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部门销售日报表是便于企业销售部门统计和分析各销售分部及每位销售人员在不同日期下销售不同产品的数据表。在实际工作中，企业通常会从销售日期、部门、销售人员等各种角度对同一组销售数据进行分类汇总或对比分析。如下面两幅图片所示，就是运用“分类汇总”和“合并计算”功能进行分类汇总和对比销售数据后的效果（结果文件参见：结果文件\第2章\2020年7月部门销售业绩日报表.xlsx、2020年7月部门销售业绩日报表1.xlsx、2020年7月部门销售业绩日报表2.xlsx、2020年第3季度部门销售业绩日报表.xlsx）。
在分析汇总数据之前，首先应该明确数据分析的主要目的，再选择正确的分类汇总依据。例如，分析目的是汇总和比较每日销售数据，就应当以销售日期为分类依据进行汇总。如果是为了统计和对比各分部及每位销售人员的销售业绩，由于需要同时汇总两个字段下的数据，就需要先按照部门名称进行首次汇总，再根据姓名进行第二次汇总。如果需要在其他区域或工作表中汇总计算、对比分析一个或多个工作表中的销售数据，比如在新增工作表中，按部门汇总7—9月的销售数据，对比7—9月共3个月的合计销售额，就需要运用“合并计算”功能实现。
本案例的具体制作思路如下图所示。
运用“分类汇总”功能对数据进行汇总的操作非常简单，但是必须完成一项非常重要的准备工作：首先对汇总字段下的数据进行排序，使内容相同的数据集中排列，才能准确汇总计算目标数据。对于“日报表”类型的数据表，其中日期本身就是按照升序排列，因此可以先按照销售日期汇总每日销售数据。
步骤01 设置分类汇总条件。 ➊ 打开“素材文件\第2章\2020年7月部门销售业绩日报表.xlsx”文件，单击“数据”选项卡中“分级显示”组的“分类汇总”按钮； ➋ 弹出“分类汇总”对话框，其中“分类字段”默认为表格中第1列的字段名称，即“销售日期”，“汇总方式”默认为“求和”，在“选定汇总项”列表框中选择全部产品名称和“销售额合计”选项； ➌ 单击“确定”按钮关闭对话框，如下图所示。
步骤02
查看汇总后的初始效果。操作完成后，可以看到汇总后的初始效果：将每个日期的销售数据进行了汇总，并展开全部层级（共3级），列出所有明细数据。同时在汇总区域左上角生成3个代表层级数的数字按钮
，代表层级数，如下图所示。
步骤03
查看分级汇总数据。
➊
单击数字按钮
，可查看第1级汇总数据，仅列出全月所有数据的汇总数据；
➋
单击数字按钮
，可查看第2级汇总数据，即列出7月每日的汇总数据，如下图所示。
小技巧
查看汇总数据和明细数据时，也可以逐个单击汇总区域左侧的按钮
或
，依次折叠或展开每个汇总数据下面的明细列表。
对于部门销售业绩表来说，需要按照部门名称汇总销售数据，以便对比各部门之间的销售业绩。同时，为了更全面、更细化地分析业绩，还应当在部门汇总的基础上按员工姓名汇总每位销售人员的个人业绩。这就需要通过“分类汇总”功能，运用技巧，对多字段进行多重汇总。前面讲过，进行汇总操作之前首先要对汇总字段下的数据进行排序，才能确保汇总结果正确无误。对多字段进行多重汇总时，就需要添加关键字进行自定义排序。
步骤01 对汇总字段进行排序。 ➊ 打开“素材文件\第2章\2020年7月部门销售业绩日报表1.xlsx”文件，打开“排序”对话框，设置主要关键字为“销售部”，依次添加“次要关键字”为“姓名”和“销售日期”，“排序依据”和“次序”默认为“单元格值”和“升序”，不做更改； ➋ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
步骤02 按部门名称汇总第1项数据。 ➊ 打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下拉列表中选择“销售部”选项，“汇总方式”默认为“求和”； ➋ 在“选定汇总项”列表框中选择6个产品名称和“销售额合计”选项； ➌ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
第1项汇总完成后，单击数字按钮
，将表格折叠至第2层级，如下图所示。
步骤03 按姓名汇总第2项数据。 ➊ 再次打开“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“姓名”； ➋ 在“选定汇总项”列表框中选中6个产品名称和“销售额合计”选项； ➌ 取消勾选“替换当前分类汇总”复选框（若未取消，将覆盖之前的分类汇总）； ➍ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
步骤04
查看汇总结果。操作完成后，可看到汇总层级共4级。单击数字按钮
，将汇总区域折叠至第3级，如下图所示。
小提示
如果需要取消组合或分级显示，则在“数据”选项卡中单击“分级显示”组的“取消组合”下拉列表中的“取消组合”或“清除分级显示”按钮即可。
如果需要将分类汇总的结果数据单独显示在其他表格区域中，便于发送数据或打印纸质报表，可以运用“合并计算”功能实现。与分类汇总不同的是，合并计算并非直接在数据源区域进行汇总，而是根据指定的汇总字段将汇总结果呈现在用户指定的区域中。
合并计算功能不仅可以计算单个表格中单个或多个字段的数字，而且可以快速合计多个工作表的数据。同时，巧妙利用合并计算的特点，将多个表格中的字段修改为具有差异的名称，还能对多个表格的同类数据全部合并至同一表格中进行对比。
首先在同一个工作表中合并计算数据。操作方法非常简单，只需在对话框中设置计算方式和引用区域即可。下面分别合并计算2020年7月部门平均销售额、部门和员工合计销售额。
步骤01 计算部门平均销售额。 ➊ 打开“素材文件\第2章\2020年7月部门销售业绩日报表2.xlsx”文件，选中任一空白单元格，如L2单元格，单击“数据”选项卡中“数据工具”组的“合并计算”按钮； ➋ 弹出“合并计算”对话框，在“函数”下拉列表中选择“平均值”选项； ➌ 单击“引用位置”文本框，选中B2:J374单元格区域，单击“添加”按钮，将其添加至“所有引用位置”列表框中； ➍ 勾选“标签位置”选项组的“首行”和“最左列”复选框； ➎ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
操作完成后，可看到L2:T5单元格区域中已经按照部门分别合并计算得出2020年7月各种产品的平均销售额（“姓名”字段中是文本型数据，因此计算结果为空），如下图所示。
步骤02 按部门和员工合并计算合计销售额。 ➊ 选中任一空白单元格，如L7单元格，打开“合并计算”对话框，在“函数”列表框中选择“求和”选项； ➋ 单击“引用位置”文本框，选中B2:J374单元格区域，单击“添加”按钮，将其添加至“所有引用位置”列表框中，再次单击“引用位置”文本框，将原有的“Sheet2!$B$2:$J$374”修改为“Sheet2!$C$2:$J$374”，单击“添加”按钮，此时“所有引用位置”列表框中列出两个单元格区域； ➌ 同样勾选“标签位置”选项组的“首行”和“最左列”复选框； ➍ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。
操作完成后，可看到L7:T22单元格区域中，分别汇总了每个部门和每位员工的销售额，如下图所示。
小提示
合并计算完成后，可自行调整汇总表的格式，如为汇总表添加标题、在L2和L7单元格补充字段名称，添加表格边框，设置字体，删除空列（M列“姓名”字段）等。
合并计算多个表格时，为了方便查看汇总数据和明细数据，可以将数据汇总至新增的工作表中，同时创建数据链接，汇总表将自动建立分级显示。同时，其中的汇总数据将与数据源表同步更新。下面在“2020年第3季度部门销售业绩日报表”工作簿中，按部门合并计算“7月”“8月”和“9月”3个工作表的销售数据。
步骤01 新增工作表作为汇总表。打开“素材文件\第2章\2020年第3季度部门销售业绩日报表.xlsx”文件，其中包含“7月”“8月”和“9月”共3个工作表，新增一个工作表，命名为“部门销售汇总”，如下图所示。
步骤02 合并计算7—9月部门销售数据。 ➊ 选中A2单元格，打开“合并计算”对话框，“函数”默认为“求和”，不做更改； ➋ 将3个表格中需要合并计算的数据所在的单元格区域添加至“所有引用位置”列表框中； ➌ 勾选“标签位置”选项组的“首行”和“最左列”复选框； ➍ 勾选“创建指向源数据的链接”复选框； ➎ 单击“确定”按钮关闭对话框，如下图所示。
操作完成后，可以看到在“部门销售汇总”工作表中已合并计算出各部门7—9月的销售数据，并自动建立2级分级显示。如下图所示为1级汇总数据。
单击汇总区域左上角的按钮
，可以展开全部明细数据。单击左侧的按钮
，分别展开对应级数的明细数据，如下图所示。
小提示
B3单元格中显示工作簿名称的作用是标识7月第1行明细数据。同理，B127单元格中显示工作簿名称，即标识8月第1行明细数据。9月第1行明细数据的标识地址为B251单元格。
步骤03 测试数据链接的更新效果。将汇总表折叠至1级显示，此时C371单元格中数据为212314.69（销售1部产品A的汇总数据），切换至“7月”工作表，将C3单元格中的722.68修改为任意值，如1722.68，切换至“部门销售汇总”工作表，可看到C3单元格的数据已同步更新为213314.69，如下图所示。
利用“合并计算”的工作原理，将多个工作表中相同区域的同类数据的字段设置为差异化名称，即可全部显示在汇总表中，便于后续进行数据对比和分析。下面运用“合并计算”对比7—9月的“销售额合计”数据。
步骤01 修改字段名称。分别将“7月”“8月”“9月”工作表中I2单元格的字段名称修改为“7月销售额合计”“8月销售额合计”“9月销售额合计”，如下图所示。
步骤02 进行合并计算操作。切换至“部门销售对比”工作表，参照本节“2.合并计算多个表格的销售数据”中的步骤02设置“合并计算”对话框，具体步骤不再赘述，如下图所示。
操作完成后，7—9月的合计销售额全部显示在汇总表中。此时可以删除不需要的列或区域，包括B列（空白列）、C:H区域（产品A~F的销售数据），结果如下图所示。
