2.3　筛选数据

从数据库表格中按分析目的筛选查看数据，是进行数据分析的基础，在查看数据的过程中也会得到相应的分析结论。根据字段（如数值字段、文本字段、日期字段）的不同，其筛选条件的设置也会不同。

筛选功能与排序功能一样，操作虽然简单，但在数据的统计分析过程中使用频繁。

2.3.1　从数据库中筛选查看满足的数据

对表格进行 “筛选” 操作，实际是对每个字段添加了一个自动筛选的按钮，通过这个筛选按钮可以实现查看满足条件的记录。

在本例中，选中数据区域中的任意一个单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “筛选” 按钮（见图2-52），则每个字段旁都添加了筛选按钮，如图2-53所示。

可以筛选查看指定职位的考核记录。单击 “职位” 右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中取消选中所有复选框，选中想查看的那个职位，例如选中 “部门经理” （见图2-54），单击 “确定” 按钮，即可得到 “职位” 为 “部门经理” 的所有记录，如图2-55所示。

还可以筛选查看指定考核结果的数据。单击 “考核结果” 右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中取消选中所有复选框，选中想查看的考核等级，例如选中 “良好” （见图2-56），单击 “确定” 按钮即可得到 “考核结果” 为 “良好” 的所有记录，如图2-57所示。

除此之外，我们还可以对具体数值进行判断并筛选，这将在下面的小节中进行讲解。

2.3.2　数字筛选

数字筛选是数据分析时最常用的筛选方式，如以支出费用、成绩、销售额等作为字段进行筛选。数字筛选的类型有 “等于”“不等于”“大于”“大于或等于”“小于”“小于或等于”“介于” 等，不同的筛选类型可以得到不同的筛选结果。

在本例中将要筛选出工龄大于5年的所有记录。

❶选中数据区域中的任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “筛选” 按钮，添加自动筛选。

❷单击 “工龄” 右侧筛选按钮，在筛选菜单中选择 “数字筛选” 命令，在弹出的子菜单中选择 “大于” 命令（见图2-58），打开 “自定义自动筛选方式” 对话框。

❸在 “大于” 后面文本框中输入 “5” ，如图2-59所示。

❹单击 “确定” 按钮，返回工作表中，即可筛选出工龄大于5的记录，如图2-60所示。

例如，要筛选出年龄介于30和35岁之间的应聘者记录，可以按下面的方法进行筛选。

❶选中数据区域中的任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “筛选” 按钮添加自动筛选。

❷单击 “年龄” 右侧筛选按钮，在筛选菜单中选择 “数字筛选” 命令，在弹出的子菜单中选择 “介于” 命令（见图2-62），打开 “自定义自动筛选方式” 对话框。

❸在 “大于或等于” 后面的文本框中输入 “30” ，在 “小于或等于” 后面的文本框中输入 “35” ，如图2-63所示。

❹单击 “确定” 按钮，返回工作表中，即可筛选出年龄介于30和35岁之间的记录，如图2-64所示。

2.3.3　文本筛选

文本筛选，顾名思义，就是针对文本字段的筛选。因此可以筛选出 “包含” 某文本、 “开头是” 某文本或者 “结尾是” 某文本的记录。严格来说， “开头是” 和 “结尾是” 也属于包含的范畴。除此之外，本节中还将介绍 “不包含” 某字段的筛选操作。

1．包含指定文本的筛选

对同一类型数据的筛选，实际类似于我们在查找时使用的通配符。在如图2-65所示的考核统计表中，有各种类别的经理职位，现在想筛选出包含 “经理” 的记录，从而实现对这一职位考核情况的查看。

❶选中数据区域中的任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “筛选” 按钮，添加自动筛选。

❷单击 “员工编号” 列标识右侧下拉按钮，在筛选菜单中选择 “文本筛选” 命令，在弹出的子菜单中选择 “包含” 命令（见图2-66），打开 “自定义自动筛选方式” 对话框。

❸在 “包含” 后面文本框中输入 “经理” ，如图2-67所示。

❹单击 “确定” 按钮，可以看到得出的筛选记录，如图2-68所示。

2．不包含指定文本的筛选

在进行文本筛选时也可以实现不包含指定文本的筛选。例如，筛选出除经理职位之外的所有考核记录，可以使用 “不包含” 功能自动剔除包含指定文本的记录。

❶选中数据区域中的任意单元格，在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “筛选” 按钮，添加自动筛选。

❷单击 “职位” 列标识右侧下拉按钮，在 “文本筛选” 子菜单中选择 “不包含” 命令，如图2-69所示。

❸打开 “自定义自动筛选方式” 对话框，从中自定义自动筛选方式，设置不包含文本为 “经理” ，如图2-70所示。

❹单击 “确定” 按钮后，即可筛选出职位中排除 “经理” 文字的所有其他记录，筛选结果如图2-71所示。

2.3.4　结果独立放置的筛选

上面我们进行的筛选都是在源数据表的基础上进行的，即将不满足条件的记录暂时隐藏起来。如果需要将筛选结果独立放置，则需要进行高级筛选。

在高级筛选方式下可以实现满足多条件中任意一个条件的筛选（即 “或” 条件筛选），也可以实现同时满足多个条件的筛选（即 “与” 条件筛选）。

1．高级筛选中的“与”条件筛选

“与” 条件筛选是指同时满足两个条件或多个条件的筛选。例如在下面的数据表中，需要筛选出 “报名时间” 在2020/10/8之后，并且 “所报课程” 为 “陶艺” 的所有记录。

❶在F1:G2单元格区域设定筛选条件（见图2-72），在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “高级” 按钮，打开 “高级筛选” 对话框。

❷设置 “列表区域” 为A1:E27单元格区域，设置 “条件区域” 为G1:H2单元格区域，选中 “将筛选结果复制到其他位置” 单选按钮，将光标定位到激活的 “复制到” 文本框中，在工作表中单击G5单元格，如图2-73所示。

❸单击 “确定” 按钮，返回到工作表中，即可得到同时满足双条件的筛选结果，如图2-74所示。

2．高级筛选中的“或”条件筛选

“或” 条件筛选是指只要满足两个或多个条件中的一个都被视作满足要求的筛选。在本例中将针对数据源筛选出职位为 “部门经理” 或者考核结果为 “不合格” 的所有记录。

❶在H1:I3单元格区域设定筛选条件（见图2-75），在 “数据” 选项卡的 “排序和筛选” 组中单击 “高级” 按钮，打开 “高级筛选” 对话框。

❷设置 “列表区域” 为A1:F19单元格区域，设置 “条件区域” 为H1:I3单元格区域，选中 “将筛选结果复制到其他位置” 单选按钮，将光标定位到激活的 “复制到” 文本框中，在工作表中选中H5单元格，如图2-76所示。

❸单击 “确定” 按钮，返回到工作表中，可以查看J列与M列的数据，发现这些记录至少会满足所设置的两个条件中的任意一个，如图2-77所示。