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员工信息管理表是公司人力资源部门制作的最基础和最常用的一种表格，主要用于存储员工的个人基本信息，包括员工编号、员工姓名、性别、身份证号码、出生日期、学历、部门等信息。本案例制作完成后的效果如下图所示（结果文件参见：结果文件\第1章\员工信息管理表.xlsx）。
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公司人力资源部门在设计员工信息管理表时，需要注意一个问题：员工基本信息的作用不仅要用于查询，还要为其他相关管理表格提供数据源；不仅要录入信息，还要全面考虑后续其他环节对员工信息的调用，所以一定要注意数据的规范性。同时，还应尽可能地运用技巧进行批量操作，提高工作效率，并保证原始数据的准确性。本节首先绘制表格框架，录入员工的姓名、性别、身份证号码、联系电话等基本信息，然后对序号和员工编号进行批量填充，并运用数据验证规范录入部门信息，运用分列快速提取员工的出生日期。本案例的具体制作思路如下图所示。
在绘制员工信息管理表的框架之前，首先应新建一个Excel文件，用于存储表格及将要录入表格中的信息。
新建Excel文件的基本步骤是：打开Excel 2019即自动生成一个空白工作簿，选择文件的保存位置，编辑工作簿名称后进行保存。
步骤01 打开Excel 2019软件，此时自动创建了一个空白工作簿，按组合键Ctrl+S，弹出“文件”对话框，单击“另存为”选项下的“浏览”按钮，如下图所示。
步骤02 ➊ 弹出“另存为”对话框，选择保存位置； ➋ 在“文件名”文本框中输入文件名称“员工信息管理表”； ➌ 单击右下角的“保存”按钮，完成文件的保存操作，如下图所示。
步骤03 保存成功后，Excel工作簿的文件名称已经更新，并显示在窗口顶端，如下图所示。
一个Excel工作簿由数个工作表组成，工作表名称默认为Sheet1、Sheet2等。为了便于区分和管理，应对工作表进行重命名。
步骤01 右击Sheet1工作表标签，选择快捷菜单中的“重命名”命令，如下图所示。
步骤02 输入工作表名称为“员工信息”，如下图所示，便完成了工作表的重命名操作。
制作任何一张表格，都应先绘制好表格的基本框架。具体来说，就是要设置表格的标题、表头的字段名称，绘制表格边框等。
步骤01 ➊ 在A1单元格中输入表格的标题“××市××有限公司员工信息管理表”； ➋ 在A2:J2单元格区域的各单元格中依次输入字段名称“序号”“员工编号”“员工姓名”“性别”“身份证号码”“出生日期”“学历”“入职时间”“部门”“联系电话”，如下图所示。
步骤02
按员工人数绘制表格边框（应包括表头），这里设定员工为60人。
➊
选中A2:I62单元格区域；
➋
单击“开始”选项卡“字体”组中的“边框”下拉按钮
；
➌
选择“所有框线”命令，如下图所示。
绘制完成的员工信息管理表的框架效果如下图所示。
录入员工基本信息时，需要根据不同类型的信息运用不同的录入方法。其中，可以批量录入的信息包括“序号”“员工编号”；可以运用“分列”功能从身份证号码中批量提取的信息是“出生日期”。另外，对于“性别”“学历”“部门”等常用信息可以运用“数据验证”功能制作下拉列表，录入时在其中选择，既能规范录入内容，又能提高工作效率。除此之外，其他信息直接手工录入即可。
由于每位员工的姓名、身份证号码、入职时间、联系电话都不尽相同，也不存在必然的联系，因此这些信息一般难以批量操作，需要手工录入。
步骤01 在C3和J3单元格直接录入第一位员工的姓名和联系电话，无须设置单元格格式，如下图所示。
步骤02 设置入职时间和身份证号码列的单元格格式。在此之前，需要分别将单元格格式设置为“日期”和“文本”格式，否则日期排列不整齐，身份证号码无法完整显示。例如，录入“110100198206280031”后，单元格中将显示“1.101E+17”。 ➊ 右击E列，选择快捷菜单中的“设置单元格格式”命令； ➋ 弹出“设置单元格格式”对话框，选中“数字”选项卡中“分类”列表框的“文本”选项； ➌ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
步骤03 ➊ 右击H列，同样打开“设置单元格格式”对话框，选中“数字”选项卡中“分类”列表框的“日期”选项； ➋ 在右侧的“类型”列表框中选中“2012-03-14”格式； ➌ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
步骤04 录入身份证号码和入职时间及其他员工的信息。由于已设置好单元格格式，因此在录入入职时间时按照“yyyy-m-d”的格式录入即可。例如2011年6月16日，只需录入“2011-6-16”，单元格内自动显示为“201106-16”。信息录入完成后的效果如下图所示。
运用“数据验证”功能将需要频繁录入的相同类别的信息制作成下拉列表，录入时直接选取即可。如此既能节省时间，又能规范录入内容，避免手工录入出错。
步骤01
制作“性别”的下拉列表。
➊
选中D3:D62单元格区域，单击“数据”选项卡中“数据工具”组的“数据验证”下拉按钮
，选择“数据验证”命令；
➋
弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项；
➌
在“来源”文本框中输入“男，女”；
➍
单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
小提示
序列来源中逗号的作用是将选项间隔开，注意必须在英文状态下输入逗号。若在中文状态下输入逗号，Excel会将“男，女”视为一个选项。
设置完成后，单元格右侧出现下拉按钮
，单击该按钮即展开下拉列表，选择其中一个选项即可快速录入信息，如下图所示。
步骤02
制作“学历”和“部门”的下拉列表。“学历”和“部门”的备选项的数量较多，不同于“性别”仅有“男”和“女”两个选项，如果在“数据验证”对话框的“来源”文本框中直接输入备选项，并不能提高工作效率。因此，预先另制表格设置好所有备选项后，只需要在“来源”文本框中引用备选项所在单元格区域即可。
➊
单击“员工信息管理表”工作表标签右侧的“新建工作表”按钮
，即可生成一个新的工作表；
➋
将工作表重命名为“数据验证序列”；
➌
绘制表格并分别输入“学历”和“部门”信息；
➍
切换至“员工信息”工作表，选中G3:G62单元格区域，打开“数据验证”对话框，同样在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”；
➎
单击“来源”文本框，切换至“数据验证序列”工作表，选中A3:A7单元格区域即可自动设置好“来源”文本框；
➏
单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
按照同样的操作方法制作“部门”的下拉列表。制作完成后输入“学历”和“部门”信息，如下图所示。
众所周知，我国的居民身份证号码由18位数字组成。其中第7~14位共8位数字，代表出生年、月、日。因此，不必手工录入出生日期，只需利用身份证号码的这一特征，在Excel中运用“分列”功能将出生日期从身份证号码中批量提取出来，并以“日期”格式单独显示，从而大幅度提高工作效率。
步骤01 选中E3:E62单元格区域，单击“数据”选项卡中“数据工具”组的“分列”按钮，如下图所示。
步骤02 ➊ 弹出“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，选中“固定宽度”单选按钮； ➋ 单击“下一步”按钮，如下图所示。
步骤03 ➊ 弹出“文本分列向导-第2步，共3步”对话框，在“数据预览”框中，分别在身份证号码的第6位和第7位数字之间及第14位和第15位数字之间单击，建立两条分列线； ➋ 单击“下一步”按钮，如下图所示。
步骤04 ➊ 弹出“文本分列向导-第3步，共3步”对话框，选中“数据预览”框中的第1列数字，选中“列数据格式”选项组的“不导入此列（跳过）”单选按钮后，第1列标题显示为“忽略列”，用同样的方法将第3列忽略； ➋ 选中“数据预览”框中的第2列数字，选中“列数据格式”选项组的“日期”单选按钮，右侧列表框的格式默认为“YMD”（年月日），不做更改； ➌ 在“目标区域”文本框中将默认的单元格地址“$E$3”修改为“$F$3”； ➍ 单击“完成”按钮即可完成分列，如下图所示。
之前未对F3:F62单元格区域的格式进行设置，即默认为“常规”格式，因此分列完成后出生日期的显示效果如下图所示。
步骤05 为使日期排列整齐划一，可将F3:F62单元格格式设置为“日期”格式，选择类型为“2012-03-14”（具体设置方法请参考本节“1.手工录入部分信息”中步骤03的介绍）。完成效果如下图所示。
一份规范的表格通常需要设置序号，代表信息数量和顺序。同时，为了便于后续管理员工信息，还应当赋予每位员工一个编号。序号和员工编号的设置非常简单，只需两步即可迅速完成。
步骤01 在A3单元格中输入数字“1”，在B3单元格中输入“HY001”（员工编号前面一般添加公司名称中的关键词拼音的首字母），如下图所示。
步骤02 ➊ 选中A3:B3单元格区域，将鼠标指针移至B3单元格右下角，此时鼠标指针变为十字形； ➋ 双击即可快速填充“序号”和“员工编号”，如下图所示。
