2.2 筛选产品销售明细表

案例说明

产品销售明细表是按照日期顺序记载产品销售的数量、单价、金额及其他相关销售数据的明细表。由于表格需要列出每种产品的每日销售数据，所以数据通常多达数千条。在处理销售数据时，需要根据不同的条件，从不同的角度进行数据分析，例如，根据某个日期段的销售数据分析产品畅销或滞销的原因；根据某个指定产品的销售数据找出与其他产品的差异；根据指定的区间销售金额分析影响销售的主要因素等。这就需要掌握多种不同的方式对数据进行各种筛选，才能在海量的数据中快速挑选出目标数据。本节以产品销售明细表为例，介绍两种筛选数据的方法和操作步骤，包括常规筛选和自定义筛选。

在“产品销售明细表”数据表中进行自定义筛选后的效果如下图所示（结果文件参见：结果文件\第2章\产品明细管理表1.xlsx、产品销售明细表2.xlsx、产品销售明细表3.xlsx）。

思路分析

常规筛选是指Excel根据表格中每列数据的共同特点生成筛选条件，可以在各列中选择条件进行筛选，一般可用于日期筛选、文本筛选。自定义筛选功能则提供了多个筛选条件，可以在其中选择定义条件，如设置数字大于、小于或等于某个数字，一般用于数字区间筛选。本案例的具体操作思路如下图所示。

2.2.1 常规筛选：单字段和多字段筛选

普通自动筛选是筛选中最快捷且十分常用的一种筛选方法。具体操作非常简单，只需单击目标字段右侧的“筛选”按钮，在下拉列表中选择指定条件或直接输入关键字即可快速列出全部目标数据（暂时隐藏不符合条件的数据）。

1．单字段筛选

单字段筛选是指仅以某一列字段作为条件，筛选出其他列中符合条件的全部数据。下面按照日期筛选2020年8月的产品销售数据。

步骤01 选择筛选条件。 ➊ 打开“素材文件\第2章\产品销售明细表1.xlsx”文件，其中包含产品A~F在2020年7—12月的每日销售数据共1104条。选中表格区域中任一单元格，按组合键Ctrl+Shift+L即可在各列字段快速添加“筛选”按钮； ➋ 单击A2单元格（“销售日期”字段）右侧的筛选按钮 ，在弹出的下拉列表中取消选中“全选”选项，选中“八月”选项； ➌ 单击“确定”按钮完成筛选操作，如下图所示。

步骤02 查看筛选结果。完成筛选操作后，可以看到A2单元格（“销售日期”字段）右侧的“筛选”按钮变为 ，代表该字段为筛选条件字段，同时行号全部标注为蓝色。表格中仅列示了2020年8月的全部日期的产品销售数据，如下图所示。

步骤03 清除筛选。进行下一项筛选之前，需要将前面的筛选结果清除，才能保证后面的筛选结果正确。 ➊ 单击A2单元格（“销售日期”字段）右侧的“筛选”按钮 ； ➋ 选择下拉列表中的“从‘销售日期’中清除筛选”命令。

筛选其他字段数据时，重复步骤01~03的操作即可。

2．多字段筛选

多字段筛选是在多个字段下设置条件进行筛选。操作方法也非常简单，只需依次单击各字段右侧的“筛选”按钮，在下拉列表中选择条件即可。但是，执行多字段筛选需要注意一点：首先要明确筛选字段及条件的主次顺序，才能准确筛选出目标数据。下面继续在“产品销售明细表1.xlsx”文件中进行多字段筛选操作。筛选顺序为“产品名称”→“销售日期”→“折扣”，筛选条件为“产品B”在2020年10月中折扣率为“10%”的销售数据。

步骤01 设置多个筛选条件。依次单击B2、A2、E3单元格右侧的“筛选”按钮 ，分别在下拉列表中设置上述筛选条件。例如，第1个筛选条件是“产品名称”—“产品B”，在下拉列表中取消选中“全选”选项，选中“产品B”选项，单击“确定”按钮，如下图所示。

步骤02 查看筛选结果。3个筛选条件设置完成后，可看到表格仅列出了同时符合3个条件的销售数据，如下图所示。

步骤03 一键清除全部筛选结果。清除筛选结果时，如果从筛选按钮的下拉列表中操作，只能逐一清除单列筛选结果，影响工作效率。在这种情形下，单击“数据”选项卡中“排序和筛选”组的“清除”按钮即可一键清除全部筛选结果，如下图所示。

小技巧

筛选数据时，如果目标字段下拉列表中的选项过多，不便选择筛选条件时，可以直接在“搜索”文本框中输入唯一关键字。例如，筛选2020年11月销售数据，只需输入“十一”即可准确筛选出目标数据。

2.2.2 自定义筛选：自定义条件筛选

当常规筛选无法充分满足实际工作中对数据的筛选要求时，可以运用Excel提供的“自定义筛选”功能，定义各种筛选条件，查询符合条件的数据。下面以“产品明细销售表2”文件为例，介绍几种比较常见和具有代表性的自定义筛选方法。

1．按指定的日期期间筛选销售数据

对于日期数据的自定义筛选，Excel在筛选按钮的下拉列表中提供了多种条件的快捷命令，如本月、上月、下月等，直接选择即可完成筛选。如果需要另行指定日期期间，也可以通过选择快捷命令“介于”，打开“自定义自动筛选方式”对话框来设置筛选条件。下面筛选2020年10月9日至10月31日的产品销售数据。

步骤01 设置筛选条件。 ➊ 打开“素材文件\第2章\产品销售明细表2.xlsx”文件，单击A2单元格（“销售日期”字段）右侧的“筛选”按钮 ； ➋ 选择下拉列表中的“日期筛选”命令； ➌ 展开二级列表，选择“介于”命令； ➍ 弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在“在以下日期之后或与之相同”右侧的文本框中输入起始日期“2020-10-9”，默认选中“与”单选按钮，不做更改，在“在以下日期之前或与之相同”右侧的文本框中输入截止日期“2020-10-31”； ➎ 单击“确定”按钮。

步骤02 查看筛选结果。完成筛选后，可以看到表格列出了自2020年10月9日至2020年10月31日的销售数据，如下图所示。

2．按指定的数字区间筛选销售金额

对于数字的自定义筛选，Excel也提供了多个条件的快捷命令，如“等于”“大于”“小于”“高于平均值”等，还可以指定数据区间进行筛选。下面筛选销售金额≤5000元（包含本数）和＞12000元的数据（不包含本数）。

步骤01 设置筛选条件。 ➊ 打开“素材文件\第2章\产品销售明细表3.xlsx”文件，单击G2单元格（“销售金额”字段）右侧的“筛选”按钮 ； ➋ 选择下拉列表中的“数据筛选”命令； ➌ 展开二级列表，选择“介于”命令； ➍ 弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在“销售金额”下拉列表中选择“小于或等于”选项，在文本框中输入数字“5000”，这里要注意两个条件之间的逻辑关系是“或”，应选中“或”单选按钮，再设置“大于”的数字为12000； ➎ 单击“确定”按钮，关闭对话框，如下图所示。

步骤02 查看筛选结果。完成筛选后，可以看到被筛选出来的销售金额全部符合小于或等于5000，大于12000的筛选条件，如下图所示。 RkSjh06tJgktiJUrzL0d2xxuh1paiVfeW+e/YT5QHwZKdNebNuVxr3E9hC9s5eUl