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第二部分 Word文档使用技巧
“房屋租赁合同”是很多房产公司和个人都会用到的文档之一。在一般情况下，房产公司可以根据需要租用房屋的客户的情况，去制作合理、合法、有效的“房屋租赁合同”的格式文本。“房屋租赁合同”是房主与房客签订的房屋协议，一般包括两个主体：一是房主，二是房客。制作“房屋租赁合同”文档的流程及思路如下。
（1）创建完整的合同文档。
（2）编辑大气、简洁、直观的合同首页。
（3）编辑正规、美观的合同正文。
（4）仔细预览已编辑好的“房屋租赁合同”文档。
在编辑“房屋租赁合同”文档之前，首先需要创建一个符合规范且正确设置文档格式的合同文档。
步骤一：新建空白文档。在编辑文档前要养成一个好习惯，就是将新建的文档保存到正确的路径并为文档命名，以防编辑一半的文档丢失。
打开Word文档，选择“新建”→“空白文档”命令创建空白文档，如图2-117所示。
成功创建新的Word文档后，单击“文件”选项卡找到“文件”，选择“另存为”选项，找到想要保存文档的路径，并在“文件名”文本框中输入文档的名称，如图2-118所示。
步骤二：文档创建完成后，根据需要对页面大小进行设置。在通常情况下都会选择A4页面大小。找到“布局”选项卡下，单击“纸张大小”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择A4即可，如图2-119所示。
步骤三：设置页边距。在编辑文档时，通常在页边距内输入文字或图形内容。一般来说，“房屋租赁合同”文档的上、下页边距通常是2.5厘米，左、右页边距是3厘米，这样的设置看上去会很规范并且美观。直接在“布局”选项卡中单击“页边距”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“自定义边距”选项，如图2-120所示，在弹出的“页面设置”对话框中设置上、下页边距为2.5厘米，左、右页边距为3厘米，单击“确定”按钮，页边距的设置就完成了，如图2-121所示。
“房屋租赁合同”文档的基本格式设置完成后，就可以开始编辑合同的首页了。首页的内容应该是对这份文档的说明，格式应当简洁、大气。在输入内容时，一部分内容输入完后需要换行，再输入另一部分内容。
将光标定位在第二行，输入“房屋租赁合同”文档的文字，按“Enter”键换行后，按照同样的方法完成首页内容的输入，如图2-122所示。
接下来设置首页文字格式，包括字体、字号、行距及对齐方式等。
选择文本“房屋租赁合同”，单击“开始”选项卡，在“字体”组中将字体设置为“黑体”，将字号设置为“二号”，并“加粗”字体，如图2-123所示。
设置标题对齐方式。单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“居中”按钮，如图2-124所示。
单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“对话框启动器”按钮，如图2-125所示。
在弹出的“段落”对话框中设置行距、间距。在“缩进和间距”选项卡中将“行距”设置为“1.5倍行距”，将“间距”设置为“段前：4行”“段后：4行”，单击“确定”按钮即可，如图2-126所示。
接下来打开“调整宽度”对话框。在“段落”组中单击“中文版式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“调整宽度”选项，如图2-127所示。随后，在弹出的“调整宽度”对话框中，将“新文字宽度”设置为“7字符”，单击“确定”按钮，如图2-128所示。
首页醒目的标题设置完成后，继续设置首页其他内容格式。“房屋租赁合同”文档的首页包括签订“房屋租赁合同”的甲乙双方的信息和签订日期等。接下来设置这些项目的字体和段落格式，使其更加整齐、美观。
将所有项目的“字体”设置为“宋体（中文正文）”，“字号”设置为“三号”，并加粗显示，如图2-129所示。
继续调整文字缩进。选中所有项目并在“段落”组中不断单击“增加缩进量”按钮，即可以一个字符为单位向右侧缩进，如图2-130所示。
接下来设置“甲方”“乙方”文字的宽度。选中文本“甲方”，打开“调整宽度”对话框，将“新文字宽度”设置为“5字符”，设置完成后单击“确定”按钮；使用同样的方法，再设置“乙方”文字的宽度，如图2-131所示。“签订日期”的文字宽度调整方法也是如此，如图2-132所示。
文字设置调整完成后，开始设置行距、段前和段后间距、添加下画线以及段落缩进与对齐方式。
第一步，设置行距。选中“甲方”及下方的所有文字，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“行和段落间距”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“2.5”选项，即可将所选文本的行距设置为2.5倍行距，如图2-133所示。
第二步，设置段前和段后间距。选择标题“甲方”所在的行，单击“布局”选项卡，在“段落”组中将“段前间距”设置为“8行”，如图2-134所示。
设置段后间距的方法与设置段前间距的方法一样。选择“签订日期”所在的行，单击“布局”选项卡，在“段落”组中将“段后间距”设置为“8行”，如图2-135所示。
第三步，添加下画线。下画线的添加方法很简单。在“甲方”“乙方”的右侧输入冒号，并添加合适的空格，然后在按住“Ctrl”键的同时选中这些空格，同时在“开始”选项卡中找到“字体”组，并单击“下画线”按钮，这样就为选中的空格加上了下画线，如图2-136所示。
第四步，设置对齐方式。单击“段落”组中的“居中”按钮，对“甲方”“乙方”和“签订日期”设置对齐方式，如图2-137所示。
操作到这里，“房屋租赁合同”文档的首页就设置完成了，查看制作完成的合同首页，如图2-138所示。
“房屋租赁合同”文档的首页制作完成后，就可以录入文档内容了。在录入文档内容时，需要对内容进行排版设置，以及灵活使用格式刷进行格式设置。
在录入和编辑文档内容时，有时需要从外部文件或其他文档中复制一些文本内容。在选中的文档中，按“Ctrl+A”快捷键全选文本内容，按“Ctrl+C”快捷键复制所选内容，如图2-139所示。
将文本插入点定位于Word文档末尾，按“Ctrl+V”快捷键即可将复制的内容粘贴到文档中。
每个人编辑“房屋租赁合同”文档的正文时，排版方式是不一样的，有时候会遇到想要将不连续的文本排列整齐的情况，这时就可以使用制表符进行快速定位和精确排版，如图2-140所示。
我们需要在“视图”选项卡下单击“显示”下拉按钮，在展开的下拉列表中打开标尺，移动制表符位置。选中标尺上的点，按住鼠标左键不放，可以左右移动确定制表符的位置，从而实现文字的位置调整，如图2-141所示。
在标尺上单击或移动鼠标，来定位制表符位置。在移动鼠标时会出现一个“左对齐式制表符”，如图2-142所示。
继续对齐文字，将光标定位到文本“承租方（以下称为乙方）”之前，然后按下“Tab”键，此时光标之后的文本自动与制表符对齐；使用同样的方法，定位其他文字的位置，如图2-143所示。
接下来要对Word文档进行排版，设置文档内容的字体、行距等。选中所有正文，在“段落”组中单击“对话框启动器”按钮，在弹出的“段落”对话框中设置“首行”的“缩进值”为“2字符”；将“行距”设置为“1.5倍行距”，单击“确定”按钮完成操作，如图2-144和图2-145所示。
如果有些文档需要在正文文本中插入和设置表格，则可以直接将光标定位在文档的结尾位置，然后切换到“插入”选项卡，单击“表格”下拉按钮，在弹出的下拉列表中拖选3行3列，即可在文档中插入一个3行3列的表格，如图2-146所示。
可以在表格中录入内容，并设置字体和段落格式。若想隐藏表格的框线，则可以选中表格，切换到“开始”选项卡，在“段落”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“无框线”选项，此时，表格的实框线就被删除了，如图2-147所示。
整个文档的正文文字编排完成后，通常需要对文档排版后的整体效果进行查看。本节将以不同的方式对“房屋租赁合同”文档进行查看。
Word 2020提供了全新的阅读视图模式，在该模式下单击左右的箭头按钮即可完成翻屏。
切换到“视图”选项卡，单击“视图”组中的“阅读视图”按钮，即可进入阅读视图模式，如图2-148所示。在阅读视图模式下，单击左右的箭头按钮即可完成翻屏。
此外，Word 2020的阅读视图模式提供了3种页面背景色，方便用户在各种环境下舒适地阅读。在阅读视图模式下，点击“视图”选项卡中的“页面颜色”按钮，就可以看到这3种页面背景色了，选择自己喜欢的一种颜色即可，如图2-149所示。
Word 2020还提供了可视化的“导航”窗格，可以快速查看文档结构图和页面缩略图，从而帮助用户更快地定位文档位置。
切换到“视图”选项卡，在“显示”组中勾选“导航窗格”复选框，即可调出“导航”窗格，如图2-150所示。在“导航”窗格中，选择“页面”选项卡，即可查看文档的页面缩略图。在查看缩略图时，可以拖动右边的滑块查看文档，如图2-151所示。
“房屋租赁合同”文档制作完成后，往往需要打印出来给双方看，达成协议后签字保存。
为了避免在打印文档时内容、格式有误，最好在打印前对文档进行预览。选择“文件”项卡选，单击“打印”按钮，此时可以在界面最右边看到当前页的视图预览效果，单击下方的翻页按钮，将整个文档的页面都预览完毕，如图2-152所示。在预览文档时，要注意查看文档的页边距、文字内容是否恰当。
通过打印预览确认文档准确无误后，就可以开始进行打印设置了，进而完成文档打印。
首先根据需要设置打印份数，单击“份数”数值框右侧的按钮即可加减份数；然后设置打印的“页码范围”，可以选择打印“全部”或者“当前页”，也可以自定义打印的“页码范围”。
当完成打印设置后，单击“确定”按钮，即可开始打印文档。