图所示。
直接单击功能区的“升序”或“降序”按钮也可以完成排序操作。
步骤01
降序排序。选中F2单元格，单击功能区中“数据”选项卡中“排序和筛选”组的“降序”按钮
，如下图所示。
步骤02 查看排序结果。此时“出生日期”字段按照从大到小的顺序排列，可以看到年龄的排列顺序变化为从小到大。同样，其他字段下数据的排列顺序也跟随出生日期的顺序发生改变，如下图所示。
如果需要频繁地对数据进行排序操作，可以添加“筛选”按钮，选择下拉列表中的“升序”或“降序”命令会更加方便和快捷。下面对入职时间进行升序排序，以便比较员工的工龄长短。
步骤01 添加“筛选”按钮。选中I2单元格（“入职时间”字段），单击“数据”选项卡中“排序和筛选”组的“筛选”按钮，如下图所示。
步骤02
进行排序操作。
➊
此时可看到A2:L2单元格区域中的全部单元格右侧均出现下拉按钮
，即“筛选”按钮，单击I2单元格（“入职时间”字段）的下拉按钮；
➋
选择“降序”命令，如下图所示。
步骤03
查看排序结果。此时已将入职时间按照从小到大的顺序排列。同时，I2单元格右侧的筛选按钮中出现箭头↓，即变为
，代表此列数据是降序排列的，如下图所示。
小提示
添加“筛选”按钮时，并非必须选中需要排序的字段名称所在单元格，只需选中表格区域内任一单元格即可添加成功。如果选中的单元格未在表格区域内，则无法添加“筛选”按钮。
前面2.1.1节介绍的普通排序一般只能对单列数据进行单一的升序和降序排序。实际工作中，通常需要对数据进一步做较为复杂的排序。例如，需要同时根据员工的年龄、入职时间、性别进行排序；按照自定义的部门名称顺序进行排序等。
这种排序操作的关键点是：设置一个唯一的主要关键字，添加多个次要关键字。因此，在进行排序之前，必须确定参与排序的字段名称的主次及前后顺序。例如，是先对员工的年龄进行排序还是对性别进行排序。先被排序的字段为主要关键字，其他字段为次要关键字，也应当依次确定排序的顺序。下面根据员工性别、出生日期、入职时间这三个关键字进行排序。
步骤01 设置排序条件。 ➊ 打开“素材文件\第2章\员工信息管理表3.xlsx”文件，单击“数据”选项卡中“排序和筛选”组的“排序”按钮； ➋ 弹出“排序”对话框，设置“主要关键字”为“性别”，“排序依据”默认为“单元格值”，设置“次序”为“升序”； ➌ 单击两次左上角的“添加条件”按钮，即可在“主要关键字”下方添加两行“次要关键字”； ➍ 依次将“出生日期”和“入职时间”设置为“次要关键字”，设置“排序依据”和“次序”； ➎ 单击“确定”按钮，完成排序，如下图所示。
步骤02 查看排序结果。完成排序后，即可看到表格中“性别”“出生日期”“入职时间”三个字段下的数据的排列顺序及字段之间数据的排序关系，如下图所示。
Excel对于不同类型数据的排序规则一般是：数字类数据按照数字大小进行降序或升序排列；文本类数据依次按照字符的拼音字母或笔画顺序，根据英文字母的排列顺序进行升序或降序排列。例如，对销售部和人力资源部按升序排列，排序结果是“人力资源部，销售部”。但是这种排序方法很多时候都无法满足实际排序要求，对此，Excel提供了“自定义序列”功能，用户自行设置序列后，即可根据指定的顺序进行升序或降序排列。
下面在“员工信息管理表4.xlsx”文件中的“员工信息”工作表中自定义部门和学历序列，并按照指定次序进行排序。
步骤01 添加自定义序列。 ➊ 打开“素材文件\第2章\员工信息管理表4 .xlsx”文件，单击“文件”选项卡，弹出对话框，选择“选项”选项； ➋ 弹出“Excel选项”对话框，单击左侧列表框中“高级”选项的“编辑自定义列表”按钮； ➌ 弹出“自定义序列”对话框，在“从单元格中导入序列”文本框中设置“学历”序列（切换至序列所在工作表，框选单元格区域即可）； ➍ 单击“导入”按钮，即可将其添加至“自定义序列”文本框中（重复第 ➌ 和第 ➍ 步设置“部门”序列）； ➎ 单击“确定”按钮，关闭“自定义序列”及“Excel选项”对话框，如下图所示。
步骤02 自定义序列排序。 ➊ 打开“排序”对话框，选择“次序”下拉列表中的“自定义序列”选项； ➋ 弹出“自定义序列”对话框，选中“自定义序列”列表框中的部门序列； ➌ 单击“确定”按钮，关闭对话框； ➍ 返回“排序”对话框，可看到“次序”框中已列示出部门序列，设置“主要关键字”为“部门”； ➎ 重复第 ➊ ~ ➍ 步设置“学历”的排序次序并添加“次要关键字”为“学历”即可； ➏ 单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框完成排序，如下图所示。
步骤03 查看排序结果。完成排序后，可以看到工作表中“部门”和“学历”字段下的数据排列顺序，以及字段之间数据的排序关系，如下图所示。
小提示
添加自定义序列时，也可以通过“排序”对话框“次序”下拉列表中的“自定义序列”选项快速打开“自定义序列”对话框。但是注意与通过“Excel选项”对话框打开对话框的区别：无法从单元格中导入序列，只能依次手工输入序列名称后单击“添加”按钮才能添加成功。
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